Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale på diverse tjenester tilknyttet behandlingstjenester. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt kravet til forutberegnelighet ved å foreta en vilkårlig karaktersetting under tildelingskriteriet totalkostnader, og at dette utgjorde en vesentlig feil. Nemnda fant etter dette ikke grunn til å behandle klagers øvrige anførsler.

 

 

Klagenemndas avgjørelse 8. juni 2009 i sak 2008/195

 

 

Klager:           Norengros - Kjosavik Emballasje Vest AS

 

Innklaget:      Stavanger Universitetssjukehus - Helse Stavanger HF

 

Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Siri Teigum og Jakob Wahl.

 

Saken gjelder: Avvisning av klagers tilbud. Karaktersetting under tildelingskriteriene.

 

 

Bakgrunn:

(1)         Stavanger Universitetssjukehus - Helse Stavanger HF (heretter kalt innklagede) kunngjorde 14. april 2008 en åpen anbudskonkurranse for inngåelse av en rammeavtale på diverse tjenester tilknyttet behandlingstjenester, nærmere bestemt tjenester knyttet til drift av det tekniske utstyret, lagerhold/logistikk, samt transporttjenester til og fra sykehus/pasient.

 

(2)         I konkurransegrunnlagets punkt 6 fremgikk det følgende tildelingskriterier, og informasjon om disse:

 

”6. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)

Oppdragsgiver vil tildele avtale til den som leverer det mest fordelaktige tilbudet mht. vektlegging av følgende (overordnede) kriterier i prioritert og vektet rekkefølge jfr. FOA §§ 13-2 og 22-2. Tildelingskriteriets relative vekt er angitt i intervallet 5 - 100 %, og utgjør samlet sett 100 %.

 

Scoren på hvert tildelingskriterium gis i intervallet 1-10, der 10 er beste score.

 

Alle kriterier skal dokumenteres gjennom skriftlig tekst i tilbudet fra leverandør. Leverandørens beskrivelse i tilbudet vil bli lagt til grunn for evalueringen og rangeringen av tilbudene.

 

Vinneren sin tilbudsbesvarelse blir innarbeidet i utkastet til spesielle kontraktsvilkår Del Il, og vil bli bindende i kontraktsforholdet.

 

• Totalkostnader 40 %

• Funksjonalitet 20 %

• Service 20 %

• Opplæringstilbud 10 %

• Leveringsrutiner 10 %

 

6.1 Totalkostnad

Pris/administrasjonsutgifter

Pris for kjøring/pr km og timelønn sjåfør

Timepris akutte reparasjoner

Periodisk vedlikehold

Opplæringstjenester

Beredskapsvakt

 

6.2 Funksjonalitet

Beskrivelse av utførelsen av tjenesten knyttet til: lagerhold/logistikk, IT-tjenesten, transport, beredskap, administrasjon. Innhold i utfylt kravmatrise jfr. Del l, vedlegg 3 vil bli lagt til grunn og evaluert etter dette tildelingskriteriet.

 

6.3 Service

Beskrivelse av rutiner for utførelsen av vedlikehold, reparasjoner og oppfølging av apparat hos pasient, samt serviceorganisasjon, kompetansenivå, erfaring med tilsvarende utstyr/tjeneste, rutiner for mottak, reparasjoner og vedlikehold vil bli vektlagt.

 

6.4 Opplæringstilbud

Kompetanse for opplæring i bruk av apparater og opplæring i korrekt bruk av forbruksmateriell.

 

6.5 Leveringsrutiner

Leveringsrutiner for utstyr til pasient og sykehus.”

 

(3)         I konkurransegrunnlagets punkt 7 fremgikk det følgende om hvordan tilbyderne skulle prise de etterspurte tjenestene:

 

”7 Pris

Alle priser skal baseres på de krav som fremkommer i Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg.

 

Prisene er faste i avtaleperioden, og er eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert emballasje, toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuelt andre avgifter, se spesielle kontraktsvilkår pkt. 4.

 

De tilbudte prisene er faste og bindende i vedståelsestiden, og gjelder fra inngåelse av kontrakt og justeres i samsvar med spesielle kontraktsvilkår pkt. 4.”

 

(4)         I konkurransegrunnlagets punkt 8.4 var det uttalt følgende om feil og mangler i grunnlaget:

 

”8.4 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget

Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som leverandøren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelse av tilbud, og som ikke meddeles oppdragsgiver umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller som grunnlag for rettslig behandling.”

 

(5)         Fra konkurransegrunnlagets del II: ”Utkast til spesielle kontraktsvilkår”, punkt 4, hitsettes følgende om hvordan tilbydernes priser skulle være:

 

”4 Priser

 

4.1. Alle priser skal baseres på de krav som fremkommer i spesielle kontraktsvilkår og vedlagt teknisk kravspesifikasjon samt alminnelige kontraktsvilkår.

 

Prisene er faste i avtaleperioden, og er eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert levering, montering, emballasje, toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuell andre avgifter.

 

Avtaleprisene skal være en del av avtalen og inngå som nummerert eller datert vedlegg. Nye tjenester som tilføres avtalen etter kontraktsinngåelse skal prises etter samme kalkyleoppsett som eksisterende avtaleprodukter. Aktuelle avtaleprodukter/tjenester vil bli meddelt leverandøren skriftlig, og leverandør plikter omgående å bekrefte samt dokumentere gjeldende avtalepriser tilbake til HSHF.

 

4.2. Hvis spesialtilbud, kampanjetilbud eller prisendringer gir gunstigere pris enn avtalepris, skal laveste pris ved bestillingstidspunktet gjelde.

 

4.3. Med bakgrunn i ovennevnte gis det anledning til å regulere prisene 1 gang pr. år iht

punkt 4.4. og 4.5. Første regulering kan skje etter et år.

 

4.4. Prisene skal være faste i avtaleperioden. Bortsett fra ved dokumenterbare virkninger av valutakursendringer og råvareprisendringer UTOVER + / - 5 %. Partene har rett til kompensasjon for 60 % av endringen, MEN KUN FOR ANDEL UTOVER

GRENSEN PÅ + / - 5 %. Prisendringer samt hvilken valuta som reflekteres skal dokumenteres av autorisert revisor. Justering skjer med 30 dagers varsel, og trer først i kraft når HSHF skriftlig har godkjent prisendringen.

 

4.5. Ved offentlige avgiftsendringer som direkte påvirker prissettingen gis det anledning til å endre prisene tilsvarende.”

 

(6)         I tillegg inneholdt konkurransegrunnlagets del II et prisskjema som tilbyderne skulle benytte for å oppgi sine tilbudspriser.

 

(7)         I grunnlagets del II, vedlegg 2, var det oppstilt følgende tekniske krav til de etterspurte tjenestene:

 

”1 Tekniske krav - Tjenester tilknyttet behandlingshjelpemidler

Helse Stavanger ønsker en tjeneste med følgende innhold og krav.

 

1.1 Generelle krav for alle tjenestene

Alle ansatte som har tilgang til pasientrelaterte opplysninger skal ha skrevet under på taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt kan medføre straffeforfølgelse. Tjenesten krever til dels mye pasientkontakt og det er derfor viktig å ha ansatte med gode personlige egenskaper, god serviceinnstilling og fleksibilitet. Tilbyder bør ha ansatte med kunnskap om eller bakgrunn i arbeid med behandlingshjelpemidler og/eller sykehusdrift.

 

1.2 Kravspesifikasjon for de ulike kategoriene

1.2.1 IT - Tjenester

Tilbyder må ha datasystem for lagerhold, lokasjonskontroll, og database for registrering av utstyr med logg for alt arbeid som er gjort på utstyret og kobling mot pasient og lånehistorikk. Tilbyder må ha godkjenning fra datatilsynet for lagring av personsensitive data. Det må finnes mulighet for Helse Stavanger å komme inn på IT-systemet for å finne informasjon om pasienters utlånshistorikk, økonomiske rapporter og oversikt over apparatlager. Løsningen for en slik tilgang må være beskrevet i tilbudet.

IT-systemet må minst kunne utføre følgende.

 

Registrering av pasientdata.

Kobling av utlånte apparat mot pasient.

Lager-/logistikkfunksjoner for apparat og reservedeler samt forbruksmateriell.

Innkallelse av apparat til periodisk vedlikehold

Komplett reparasjons- og vedlikeholdshistorie for alle apparat.

Mulighet for økonomisk rapportering for oversikt over kostnader vedrørende utførte tjenester på apparattypenivå, utgifter til transport og oversikt over lagerverdier.

Vi ønsker månedlige fakturaer som er delt opp på apparattype og tjenestetype,

 

Prising:

Det er ønskelig at denne delen av tjenesten inngår i et administrasjonsgebyr.

 

1.2.2 Service/vedlikehold

Vi ønsker tekniske tjenester i form av akutte reparasjoner, periodisk vedlikehold, og oppfølging av apparat ute hos pasienter.

