KLAGE OVER AVVISNINGSVEDTAK: OKSFJORD CAMPING HANSEN – FINMARK FYLKESKOMMUNE

Sekretariatet besluttet ved brev av 26.02.2009 å avvise klagen etter forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser av 15.11.2002 § 9. Bakgrunnen for avvisningen var at saken anses uhensiktsmessig for behandling i nemnda fordi klagen ikke kan føre frem. Klage over avvisningsbeslutninger må etter klagenemndforskriften § 9 foreligge senest innen tre virkedager. Klager meddelte i e-post av 28.02.09 at han ønsket å påklage avvisningsbeslutningen, men ga uttrykk for at han ville komme med en nærmere begrunnelse når han hadde mottatt brevet pr. post. Slik nærmere begrunnelse ble oversendt den 03.03.2009. Klagen må dermed anses rettidig fremsatt.

Saksdokumentene er deretter sendt til klagenemndas leder, som etter klagenemndforskriften § 9 skal behandle klager over sekretariatets avvisningsvedtak.

Saken dreier seg om hvorvidt valgte tilbud skulle vært avvist på grunn av manglende underskrifter. I klagen over avvisningsbeslutningen anføres at i utlysningsteksten og i  presentasjonen under anbudsmøtet ble det klart opplyst at tilbudene måtte være signert og innlevert før anbudsfristens utløp for å kunne bli vurdert. Når man da bare hadde lov til å inngi samleanbud sammen med enkeltanbud på begge veier, må plikten til å signere anbudene gjelde for alle tre anbud. Her er det på det rene at ikke alle tre tilbud fra valgte tilbyder var signert, og klager mener at det var samleanbudet – det som ble valgt – som ikke var signert.

Innklagede har i klagesaken hevdet at samletilbudet var signert, men ikke de to enkelttilbudene, som derfor ble signert under anbudsåpningen. Innklagede har fremlagt kopi av tilbudene som viser at samletilbudet er datert og signert den 19.06.2008, dagen før innlevering, mens de to enkelttilbudene på henholdsvis Fv 71 og 72 er datert 20.06.2006, da tilbudsfristen utløp og åpning fant sted i nærvær av klager og valgte tilbyder.

Klagenemndas leder har, foruten avvisningsbeslutningen og klagen over denne, gått gjennom samtlige dokumenter i saken og kommet til at sekretariatets avvisningskonklusjon må opprettholdes.

Klagenemndas leder anser det ikke nødvendig å ta standpunkt i partenes uenighet om hvilke/t anbud som var signert og hvilke/t som ikke var signert. Det som fremkommer av den fremlagte presentasjonen fra anbudsmøtet, og som klagenemnda må holde seg til, er at ”tilbud skal være underskrevet og SVV i hende innen frist for å bli vurdert”. Sakens utfall beror på en tolkning av dette utsagn.

Klagenemndas leder er enig med sekretariatet i at dette utsagn åpenbart må tolkes i tråd med regelverket; at innklagede ikke med dette har ment å binde seg utover det som følger av anskaffelsesforskriftens regler. Dersom det hadde vært meningen å innføre strengere avvisningsregler enn det som ellers følger av regelverket, burde dette vært sagt langt klarere, også av hensyn til forutberegneligheten for tilbyderne.

Av anskaffelsesforskriften § 11-11 (1) a følger at tilbud som leveres etter fristen uten videre må avvises. Dette er oppdragsgivers plikt. Anskaffelsesforskriften § 11- 2 (2) stiller også krav om at tilbudet skal være signert. Manglende signatur fører imidlertid ikke til en automatisk avvisningsplikt som ved for sent leverte tilbud. Avvisningsspørsmålet ved manglende signatur er regulert i forskriften § 11-11 (2) d, som gir oppdragsgiver rett, men ingen plikt til å avvise der tilbudet ikke er signert eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende.

Dersom det kan være tvil om at tilbyder har ment å forplikte seg, bør tilbudet avvises, men der hvor det er klart at den manglende signatur beror på en lapsus, kan man altså se bort fra  mangelen. I rettlederen til regelverket utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet  sies uttrykkelig at regelen i § 11-11 (2) d om manglende signatur må ses i sammenheng med adgangen til å rette feil, se § 12-1.

Det at valgte tilbyder i dette tilfellet utvilsomt hadde underskrevet på ett eller flere av tilbudene, men ikke alle, er en sterk indikasjon på at manglende signatur på samtlige tilbud var en slik lapsus. Det er da ikke i strid med regelverket at oppdragsgiver, umiddelbart etter å ha oppdaget feilen, forsikrer seg om at leverandøren har ment å inngi et bindende tilbud, og lar være å avvise på grunn av manglende signatur.

Klagenemndas leder finner altså at sekretariatets avvisningsbeslutning må bli å opprettholde.

Denne beslutning sendes klager via e-post og i ordinær postgang. Kopi sendes innklagede til orientering.

Bjørg Ven

Klagenemndas leder