 

Krav til tjenesten:

Minst 2 ingeniører/bachelor med godkjenning fra DSB for arbeid på elektromedisinsk utstyr. Vi vil ikke godta løsninger med personell som jobber under godkjenning hvor innehaver av godkjenningen ikke er lokalisert i Stavanger, selv om tilbyder ellers oppfyller havet om minst 2 ingeniører/bachelor med godkjenning. Alt periodisk vedlikehold skal utføres i henhold til de rutiner som er utarbeidet av aktuell utstyrsleverandør, eller rutiner som er godkjent av Helse Stavanger. Tilbyder må selv sørge for alle nødvendige testapparat og programvare som er nødvendig for å utføre tjenesten. Helse Stavanger forbeholder seg retten til å kreve kjøp av manglende utstyr hvis vi finner tjenesten utilstrekkelig. Tilbyders verkstedlokaler skal være utstyrt med sluse og lager for urent utstyr. Tilbyder må ha nødvendige fasiliteter for desinfisering av apparat etter mottak fra pasient. Tilbyder må ha rutiner for automatisk innkalling av apparat til periodisk vedlikehold. (Se vedlegg for apparatoversikt og vedlikeholdskrav). Tilbyder må stille merket servicebil for å kunne bistå pasienter/institusjoner. Tildelingskriterier vi vil legge vekt på:

 

Serviceorganisasjon

Kompetansenivå

Erfaring med tilsvarende utstyr/tjeneste

Rutiner for mottak, reparasjoner, vedlikehold.

 

Prising:

akutte reparasjoner: timepris.

Årlig service: fast pris pr år.

 

1.2.3 Transport

Helse Stavanger ønsker at tilbyder skal kunne utføre transporttjenester for på mest kostnadseffektive måte levere utstyr til pasienter eller til Helse Stavanger-SUS og hente utstyr hos pasienter eller Helse Stavanger-SUS.

 

Krav til tjenesten:

Det vil være en fordel om kjøretøy har adskilte soner for rent/urent utstyr. Det forventes at tilbyder har en back-up sjåfør med nødvendige sertifikater i arbeidstyrken. Helse Stavanger vil i løpet av høst 08 starte utlevering av forbruksmateriell til ernæring fra eget lager. Tilbyder kan bli forespurt om å gjøre transporten forbundet med denne tjenesten. Det forventes at kjøretøyer av en slik karakter at apparat kan fraktes uten fare for ødeleggelse.

 

Prising: pr/km + timelønn.

 

1.2.4 Lager/Logistikk

Krav til tjenesten:

Helse Stavanger ønsker at tilbyder skal holde lagerplass for apparater, forbruksmateriell og reservedeler. Lageret må være av tilstrekkelig størrelse for å unngå forsinkelser i utlevering pga manglende varer. Tilbyder vil ha ansvar for til enhver tid å sørge for at lagerholdningen er tilstrekkelig for å opprettholde en kontinuerlig aktivitet. Lageret må ha klart inndelte soner for rent/urent utstyr. Tilbyder må ha datasystem for lagerhold. Tilbyder skal holde årlig varetelling for å kunne gi verdien på lagerholdningen.

 

Prising:

Det er ønskelig at denne delen av tjenesten inngår i et administrasjonsgebyr.

 

1.2.5 Beredskap

Helse Stavanger ønsker tilbud på beredskapsordning som skal sikre pasienten utenom ordinær arbeidstid. Tilbudet skal kun tilbys de pasienter som har livsopprettholdende utstyr slik som respirator, enkelte Bipap-pasienter, og barn med behov for parenteraI ernæring. Vakttid regnes fra og med kl. 15:00 hverdager til 07:00 neste morgen. Helgen regnes fra fredag klokken 15:00, hele helgen til mandag morgen kl. 07:00. Helligdager regnes på samme måte.

 

Krav:

Utrykning innen en time. Skal kun utføres av person med godkjenning for arbeid på elektromedisinsk utstyr. Være tilgjengelige på et telefonnummer i hele beredskapstiden.

 

Prising: Prismodell for beredskapsvakt må legges ved tilbudet.

 

1.2.6 Administrasjon

Tilbyder gis anledning til å fakturere Helse Stavanger et fast administrasjonsgebyr. I denne "pakken" legger vi til grunn utgifter til:

 

Lokaler inkl. strøm.

Datamaskiner og serviceavtaler på disse.

Telefoner og mobiltelefoner.

Biler og avskrivinger på disse.

Testutstyr.

All tidsbruk som går med til telefonhenvendelser ang. brukerproblemer/veiledning/etc., slik at dette ikke må faktureres enkeltvis.

Administrasjon av it-system. Punching av utleveringer av utstyr fra Helse Stavanger knyttet til den enkelte pasient. Historikk pasient/utstyr/utleveringer av forbruksmateriell/etc.

Orden i utstyrslister/utsendelse av brev ved serviceinnkallinger/serviceplanlegging

Bestilling av utstyr til Helse Stavanger/pasienter. Det er ønskelig at leverandør av tjenesten kan gjøre bestillinger på vegne av Helse Stavanger HF i henhold til de avtaler foretaket har med leverandører av behandlingshjelpemidler. Dette gjelder både utstyr og reservedeler. Faktura skal da gå direkte til Helse Stavanger HF og merkes "behandlingshjelpemidler".

Lagerhold av utstyr.

Driftsutgifter.

 

1.2.7 Prismodeller

Helse Stavanger ønsker prising på tjenesten etter følgende mønster:

akutte reparasjoner – timepris.

periodisk vedlikehold - pris pr apparat (se vedlegg for type apparat).

transport - timepris +km.

administrasjon - se eget punkt beredskapsvakt.

Opplæringskostnader.

 

HS ønsker også separate fakturaer oppdelt etter type tjeneste og apparattype.

Eksempel:

CPAP - vedlikehold

CPAP -Deler

Transport

 

En oversikt over fakturaoppdeling vil bli gitt før oppstart.

 

1.2.8 OPPLÆRING

Helse Stavanger ønsker at tilbyder skal kunne gjennomføre opplæring av pasienter og helsepersonell i kommunehelsetjenesten. Tilbyder må ha personell med nødvendig kompetanse for opplæring i bruk av apparater og opplæring i korrekt bruk av forbruksmateriell forbundet med hjemmebehandlingen. Det er ønskelig at tilbyder har ansatt sykepleier til denne tjenesten.

 

Prising: Timepris + evt. transportkostnader.

 

2 Tekniske kvalifikasjonskrav:

2.1 Standard

Det forventes at tjenesten tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende standardkrav i forhold til lover og forskrifter for bruk og vedlikehold av medisinsk teknisk utstyr. Helsepersonell må ha gyldig godkjenning. Det er en fordel om tilbyder ikke har noen agenturavtaler med leverandører som leverer utstyr som er definert som behandlingshjelpemiddel. Dette ønskes for å unngå evt. habilitetsproblemer mot konkurrerende leverandører.”

 

(8)         Innen tilbudsfristens utløp den 13. juni 2008 mottok innklagede to tilbud, fra Norengros - Kjosavik Emballasje Vest AS (heretter kalt klager) og Forus Industri AS.

 

(9)         Fra klagers kommentarer til innklagedes utkast til spesielle kontraktsvilkår fremgikk det følgende om priser i tilbudets punkt 4:

 

”4. PRISER

4.1

Prisene er eks mva inkludert toll, skatter, ekspedisjonsavgifter, fakturagebyr og eventuelle andre avgifter. Bekrefter at eventuelle like nye tjenester på medisinsk teknisk utstyr prises etter samme modell som dette tilbudet.

 

4.2. /4.3.14.414.5

Viser til ovennevnte underpunkter, og bekrefter herved at dette er gjennomlest og akseptert med regulering av prisene en gang pr år basert på vesentlige endringer i valuta og råvareprisendringer som i dette tilfelle er drivstoffsutgifter.”

 

(10)     I tilbudets vedlegg 2 hadde klager bekreftet at samtlige krav i tilbudsgrunnlaget var akseptert, og at selskapets tilbud ikke inneholdt noen forbehold.

 

(11)     I udatert poengmatrise fremgår det følgende om hvordan tilbudene fra de to leverandørene ble bedømt:

 

(12)     Forus AS kom altså ut med totalt 7,86 poeng, mot klager som fikk 7,84 poeng. I tillegg var det i udatert ”matrise-forklaring” gitt følgende forklaringer til matrisen:

 

”Matrise -forklaring:

AKUTTE REPARASJONER: Norengros 10 poeng/annen tilbyder 8 poeng.

 

PERIODISK VEDLIKEHOLD: Norengros 10 poeng/ annen tilbyder 2 poeng.

 

ADMINISTRASJONSTILLEGG: Norengros 10 poeng/annen tilbyder 1 poeng.

 

KJØRING: Norengros 8 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

 

TIMELØNN SJÅFØR: Norengros 10 poeng/ annen tilbyder 6 poeng.

 

OPPLÆRING: Norengros 10 poeng/ annen tilbyder 5 poeng.

 

BEREDSKAPSVAKT: Norengros 10 poeng/annen tilbyder 2 poeng.

 

IT-SYSTEM: Norengros 8 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

I Norengros tilbud er det kun beskrevet at melde/innkallingsfunksjon finnes, det mangler redegjørelse for blant annet hvordan innkalling til service tenkes gjennomført (trekkes 1 poeng). Tilbudet beskriver heller ikke funksjoner rundt registrering av pasientdata som vi mener er viktige som for eksempel registrering av melding om MORS som er viktig i pasientregisteret for å unngå brev til avdøde (trekkes 1 poeng). Det er flere tilpasninger som må gjøres i Medusa for at denne programvaren skal fungere like godt som i det andre tilbudet.

 

BESKRIVELSE AV RUTINER FOR INNKALLING AV UTSTYR TIL AIU~IG

VEDLIKEHOLD: Norengros 7 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

I Norengros tilbud mangler informasjon rundt automatisk innkalling av utstyr og hvordan dette praktisk skal løses. Annen tilbyder har en mer detaljert beskrivelse av dette. Annen tilbyder beskriver også et system som tar hensyn til MORS samt purring der innlevert utstyr uteblir (trekkes 3 poeng).

 

FASILITETER FOR VASK OG STERILISERING AV APPARAT SOM ER RETURNERT FRA PASIENT: Norengros 5 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Denne poenggivingen er en samlet vurdering av fysisk befaring og beskrivelse i anbud. Norengros beskriver og viser frem fasiliteter på ett rom til dette formålet, mens annen tilbyder har tre rom som er bedre egnet og ivaretar sikkerheten rundt pasienten og tilbyders ansatte på en mer tilfredsstillende måte (trekkes 5 poeng).

 

MULIGHET FOR FAKTURAOPPDELING: Norengros 10 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Tilbyderne gir en like utfyllende beskrivelse.

 

STØRRELSE PÅ LAGERLOKALER: Norengros 8 poeng/annen tilbyder 10 poeng. Beskrivelsen av denne delen av tjenesten er mer utfyllende og detaljert hos annen tilbyder. Ved fysisk befaring finner vi annen tilbyders lokaler mer tilpasset tjenesten (trukket 2 poeng).

 

ADMINISTRASJON: Norengros 5 poeng/ annen tilbyder 10 poeng.

Avklaring: I møte med Norengros ble tema samtalerom tatt opp, dette punktet ble i utgangspunktet ikke vektet eller tatt med i matrisen. I det andre tilbudet foreligger en nærmere beskrivelse av administrasjonen og detaljer vedrørende kundeservice både med tanke på personlig mottakelse, bemanning og kapasitet (trekkes 3 poeng). I tillegg foreligger en mer detaljert beskrivelse av kundemottak med tilhørende fasiliteter (trekkes 1 poeng). Norengros lager har en mer ugunstig beliggenhet i forhold til SUS (trekkes 1 poeng).

 

TRANSPORTTJENESTE: Norengros 10 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Tilbyderne gir en like utfyllende beskrivelse.

 

OPPLÆRING: Norengros 9 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Norengros beskriver en tjeneste der all opplæring foretas av sykepleier, de har mindre kapasitet på teknisk personell som ofte også er inne på opplæringssiden. Annen tilbyder beskriver en mer fleksibel opplæringsløsning hvor flere kompetansefelt trekkes inn (trekkes 1 poeng).

 

KOMPETANSENIVÅ OG ERFARING MED TILSVARENDE UTSTYR: Norengros 7

poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Norengros beskriver her et mindre antall ansatte med ønsket kompetanse og erfaring enn den andre tilbyderen (trekkes 3 poeng).

 

BEREDSKAPSORDNING: Norengros 7 poeng/ annen tilbyder 10 poeng.

SUS ser Norengros som mer sårbar på beredskapssiden. De har færre som kan inngå i vaktordning og dette vil føre til større belastning på de som går i vakt (trukket 3 poeng). Hovedtyngden og forskjellen i poeng gjenspeiler denne forskjellen i bemanning. Kompetansemessig har den andre tilbyderen flere i beredskap med erfaring fra alle de typer apparat vi ønsker beredskap på. Dette er en fordel, men ikke vektlagt like tungt. Det foreligger ingen dokumentasjon på en eventuelt nær forestående ansettelse av flere medisinske ingeniører.

 

RUTINER FOR LAGERHOLD: Norengros 10 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Tilbyderne gir like utfyllende beskrivelse.

 

LEVERINGSRUTINER: Norengros 5 poeng/ annen tilbyder 10 poeng.

I Norengros tilbud blir leveringsrutiner ikke beskrevet, det er kun beskrivelser om kapasitet og bilpark, mens det andre tilbudet har en utfyllende beskrivelse av rutinene (trekkes 5 poeng). Norengros skårer likevel på kapasitet.

 

RUTINER VED AKU'ITE REPARASJONER: Norengros 7 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Norengros beskriver en bemanning som gjør akutte situasjoner mer sårbare. Dårligere kapasitet enn annen tilbyder. Det er viktig for Stavanger HF at den daglige driften holdes oppe selv om det skjer akutte situasjoner (trekkes 3 poeng)

 

KOMPETANSENIVÅ: Norengros 7 poeng/annen tilbyder 10 poeng

Norengros beskriver en bemanning med færre ingeniører enn annen tilbyder. Stavanger HF anser samlet kompetansenivå som lavere enn hos annen tilbyder (trekkes 3 poeng).

 

ERFARING MED TILSVARENDE UTSTYR: Norengros 3 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Norengros beskriver kun 1 ingeniør som har erfaring med respirator i tilbudet, ellers kun at de har erfaring med service og reparasjon av medisinsk teknisk utstyr. Dette beskriver annen tilbyder mer detaljert (trekkes 3 poeng). Det er svært positivt at flere av de ansatte har vid erfaring på de ulike apparatene for å gjøre tjenesten så lite sårbar som mulig, kapasitet og kompetanse er bedre og mer utfyllende hos annen tilbyder (trekkes 4 poeng).

 

OPPLÆRING: Norengros 9 poeng/annen tilbyder 10 poeng.

Norengros beskriver en tjeneste der all opplæring foretas av sykepleier, de har mindre kapasitet enn på teknisk personell som ofte også er inne på opplæringssiden. Annen tilbyder beskriver en mer fleksibel opplæringsløsning hvor flere kompetansefelt trekkes inn (trekkes 1 poeng).”

 

(13)     I brev av 29. september 2008 ble tilbyderne meddelt at kontrakten var tildelt Forus Industri AS. Klagefristen var satt til 10. oktober 2008. Det ble gitt følgende begrunnelse for valget av tilbud:

 

”Helse Stavanger HF har i sin beslutning om tildeling lagt til grunn en saklig og forsvarlig vurdering i samsvar med alle de angitte tildelingskriterier. Konkurransen er avgjort på grunnlag av hvilke tilbud som er mest økonomisk fordelaktig.

 

Forus Industri AS har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbud sett ut ifra kriteriene: funksjonalitet, service, opplæring og levering. Disse tildelingskriterium ble til sammen avgjørende for valget i denne anbudskonkurransen.”

 

(14)     I e-post av 30. september 2008 ba klager om en nærmere begrunnelse for tildelingsbeslutningen.

 

(15)     I brev av 6. oktober 2008 ga innklagede følgende nærmere begrunnelse:

 

”For valg av Tjenester knyttet til behandlingshjelpemidler var forskjellene mellom det valgte tilbudet og tilbudet fra Norengros AS relativt små ved evalueringen av tildelingskriteriene. Etter å ha evaluert de innkomne tilbudene, på grunnlag av alle tildelingskriteriene, fikk Norengros AS følgende score i forhold til det vinnende tilbudet:

 

Totalkostnad: (vektet 40 %) - ca. 100 % bedre enn det vinnende tilbudet.

Funksjonalitet: (vektet 20 %) - ca 25 % lavere enn det vinnende tilbudet.

Service: (vektet 20 %) - ca 45 % lavere enn det vinnende tilbudet.

Opplæring (vektet 10 %) - ca 10 % lavere enn det vinnende tilbudet.

Levering (vektet 10 %) - ca 50 % lavere enn det vinnende tilbudet.

 

Dette gav en totalvurdering, der NorEngros AS scoret ca. 0,3 % lavere enn det vinnende tilbudet. Tildelingskriteriet: Funksjonalitet, med underpunktene, tildelingskriteriet opplæring, tildelingskriteriet service, med underpunkter og tildelingskriteriet levering ble til sammen utslagsgivende for resultatet.”

 

(16)     Den 8. oktober 2008 avholdt partene et møte. Etter møtet oversendte innklagede den 9. oktober 2008 følgende ytterligere nærmere begrunnelse, hvor det også fremgikk at klagefristen var utsatt til 14. oktober 2008:

 

”Nærmere konkretisering av evalueringen i forhold til anbud vedrørende tjenesteanbud

behandlingshjelpemidler.

 

IT-SYSTEM: Norengros 8 poeng/Annen tilbyder 10 poeng.

I Norengros` tilbud er det kun beskrevet at melde/innkallingsfunksjon finnes, det mangler redegjørelse for blant annet hvordan innkalling til service tenkes gjennomført (trekkes 1 poeng). Tilbudet beskriver heller ikke funksjoner rundt registrering av pasientdata som vi mener er viktige som for eksempel registrering av melding om MORS som er viktig i pasientregisteret for å unngå brev til avdøde (trekkes 1 poeng). Det er flere tilpasninger som må gjøres i Medusa for at denne programvaren skal fungere like godt som i det andre tilbudet.

 

ADMINISTRASJON, beskrivelse: Norengros 5 poeng/ Annen tilbyder 10 poeng.

Avklaring: I møte med Norengros ble tema samtalerom tatt opp, dette punktet ble ikke vektet eller tatt med i matrisen.

 

I det andre tilbudet foreligger en nærmere beskrivelse av administrasjonen og detaljer vedrørende kundeservice både med tanke på personlig mottakelse, bemanning og kapasitet (trekkes 3 poeng). I tillegg foreligger en mer detaljert beskrivelse av kundemottak med tilhørende fasiliteter (trekkes 1 poeng). Norengros` lager har en mer ugunstig beliggenhet i forhold til SUS (trekkes 1 poeng).

 

LEVERINGSRUTINER: Norengros 5 poeng/ Annen tilbyder 10 poeng.

I Norengros tilbud blir leveringsrutiner ikke beskrevet, det er kun beskrivelser om kapasitet og bilpark, mens det andre tilbudet har en utfyllende beskrivelse av rutinene (trekkes 5 poeng). Norengros skårer likevel på kapasitet.

 

BEREDSKAPSORDNING: Norengros 7 poeng/ Annen tilbyder 10 poeng.

SUS ser Norengros som mer sårbar på beredskapssiden. De har færre som kan inngå i vaktordning og dette vil føre til større belastning på de som går i vakt (trukket 3 poeng). Hovedtyngden og forskjellen i poeng gjenspeiler denne forskjellen i bemanning. Kompetansemessig har den andre tilbyderen flere i beredskap med erfaring fra alle de typer apparat vi ønsker beredskap på. Dette er en fordel, men ikke vektlagt like tungt. Det foreligger ingen dokumentasjon på en eventuelt nær forestående ansettelse av flere medisinske ingeniører.”

 

(17)     I brev av 10. oktober 2008 uttalte klager at det ikke kunne anses sannsynliggjort at tildelingsevalueringen hadde skjedd i samsvar med regelverket, og ba derfor innklagede om å annullere tildelingsbeslutningen. I brev av 13. oktober 2008 ble det fremsatt en klage på tildelingsbeslutningen.

 

(18)     I brev av 22. oktober 2008 uttalte innklagede følgende:

 

”Helse Stavanger HF har i brev av 29. september medelt hvem Helse Stavanger HF har til intensjon å inngå kontrakt med. Det ble og sendt ut en utdypende begrunnelse for valget. Etter anmodning fra klager ble det gjennomført et møte hvor begrunnelsen og evalueringsmatrisen ble ytterligere gjennomgått i sin helhet.

 

Klager fikk under møtet anledning til å stille spørsmål. Klager fikk videre anledning til å be om skriftlig tilbakemelding på spørsmål knyttet til helt konkrete punkt i evalueringen. Helse Stavanger HF har besvart alle spørsmål fra klager.

 

Helse Stavanger HF sin vurdering er at vi har oppfylt vår begrunnelsesplikt. På grunnlag av klagen som er under behandling vil anbudsprotokoll med vedlegg ikke bli oversendt på nåværende tidspunkt.

 

Klagen er under behandling og vil bli besvart så snart som mulig.”

 

(19)     I brev av 23. oktober uttalte klager at selskapet mente at innklagede ikke hadde overholdt sin begrunnelsesplikt, og at klager imøteså svar på sin klage. Klagen ble besvart på følgende måte i innklagedes brev av 28. oktober 2008:

 

”Vi viser også til brev fra Helse Stavanger datert 29.09. 2008 som gjelder intensjon om kontraktsinngåelse med begrunnelse for valget, og brev av 06.10. 2008 som gjelder utdypende begrunnelse av vedtaket. Videre viser vi til møte mellom Helse Stavanger HF

og NorEngro der det ble foretatt en full gjennomgang av evalueringsmatrisen med poenggivning på tildelingskriteriene. I møtet fikk Deres klient stille spørsmål fortløpende og fikk svar på disse. Noen spørsmål var av en slik karakter at de ble besvart skriftlig i e-post av 09.10. 2008.

 

Av det overstående fremgår det at Helse Stavanger HF har mer enn oppfylt sine forpliktelser i forhold til regelverket mht. begrunnelse for valget av leverandør, og Deres klient har fått tilstrekkelig informasjon om tildelingen.

 

Vi vil også presisere at det i forkant av vedtak av 29.09. 2008 ble foretatt en omfattende gjennomgang av tildelingsbeslutningen. Hensikten med gjennomgangen var å sikre at tildeling ble foretatt innenfor regelverket for offentlige anskaffelser og i samsvar med konkurransegrunnlaget på en objektiv og rettferdig måte.

 

Klagen fra NorEngros endrer derfor ikke Helse Stavanger HF sin beslutning. Vi er av den oppfatning at det ikke hefter feil eller mangler ved tildelingsbeslutningen som er av en slik karakter at de påvirker utfallet av konkurransen.

Det fremkommer i Deres brev en rekke påstander og vurderinger knyttet til lovligheten av tildelingen. Helse Stavanger HF har gjennomgått brevet grundig, men finner ikke grunn til å gå inn de enkelte anførsler i dette brev.

 

Som følge av at Deres klient har bedt om, og også er gitt en omfattende begrunnelse for

valget, er vedståelsesfristen utsatt til utløpet av oktober. Helse Stavanger vil derfor innen denne tid inngå kontrakt med den valgte leverandør.

 

Helse Stavanger HF anser med dette saken som avsluttet.”

 

(20)     Den 30. oktober 2008 fremmet klager så en begjæring om midlertidig forføyning for Stavanger byfogdembete. I brev av samme dato ba Stavanger tingrett innklagede om å avvente kontraktsinngåelse. Som følge av at valgte leverandør ikke ønsket å forlenge sin vedståelsesfrist utover 30. oktober 2008, meddelte innklagede i e-post av 31. oktober 2008 at kontrakt var signert dagen før.

 

(21)     Saken ble så brakt inn for klagenemnda i brev av 12. november 2008. I brev til klagenemnda av 7. januar 2009 påpekte innklagede bl. a. at en fornyet gjennomgang av klagers tilbud hadde vist at tilbudet skulle vært avvist iht forskriften § 11-11 (1) d og f, eventuelt etter § 11-11 (2) a pga forbehold om prisregulering pga eventuelle endringer i drivstoffpriser.  I samme brev ble det også påpekt at klagers pristilbud virket unormalt lavt sett i forhold til ytelsen innklagede etterspurte, og påpekt at tilbudet kunne vært avvist etter § forskriftens 11-11 (2) c.

 

(22)     I telefonsamtale den 20. mai 2009 ble innklagede av klagenemndas sekretariat anmodet om å gi en nærmere forklaring på hvordan karakterfastsettingen under tildelingskriteriet ”Totalkostnader” hadde foregått, samt gi en forklaring på de prosenttall som fremkommer helt til høyre i poengmatrisen.

 

(23)     Dette besvarte innklagede på følgende måte i e-post av 25. mai 2009:

 

”Når det gjelder poengfastsettelse for pris er følgende metode lagt til grunn:

 

Billigste tilbud gir 10 poeng. Poengene nedover skalaen blir så bestemt ut i fra følgende formel: (laveste pris/vurdert pris)*10

 

Eks. for timelønn til sjåfør: (245/420)*10 = 5,83 rundet opp til 6.

Eks for opplæring (245/480)*10 = 5,1 rundet ned til 5.

 

Tallene helt til høyre i matrisen (0,25 %, -25 %, -400 % osv) er tall som ikke er en del av evalueringen. Dette er tall som er regnet ut i forbindelse med forespørsel om utdypende begrunnelse. Tallene sier noe om forholdet mellom vinnende tilbud og leverandør som etterspør utdypende begrunnelse, og danner grunnlag for den utdypende begrunnelsen relatert til tildelingskriteriene som blir gitt. Disse tallene gir den aktuelle leverandørene mer informasjon om hva de skåret både høyere og lavere på enn vinneren.”

 

Anførsler:

Klagers anførsler:

1. Forholdet vedrørende eventuelle endringer i drivstoffpriser gir ikke grunnlag for avvisning i henhold til § 20-13 (1) bokstav d) eller f), eller (2) bokstav a, eventuelt (2) bokstav c

 

(24)     1.1          Prinsipalt fremholdes det at klager ikke har tatt noe forbehold. Det fremgår ikke ut fra en objektiv betraktning hva innklagede har ment med den aktuelle bestemmelse om prisregulering. Bestemmelsen om prisregulering er m.a.o. uklar, og innklagede bærer risikoen for denne uklarhet.

 

(25)     1.2          Subsidiært anføres det at det eventuelle forbeholdet ikke innebærer plikt til å avvise tilbudet. Det anføres at forbeholdet verken er vesentlig eller vanskeliggjør sammenligningen, og følgelig er vilkårene for avvisning i FOA § 20-13(1) bokstav d og f ikke oppfylt.

 

(26)     1.3          Atter subsidiært anføres at en eventuell avvisningsrett i dette tilfellet er gått tapt, både i forhold til kan-avvisningsregelen og skal-avvisningsregelen. Innklagede påberopte avvisning først i sitt brev til KOFA den 7. januar 2009. Det følger av KOFA-praksis at retten til å avvise i henhold til såkalte ”kan-avvisningsgrunner” er gått tapt når avvisning påberopes på et så sent stadium. Når tilbudet de facto ikke er avvist, og innsigelsene mot det påståtte forbeholdet først påberopes på et så sent stadium som i denne saken for å avskjære rettslig prøving av evalueringen, må det innebære at retten også har gått tapt i forhold til skal-avvisningsregelen. Det må etter klagers oppfatning skilles mellom de tilfeller hvor innklagede utvilsomt hadde plikt til å avvise etter skal-regelen, og de tilfeller hvor dette er uklart som følge av et uklart konkurransegrunnlag.

 

(27)     Det bestrides også at tilbudet kan avvises etter forskriftens § 11-11 (2) bokstav c.

 

2. Evalueringen av tildelingskriteriene fremstår som vilkårlig, og i strid med kravet til forutberegnelighet og likebehandling i LOA § 5 og FOA § 3-1. For enkelte kriterier er det lagt feil faktum til grunn og utvist vilkårlighet og grov urimelighet.

 

(28)     2.1          Evalueringen av tildelingskriteriet ”Totalkostnader” fremstår som vilkårlig og i strid med kravet til forutberegnelighet og likebehandling i LOA § 5 og FOA § 3-1. Dette fordi valgte leverandørs tilbud skulle ha vært gitt maks 1 poeng, når forskjellen er på 100 % eller mer. Her er det prisforskjeller opp til 900 % i favør av klager. Valgte leverandør har fått 2 poeng på underkriteriet ”periodisk vedlikehold” og ”beredskapsvakt” med en prisforskjell i sin disfavør på 400 % på begge kriterier. Klagers tilbud vil komme ut med høyest poengscore totalt dersom valgte leverandørs tilbud gis 1 poeng hvor klagers pristilbud er 100 % eller bedre. Dette altså selv om man fastholder poengsettingen på de øvrige tildelingskriterier. Dette må bety at klager er urettmessig forbigått, uavhengig av medhold hva gjelder øvrige anførsler.

 

(29)     2.2          Valgte underkriterier av tildelingskriteriet ”Funksjonalitet” og ”Service” bryter med kravet til forutberegnelighet.

 

(30)     2.2.1       ”Funksjonalitet”

(31)     Tildelingskriteriet er beskrevet i konkurransegrunnlagets 6.2: ”Beskrivelse av tjenesten knyttet til: lagerhold/logistikk, IT-tjenesten, transport, beredskap, administrasjon. Innhold i utfylt kravmatrise, jf. Del 1, Vedlegg 3, vil bli lagt til grunn og evaluert etter dette tildelingskriteriet.” (Rett henvisning er del II, og vedlegg 3 er det skjema som tilbyderne skulle anvende, kravmatrisen, og i vedlegg 2 er den tekniske kravspesifikasjonen inntatt (heretter omtalt som kravspesifikasjonen).

 

(32)     Underkriteriene som innklagede har anvendt, jf. den poengmatrisen som er dokumentert ovenfor KOFA, harmonerer verken med 6.2 isolert, eller med opplysninger i kravmatrisen eller kravspesifikasjonen. Disse harmonerer ikke med de 5 spesifikke nevnte forhold i punkt 6.2, eller de forhold som er omtalt i kravspesifikasjonen/kravmatrisen. Dette fremgår ved å sammenholde disse.

 

(33)     Klager anfører subsidiært, dersom KOFA mot formodning skulle komme til at valgte underkriterier var forutberegnelige på bakgrunn av opplysningene i 6.1, lest i sammenheng med kravspesifikasjon/kravmatrisen, at 4 av underkriteriene fremstår som vilkårlige/bryter med kravet til forutberegnelighet.

 

(34)     Underkriteriet ”Beskrivelse av rutiner for innkalling av utstyr til årlig vedlikehold”, som eget underkriterium atskilt fra underkriteriet IT-system, bryter med kravet til forutberegnelighet. Dette forhold inngår som en naturlig del av evalueringen av IT-systemet, jf. kravspesifikasjonen punkt 1.2.1. Dette understøttes også av innklagedes evaluering av underkriteriet der det er vist til de samme momenter både som begrunnelse for trekk på 2 poeng under underkriteriet ”IT-system”, og for 3 poeng trekk under aktuelle underkriterium. Det innebærer m.a.o. at samme forhold har resultert i et trekk på hele 5 poeng.

 

(35)     Underkriteriet ”Fasiliteter for vask og sterilisering av apparat som er returnert fra pasient”, bryter med kravet til forutberegnelighet. Det vises til konkurransegrunnlagets punkt 6.1, samt innholdet i kravspesifikasjonen punkt 1.2.1. -1.2.6.  Det forefinnes ikke et parallelt punkt i verken 6.1, eller kravspesifikasjonen, men man finner dette forhold som ett av flere momenter under ”Service” i kravspesifikasjonens punkt 1.2.2.

 

(36)     Underkriteriet “Opplæringstjenesten og evt. spesiell kompetanse” bryter med kravet til forutberegnelighet. Det vises til konkurransegrunnlagets punkt 6.1, samt innholdet i kravspesifikasjonen punkt 1.2.1. -1.2.6. Det forefinnes ikke et parallelt punkt, men opplæringstilbud er et eget tildelingskriterium, og beskrivelsen av dette i kravspesifikasjonen, jf. punkt 1.2.8, er dekkende. Som det fremgår av innklagedes dokumenterte evaluering, så er da også begrunnelsen for poengtrekket identisk. Det betyr m.a.o. at innholdet av kriteriene er identisk – samme forhold har begrunnet trekk både på tildelingskriteriet ”Opplæring”, og som underkriterium av funksjonalitet.

 

(37)     Underkriteriet ”Kompetansenivå og erfaring med tilsvarende utstyr” bryter med kravet til forutberegnelighet. Det vises til de opplysninger som er gitt i konkurransegrunnlagets punkt 6.1, samt innholdet i kravspesifikasjonen punkt 1.2.1, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5 og 1.2.6. Det forefinnes ikke et parallelt punkt i kravspesifikasjonen. I tilknytning til krav om beredskap, se punkt 1.2.5, som er utskilt som eget underkriterium av funksjonalitet, er det et krav at utrykkende personell har ”godkjenning for arbeid på elektromedisinsk utstyr”. Det er også oppgitt at ”kompetansenivå” og ”Erfaring med tilsvarende utstyr/tjeneste” er underkriterier av tildelingskriteriet ”service”, se konkurransegrunnlagets 6.3. Endelig er ”Kompetanse for opplæring i bruk av apparater og opplæring i korrekt bruk av forbruksmateriell” tema ved evaluering av tildelingskriteriet ”Opplæringstilbud”, se konkurransegrunnlagets 6.4.

 

(38)     2.2.2       ”Service” 

(39)     Tildelingskriteriet er beskrevet i konkurransegrunnlagets 6.3: ”Beskrivelse av rutiner for utførelsen av vedlikehold, reparasjoner og oppfølging av apparat hos pasient, samt serviceorganisasjon, kompetansenivå, erfaring med tilsvarende utstyr/tjeneste, rutiner for mottak, reparasjoner og vedlikehold vil bli vektlagt.” I kravspesifikasjonen punkt 1.2.2 er det opplyst:

 

”Tildelingskriterier vi vil legge vekt på:

Serviceorganisasjon

Kompetansenivå

Erfaring med tilsvarende utstyr/tjeneste

Rutiner for mottak, reparasjoner, vedlikehold.”

 

(40)     Innklagede har valgt følgende underkriterier: ”Rutiner ved akutte operasjoner”, ”Kompetansenivå” og ”Erfaring med tilsvarende utstyr”. Manglende harmoni innebærer brudd på kravet til forutberegnelighet, jf. også påpekningene under 2.2.1 vedrørende valg av underkriterier under ”Funksjonalitet” som hører naturlig hjemme under tildelingskriteriet ”Service”, basert på opplysningene i konkurransegrunnlaget.

 

(41)     Det er uklart om det er valgte leverandørs generelle kompetanse som er vurdert – og ikke den tilbudte. Innklagede har ikke konkretisert dette på tross av klagers oppfordring, og manglende dokumentering av valgte leverandørs tilbud innebærer at dette fremdeles er uklart. Forutsatt at det er den generelle kompetansen som er evaluert, anføres at dette er et ulovlig underkriterium.

 

(42)     2.3          Evalueringen av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet”, ”Service” og ”Opplæring” bryter med kravet til forutberegnelighet, fordi det er vektlagt utenforliggende forhold. Anførslene under dette punkt gjelder – med ett unntak – underkriterier som anses forutberegnelige, men hvor det er vektlagt forhold som ikke var forutberegnelige basert på opplysningene i konkurransegrunnlaget (utenforliggende forhold).

 

(43)     2.3.1       Funksjonalitet

(44)     Det er vektlagt utenforliggende forhold ved evalueringen av underkriteriet ”IT-tjenester”. Det fremgår at det er vektlagt hvordan innkalling til service tenkes gjennomført. Hvordan innkalling til service tenkes gjennomført, hører naturlig hjemme under tildelingskriteriet ”Service”, jf kravspesifikasjonen punkt 1.2.1: ”Tilbyder må ha rutiner for automatisk innkalling av apparat til periodisk vedlikehold”.

 

(45)     Under enhver omstendighet hører det hjemme under underkriterium nr 2, ”Beskrivelse av rutiner for innkalling av utstyr til årlig vedlikehold”. Det samme forhold kan ikke vektlegges 2 steder, dvs. under 2 forskjellige underkriterier, da dette i realiteten innebærer dobbel trekk, og derved større vekt enn forutsatt.

 

(46)     Det er vektlagt utenforliggende forhold ved evalueringen av underkriteriet ”Størrelse på lagerlokalet”, jf. innklagedes begrunnelse i dokumentert poengmatrise, samt begrunnelsen under underkriteriet ”Rutiner for lagerhold” (hvor klager har fått full uttelling). Det fremgår at det er vektlagt hvorvidt lokaler anses ”tilpasset for tjenesten”. Dette fremstår som utenforliggende holdt opp mot hva som var forutberegnelig konkurranseparameter, nemlig størrelsen, jf. ordlyden, samt kravspesifikasjonen punkt 1.2.4.

 

(47)     Det er vektlagt utenforliggende forhold ved evalueringen av underkriteriet ”Administrasjon”, jf. begrunnelsen i dokumentert poengmatrise. Kapasitet og bemanning knytter seg til leverandørens evne generelt, dvs. forhold som normalt er forutsatt vurdert som kvalifikasjonskriterier. (Dette er trukket inn ved evalueringen av flere kriterier, jf. underkriteriet ”Opplæringstjeneste og evt. spesiell kompetanse”, ”Kompetansenivå og erfaring med tilsvarende utstyr”, ”Beredskapsordning”, ”Leveringsrutiner”, ”Rutiner ved akutte operasjoner”). Kundeservice er forutsatt vektlagt under tildelingskriteriet ”Service”. Tilbyderen er bare forutsatt å gi en beskrivelse ”i henhold til administrasjonsgebyr”, jf. kravspesifikasjonen punkt 1.2.6, og er således ikke oppfordret til å gi nærmere beskrivelse av administrasjonen generelt, eller hvordan denne kontrakten vil bli administrert spesielt. (Det ville i tilfelle være sistnevnte som etter klagers oppfatning kunne vært vektlagt ved evalueringen, men grunnet det man konkret har bedt beskrevet, samt hva som er henført til de øvrige tildelingskriterier og underkriterier, fremstår kriteriet som innholdsløst.)

 

(48)     Det er vektlagt utenforliggende forhold ved underkriteriet ”Opplæringstjenesten og evt. spesiell kompetanse”, jf for øvrig punkt 2.2.1 ovenfor, hvor det er anført at underkriteriet i seg selv bryter med kravet til forutberegnelighet. Anførselen under dette punkt fremsettes for det tilfelle at KOFA mot formodning ikke skulle være enig med klager i at valg av dette underkriteriet under tildelingskriteriet ”Funksjonalitet” er ulovlig. Det fremgår at man har gitt trekk for at all opplæring gis av sykepleier – samtidig som det i kravspesifikasjonen er uttalt at det er ønskelig at tilbyder har ansatt sykepleier til denne tjenesten, jf. kravspesifikasjonen punkt 1.2.8. Under enhver omstendighet er dette ikke korrekt faktum.

 

(49)     Det er vektlagt utenforliggende forhold ved underkriteriet ”Beredskapsordning”, jf. begrunnelsen i vedlegget til poengmatrisen. Det anføres at evalueringen av underkriterier bryter med det som var forutsigbart holdt opp mot kravene i kravspesifikasjonen punkt 1.2.5. Når det eksplisitt er vist til erfaring med tilsvarende ustyr under et annet tildelingskriterium (”Service”, jf sitat under punkt 2.2.2) fremstår det som utenforliggende å trekke inn dette forhold her; hvor det overhodet ikke er nevnt, verken i tekst med tilknytning til tildelingskriteriet ”Funksjonalitet”, eller i tilknytning til omtale av ”Beredskap”. Den eneste linken mot funksjonalitet, er at dette er forutsatt besvart i den kravspesifikasjonen som det er vist til i punkt 6.2, men da som et eget underkriterium.

 

(50)     Etter klagers oppfatning er det kun responstid som fremstår som forutberegnelig underkriterium, basert på opplysningene i konkurransegrunnlaget om krav/forventet beskrivelse av beredskapsordningen, og de øvrige tildelingskriterier med tilknyttet beskrivelse.

 

(51)     2.3.2       ”Service”

(52)     Det å vektlegge tilbudt bemanning ved evaluering av underkriteriet ”Rutiner ved akutte reparasjoner” bryter med kravet til forutberegnelighet. Temaet er – i henhold til ordlyden - hvilke rutiner man har ved akutte reparasjoner.

 

(53)     2.3.3       ”Opplæring”

(54)     Samme faktiske grunnlag som angitt under nest siste punkt under 2.3.1. ovenfor.

 

(55)     2.4          Evalueringen av tildelingskriteriene ”Funksjonalitet”, ”Service” og ”Opplæring” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig, og bryter således med kravet til likebehandling og forutberegnelighet i LOA § 5 og FOA § 3-1. Anførslene under dette punkt vil kun ha relevans i den utstrekning KOFA ikke gir klager medhold i anførslene under punkt 2.2 og 2.3 ovenfor. Dersom KOFA er enig med klager i at underkriteriet i seg selv er utenforliggende, eller at det er trukket inn utenforliggende forhold ved evalueringen, vil det således ikke være nødvendig å ta stilling til anførslene i det følgende.

 

(56)     Det understrekes også at klager er innforstått med at den skjønnsmessige evalueringen hører inn under det innkjøpsfaglige frie skjønn, mens etterprøving av saklighet og evt. grov urimelighet hører inne under KOFAs kompetanse. Dette forutsetter at innklagede konkretiserer hvorfor/hvordan valgte leverandørs tilbud scorer bedre på de aktuelle underkriterier, jf. innholdet i kravet til nærmere begrunnelse, samt slik klager ser det, også dokumentering av valgte leverandørs tilbud. Det dreier seg i stor grad om opplysninger om tilbudt bemanning, kompetanse og erfaring, m.a.o. i all hovedsak objektive faktorer som ikke forutsetter innkjøpsfaglig/tekniske kompetanse.

 

(57)     2.4.1       ”Funksjonalitet”

(58)     Evalueringen av underkriteriet ”Beskrivelse av rutiner for innkalling av utstyr til årlig vedlikehold” fremstår som vilkårlig. Dette i lys av at det er lagt feil faktum til grunn, og grunnet mangel på nærmere konkretisering av hva som er mer detaljert beskrevet i valgte leverandørs tilbud, jf. innklagedes begrunnelse i vedlegg til poengmatrisen.

 

(59)     Evalueringen av ”Fasiliteter for vask” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig. Klager stiller seg uforstående til at valgte leverandør tilbyr bedre fasiliteter for vask, noe som forsterkes av manglende konkretisering av på hvilken måte aktuelle rom er bedre egnet og ivaretar sikkerheten på en bedre måte, jf. innklagedes begrunnelse i vedlegg til poengmatrisen.

 

(60)     Evalueringen av underkriteriet ”Størrelse på lagerlokalet” fremstår som vilkårlig, jf. begrunnelsen i dokumentert poengmatrise, samt det egne underkriteriet ”Rutiner for lagerhold” hvor klager har fått full uttelling. Det fremstår fremdeles som uklart hva klager er trukket for, og følgelig fremstår poengtrekket som vilkårlig og grovt urimelig.

 

(61)     Evalueringen av underkriteriet ”Administrasjon” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig. Det er ikke forklart tydelig nok på hvilken måte eksisterende leverandør har tilbudt en bedre administrasjon for oppfyllelsen av denne kontrakten, og det er det som i så fall må være tema. Klager har i sitt tilbud beskrevet at hele organisasjonen, inkludert administrasjonen, totalt 102 ansatte, stilles til disposisjon for oppfyllelsen av denne avtalen. Det er i tilbudet gitt en beskrivelse av serviceorganisasjonen, samt deltakelsen til resten av salgsorganisasjonen, inkludert sekretærene. Det vises eksempelvis til tilbudets side 12 hvor det bl.a. er oppgitt at det er 15 ansatte på kundeservice, som da kommer i tillegg til MTA sykepleiere og resten av helseavdelingen som også er beskrevet.

 

(62)     Klager anfører videre at beliggenheten er et utenforliggende og ulovlig hensyn. I tillegg presiseres det at også klager er lokalisert i Stavanger sentrum, Åsen og i Sandnes.

 

(63)     Evalueringen av underkriteriet ”Opplæringstjeneste og evt. spesiell kompetanse” fremstår om vilkårlig og grovt urimelig. Det vises til begrunnelsen i poengmatrisen, vedrørende mindre kapasitet teknisk personell. Valgte leverandør har større oppdragsmengde enn klager med færre ansatte, jf. bilag 8 til brev av 14.01.09, hvor det er det en oversikt over hvilke personer som tilhørte leverandørens MTA avdeling per 12.10.08. Klager har også beskrevet hva man vil gjøre ved evt. kapasitet mangel.  På side 13 i tilbudet er det blant annet opplyst at det vil bli ansatt minst en til medisinsk ingeniør, hvis klager vinner oppdraget. Dette blir gjentatt i avklaringsbrevet. Valgte leverandør har, etter det klager kjenner til, to ingeniører, mens klager da vil få 3. Dette er ikke imøtegått fra innklagedes side. Innklagede har under underkriteriet ”leveringsrutiner” opplyst at valgte leverandør scorer på kapasitet.

 

(64)     Evaluering av underkriteriet ”Kompetansenivå og erfaring med tilsvarende utstyr” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig, jf. begrunnelsen i vedlegget til poengmatrisen. Denne fremstår som vilkårlig og grovt urimelig i mangel av nærmere konkretisering og dokumentering av valgte leverandørs tilbud. Det vises til opplysningene som er gitt ovenfor. I tillegg, har klager, følgende merknader til dette:

 

(65)     Klager har to av de mest rutinerte serviceingeniører, som begge har bakgrunn fra blant annet SUS, og oppfyller kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget, jf. bør-kravet om bakgrunn fra behandlingshjelpemidler og/eller sykehus drift, kravspesifikasjonen punkt 1.1, og kravet om at minst 2 ingeniører/bachelor skal ha godkjenning fra DSB for arbeid på elektromedisinsk utstyr i punkt 1.2.2. Alle ansatte har bakgrunn fra SUS. Endelig nevnes at klager har kontrakter med kommunene Stavanger, Sandnes, Randaberg, Sola om samme tjenester, hvilket også er opplyst i tilbudet. Det vises også til at det under punkt 2.2 ovenfor er påpekt at enkelte underkriterier er gitt samme innhold, med den effekt at konkrete forhold er gitt ”dobbel negativ uttelling” i disfavør av klager, jf. underkriteriet ”Beskrivelse av rutiner for innkalling av utstyr til årlig vedlikehold”, og “Opplæringstjenesten og evt. spesiell kompetanse”.

 

(66)     2.4.2       ”Service”

(67)     Evalueringen av underkriteriet ”Rutiner ved akutte reparasjoner” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig. Klager stiller seg uforstående til at det er beskrevet en bemanning som gjør akutte situasjoner mer sårbare, og at klager har dårligere kapasitet, jf. tilbudets beskrivelse av dette på side 14. Her fremgår det at klager forholder seg til de samme rutiner uansett om det er akutt eller vanlig. Det vises også til det som er beskrevet på side 16 om hasteordre; Selskapet vil rykke ut innen en time etter at melding er mottatt. I avklaringsbrevet er det presisert at responstiden er tiden fra klager mottar melding til medgått tid for kjøring før de når pasienten. Videre vises til beskrevet beredskap. Holdt opp mot den beskrivelse som er gitt om bemanning, kapasitet, og kompetanse samt kunnskap om konkurrent, og manglende konkretisering og/eller dokumentering av valgte leverandørs tilbud, fremstår begrunnelsen/vurderingen i poengmatrisen som usaklig.

 

(68)     Evalueringen av underkriteriet ”Kompetansenivå” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig. Det er opplyst at begrunnelsen for poengtrekket er at klager beskriver en bemanning med færre ingeniører og har et ”samlet kompetansenivå” som er lavere. Klager stiller seg uforstående til dette. Etter hva klager har kunnskap om, har selskapet like mange medisinske ingeniører bosatt i Stavanger som valgte leverandør, jf. at det kun er disse som har anledning til å utføre oppdraget, jf. kravspesifikasjonens punkt 1.2.2 om service og vedlikehold.

 

(69)     Evalueringen av underkriteriet ”Erfaring med tilsvarende utstyr” fremstår som vilkårlig og grovt urimelig. Det fremgår at klager er trukket hele 7 poeng ved evalueringen av dette underkriteriet, jf. 3 poeng trekk når det samme kriteriet ble vurdert som underkriterium av funksjonalitet. Anførslene vil under dette punkt overlappe med foregående punkt. Ut over dette bemerkes følgende:

 

(70)     Klager er av den oppfatning at selskapet har god og bred erfaring med aktuelle utstyr. Klager har daglig erfaring med reparasjon av aktuelle utstyr, jf. de andre kommunale avtaler klager har som bruker samme utstyr.  Dette er tydelig beskrevet i tilbudet, se side 13. Innklagede har ikke konkretisert eller sannsynliggjort at valgte leverandørs tilbudte bemanning for dette oppdraget – og det er det som er aktuelt ikke leverandørens generelle erfaring (ref kvalifikasjonsvurderingen) – har mer erfaring enn klager, og så mye bedre at dette forsvarer en poengforskjell på hele 7 poeng.

 

(71)     2.4.3       ”Opplæring”

(72)     Samme faktiske grunnlag som under punkt 2.4.1 femte avsnitt ovenfor.

3. Kravet til nærmere begrunnelse i § 20-16 (4) er ikke oppfylt

(73)     Begrunnelsen i tildelingsbrevet av 29. oktober 2008 kombinert med brev av 6. oktober 2008 og avholdt møte, oppfyller ikke kravene til en nærmere begrunnelse. Begrunnelsen må anses mangelfull idet innklagede ikke har besvart de spørsmål klager stilte i sin foreløpige og endelige klage over tildelingsmeddelelsen. Spørsmålene er delvis et resultat av divergerende opplysninger fra innklagedes side i henholdsvis møte og etterfølgende dokument, av opplysninger som ikke harmonerer med konkurransegrunnlaget, og den usikkerheten og uklarheten som ble gitt til kjenne i møtet mellom klager og innklagede.  

4. Kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i LOA § 5 og FOA § 3-1 er ikke oppfylt

(74)     Når oppdragsgiver har divergerende opplysninger, skjerpes bevisbyrden for hva som ble vektlagt. Manglende konkretisering forutsetter at leverandørens tilbud dokumenteres for at det skal være mulig å vurdere om evalueringen ikke er vilkårlig og grovt urimelig. I mangel av slik dokumentering er kravet til etterprøvbarhet ikke oppfylt. Dette i alle fall når klager uttrykkelig har etterspurt en nærmere konkretisering. Videre bemerkes følgende:

 

(75)     Det er ikke sannsynliggjort at opplysningene om evalueringen av underkriteriet ”IT-tjeneste” i vedlegget til poengmatrisen samsvarer med evalueringen per tildelingsbeslutning. Dette vises bl.a. ved at innklagede ikke kunne redegjøre for evalueringen i møtet ved å forholde seg til det dokument som var oppgitt å inneholde evalueringen/begrunnelsen, jf. at begrunnelse ble ettersendt i e-post 8. oktober.

 

(76)     Det er ikke sannsynliggjort at opplysningene som nå er gitt om evalueringen av underkriteriet ”Administrasjon” samsvarer med evalueringen per tildelingsbeslutning. Det vises til at det i dokumentert vedlegg til poengmatrise vises til avklaring som skjedde i møte med klager etter tildeling. Det tyder på at dokumentet – helt eller delvis – er produsert i ettertid.

 

5. Det foreligger brudd på kravene til god anbuds- og forretningskikk

(77)     Dette som følge av innklagedes adferd både før og etter at saken ble brakt inn for KOFA, herunder uriktige signaler vedrørende hva klager kunne forvente av svar, sene tilbakemeldinger, manglende imøtekommelse av rettens anmodning om utsatt kontraktsinngåelse i 3 dager, jf. begjæringen om midlertidig forføyning, og manglende bidrag til sakens opplysning, kombinert med unødvendige og til dels uberettigede og usaklige karakteristikker av klagers fremstilling av anførsler overfor KOFA. Klager forventer ikke at KOFA tar stilling til hver av disse forhold eksplisitt, men til den generelle anførselen basert på ett eller flere av nevnte forhold.

Innklagedes anførsler:

1. Forbeholdet gir grunnlag for avvisning.

 

(78)     Forbeholdet i klagers tilbud er utvilsomt et forbehold. Forbeholdet er objektivt sett et forbehold, og forbeholdet er klart dokumentert i klagers tilbud. Oppdragsgiver er heller ikke i stand til å verdsette forbeholdet da det er generelt formulert. Innklagede anser derfor at forbeholdet medfører at klagers tilbud skulle vært avvist dersom forbeholdet var blitt oppdaget tidligere. Innklagede anser at helseforetaket har anledning, og dels er pålagt, når de har fått kunnskap om forholdet, å avvise tilbudet, jf forskriftens § 11-11 (1) bokstav d og f, samt (2) bokstav a.

 

(79)     For øvrig fremstår klagers pristilbud som unormalt lavt, og kunne derfor vært avvist etter forskriftens § 11-11 (2) bokstav c.

 

2. Evaluering

 

(80)     Innklagede bestrider at det er begått feil av betydning i saken. Konkurransen er gjennomført innenfor rammen av regelverket og konkurransegrunnlaget, herunder at evaluering og tildeling er gjennomført og dokumentert til å være innenfor regelverket. Evalueringen er gjennomført slik det er skissert i konkurransegrunnlaget, og er ikke vilkårlig slik klager påstår. Evalueringen er også kvalitetssikret. Vurderingene er skjedd i samsvar med konkurransegrunnlaget, basert på lovlige kriterier og lovlig vekting.

 

3. Kravet til nærmere begrunnelse

 

(81)     Klager har fått begrunnelse og ytterligere begrunnelse, samt anledning til å gjennomgå beslutningen i detalj med oppdragsgiver i møte.

4. Krav til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i LOA § 5 og FOA § 3-1

 

(82)     Den anvendte poengmetodikk fremkom av konkurransegrunnlagets punkt 6. Når det gjelder evalueringen av de enkelte tildelingskriterier vises det til vektingen og scoringsmetodikken som opplyst i konkurransegrunnlaget, og at denne er lagt til grunn i evalueringen.

 

5. Anskaffelsen er gjennomført i henhold til god anbuds- og forretningsskikk.

 

(83)     Anskaffelsen er gjennomført i henhold til god anbuds- og forretningsskikk. Innklagede fastholder at det med utgangspunkt i regelverket er utvist fleksibilitet fra oppdragsgiver side som går utover det regelverket krever.

 

Klagenemndas vurdering:

(84)     Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin opplyste art og verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 del I og III, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2.

Hvorvidt klagers tilbud skulle vært avvist

(85)     Av forskriftens § 20-13 (1) bokstav d fremgår det at et tilbud skal avvises når det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. Av bokstav f i samme bestemmelse fremgår det at et tilbud også skal avvises dersom det på grunn av avvik, forbehold, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene.

 

(86)     Etter klagenemndas oppfatning kan klagers uttalelse i tilbudets punkt 4; ”Viser til ovennevnte underpunkter, og bekrefter herved at dette er gjennomlest og akseptert med regulering av prisene en gang pr år basert på vesentlige endringer i valuta og råvareprisendringer som i dette tilfelle er drivstoffsutgifter.”, ikke anses som et forbehold mot vilkåret i ”Utkast til spesielle kontraktsvilkår” punkt 4.4. Slik nemnda oppfatter det, kan uttalelsen kun forstås som en presisering/eksemplifisering av hvilken ”dokumenterbar virkning av […] råvareprisendringer” som klager fant mest aktuell for det angjeldende oppdrag, nemlig en virkning på ”drivstoffutgifter”. Innklagede hadde derfor verken plikt eller rett til å avvise klagers tilbud på dette grunnlag.

 

(87)     Når det gjelder innklagedes anførsel om at klagers pristilbud kunne vært avvist som unormalt lavt etter forskriftens § 20-13 (2) bokstav c, finner nemnda ikke grunn til å gå nærmere inn på dette her, da en eventuell avvisningsrett etter denne forskriftsbestemmelsen uansett må anses forspilt ved at dette først ble påberopt i innklagedes brev av 7. januar 2009 til klagenemnda.

Karaktersettingen av tildelingskriteriet ”totalkostnader”

(88)     Klager har anført at innklagedes poengsetting av valgte leverandørs tilbud på underkriteriene ”Periodiske vedlikehold” og ”Beredskapsvakt” under tildelingskriteriet ”Totalkostnader” er vilkårlig, og i strid med kravene til forutberegnelighet og likebehandling. Etter klagers oppfatning skulle valgte leverandørs tilbud maks vært gitt karakteren 1 når prisforskjellen var på 100 % eller mer.

 

(89)     I klagenemndas sak 2005/121 slo nemnda fast at oppdragsgivers poengfastsettelse som et overordnet krav må sikre at relevante forskjeller mellom tilbudene gjenspeiles i de poeng tilbudene gis under de ulike tildelingskriteriene. Utover dette har oppdragsgiver et relativt vidt innkjøpsfaglig skjønn ved den nærmere poengfastsettelsen. Klagenemnda kan imidlertid prøve om poengfastsettelsen må anses vilkårlig, uforsvarlig, usaklig, eller basert på feil faktum.

 

(90)     Av innklagedes poengmatrise fremgår det at valgte leverandør ble gitt karakteren 1 på underkriteriet ”Adm. tillegg”. Her var valgte leverandørs pristilbud 233 % høyere enn klagers pristilbud. Dette tilsier etter nemndas oppfatning at karakteren 1 eller dårligere i utgangspunktet, innenfor det opplegg som innklagede har valgt, må brukes i samtlige tilfeller hvor prisdifferansen i disfavør av valgte leverandør er like stor eller høyere. På underkriteriet ”Periodiske vedlikehold”, fikk imidlertid valgte leverandør karakteren 2, selv om prisdifferansen her var betraktelig høyere i disfavør av valgte leverandør. Etter klagenemndas beregninger var prisdifferansen her i snitt 373 %, samtidig som prisdifferansen på i alt 7 av de totalt 9 underpostene under dette underkriteriet oversteg 233 % i disfavør av valgte leverandør. Den høyeste prisdifferansen var på hele 823 %. Når valgte leverandør likevel ble gitt karakteren 2 her, fremstår dette etter klagenemndas oppfatning som klart vilkårlig. Dersom den evalueringsmåte som tilsynelatende er benyttet for administrasjonstillegg også hadde blitt lagt til grunn for periodisk vedlikehold, skulle valgte leverandør vært gitt karakteren 1. Dette ville etter klagenemndas beregninger medført at valgte leverandør totalt ville fått lavest poengsum, med en total poengsum på 7,72, mot klagers 7,84. Dette ville i så fall også innebære at kontraktstildelingen ikke har skjedd til den tilbyderen som hadde den høyeste poengsummen. Nemnda tar ikke stilling til hvilken poengsum valgte leverandør og klager faktisk skulle fått på de enkelte postene, men nøyer seg med å konstatere at poengsettingen på de fremhevede postene ikke fremstår forenlig med hverandre og at evalueringen som sådan således heller ikke er forenlig med regelverket.

 

(91)     Dersom innklagede hadde fulgt den metoden som er skissert for karakterberegningen av priskriteriet i innklagedes e-post av 25. mai 2009, skulle klager etter det nemnda kan se på grunnlag av den fremlagte dokumentasjonen, hatt karakteren 9 på underkriteriet ”Kjøring”. Dette ville etter klagenemndas beregninger medført at klager fikk en total poengsum på 7,90, slik at klager også på dette grunnlag ville stått igjen med den høyeste poengsummen. Klagenemnda har derfor vanskelig for å forstå at innklagede kan ha benyttet den metoden som er skissert i e-posten på det tidspunktet da karakterfastsettingen faktisk ble foretatt. Spørsmålet egner seg for øvrig heller ikke for endelig stillingtagen i en skriftlig saksbehandling i nemnda.

 

(92)     Nemnda tar ikke stilling til hvorvidt det var vilkårlig å gi valgte leverandør karakteren 2 istedenfor 1 på underkriteriet ”Beredskapsvakt”, slik klager har anført. Nemnda tar heller ikke stilling til klagers øvrige anførsler, da disse etter det opplyste kun er fremsatt fordi de etter klagers oppfatning kan ha relevans for et krav om positiv kontraktsinteresse, på den måten at flere feil kan kumuleres ved vurderingen av om det foreligger et vesentlig regelbrudd. Etter nemndas oppfatning må den vilkårlige karaktersetting innklagede her har foretatt anses som en vesentlig feil, da denne kan ha medført at valgte leverandør urettmessig fikk høyest poengsum, og basert på dette fikk tildelt kontrakten. Nemnda tar ikke stilling til om vilkårene for et krav om erstatning for positiv kontraktsinteresse er oppfylt.

 

Konklusjon:

Stavanger Universitetssykehus – Helse Stavanger HF- har brutt kravet til forutberegnelighet i lovens § 5 ved å foreta en vilkårlig karaktersetting under tildelingskriteriet ”Totalkostnader”.

 

Klagers øvrige anførsler ble ikke behandlet.

 

For klagenemnda,

8. juni 2009

 

Siri Teigum