Innklagede gjennomførte en åpen
anbudskonkurranse for inngåelse av rammeavtale vedrørende kjøp/leasing av kopi-
og multifunksjonsmaskiner. Klagenemndas flertall fant at innklagedes avvisning
av klager med hjemmel i forskriftens § 20-12 (2) d var rettmessig. Nemnda
konkluderte med at innklagede i strid med regelverket hadde gjort vesentlige
endringer i konkurransegrunnlaget etter at konkurransen var kunngjort. Videre
var regelverket brutt ved at det ikke innen 15 dager fra klagers anmoding ble
gitt en tilfredsstillende nærmere begrunnelse. Innklagede hadde også brutt
kravet til forutberegnelighet under evalueringen av tildelingskriteriet pris.
Kravet til likebehandling var brutt ved at ikke samtlige leverandører fikk
forespørsler om forlengelse av vedståelsesfristen. Endelig fant klagenemnda at
innklagede hadde brutt regelverket ved at bare en representant fra
oppdragsgiver var til stede under tilbudsåpningen. Klagers øvrige anførsler
førte ikke frem.
Klagenemndas avgjørelse 25. februar 2008 i sak 2008/2
Klager: Konica
Minolta Business Solutions Norway AS
Innklaget: Kommunene Fredrikstad,
Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde
Klagenemndas medlemmer: Kai
Krüger, Andreas Wahl, Jakob Wahl
Saken gjelder: Avvisning
av klager etter forskriftens § 20-12 (2) bokstav d. Tilbudsåpning. Endring av
konkurransegrunnlag etter kunngjøring, men før tilbudsfristens utløp.
Begrunnelse og nærmere begrunnelse. Tilbudsevaluering. Forlengelse av
vedståelsesfrist.
Bakgrunn:
(1)
Fredrikstad kommune kunngjorde 18. mai 2007 på vegne av kommunene
Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde (Innkjøpssamarbeidet Østfold
Nord-Vest) (heretter kalt innklagde), en åpen anbudskonkurranse for inngåelse
av rammeavtale vedrørende kjøp/leasing av kopi- og multifunksjonsmaskiner.
Avtaleperioden var angitt å være fire år. Det fremgikk av kunngjøringen at
Hvaler kommune skulle ha opsjon på å tiltre avtalen.
(2)
Kopi- og multifunksjonsmaskinene var delt inn i følgende
volumgrupper/segmenter, jf konkurransegrunnlagets punkt 2.1:
Segment 1a=A4 15-29
utskrifter pr minutt
Segment 1b=A3 15-29
utskrifter pr minutt
Segment 2: 30-49
utskrifter pr minutt
Segment 3: 50-85
utskrifter pr minutt
(3)
Om forventet innkjøpsvolum fremgikk det følgende i
konkurransegrunnlagets punkt 2.2:
Det presiseres at avtalen
gjelder for nye anskaffelser dvs at de avtaler som løper i dag, vil løpe til
de går ut eller sies opp. Deretter skal nye avtaler inngås gjennom rammeavtaleleverandøren.
Volumene er estimert basert
på statistikk og innhentede opplysninger. Forbruket vil være avhengig av
oppdragsgivers budsjettsituasjon, aktiviteter og andre rammefaktorer.
Oppdragsgiver har estimert
antall kopier på multifunksjonsmaskinene og sort hvit maskin
|
Kombi farge
|
Antall
ark sort /hvitt
Per maskin
|
Antall ark kombi farge
Per maskin
|
Antall maskiner
Sort/hvit
Moss
|
Antall maskiner sort/hvit
Fr.stad
|
Antall maskiner kombi farge. Moss
|
Antall maskiner kombi farge, Fr.stad
|
|
Segment 1a 15-29
|
57000
|
0
|
20
|
60
|
0
|
0
|
|
Segment 1b 15-29
|
57000
|
38000
|
63
|
82
|
0
|
5
|
|
Segment 2 30-49
|
57000
|
38000
|
144
|
23
|
10
|
12
|
|
Segment 3 50-85
|
144000
|
96000
|
36
|
28
|
17
|
18
|
Av estimert snittvolum er
det beregnet at kombimaskiner (farge/sort,hvitt) vil utskriftsvolumet med
sort/hvitt utgjøre ca 80 %, og at utskriftsvolumet med farge vil utgjøre ca 20
%. Dette gjelder i alle segmentene.
Oppdragsgiver beregner at
hovedtyngden av maskinparken i avtaleperioden vil bestå av sort/hvitt maskiner,
og tilbyder må garantere at de kan levere tilbudte modeller eller tilsvarende i
hele avtaleperioden.
Utviklingen vil nok gå mot
en vridning i antall sort/hvitt maskiner til fordel for kjøp av flere
kombimaskiner, og dette anslås å ligge på om lag 30 % i avtaleperioden.
Oppdragsgiver bruker i
hovedsak leasing som finansieringskilde og evalueringen vil baseres på dette,
og ikke kjøp.
(4)
Konkurransegrunnlagets vedlegg 3 bestod av Prisskjema/kravspesifikasjon.
Et av skjemaene i vedlegg 3 var Kravspesifikasjon kvalifikasjonskrav.
I dette skjemaet var det angitt en mengde må-krav leverandørene skulle angi om
de oppfylte eller ikke. Det fulgte av skjemaet at alle må-krav måtte oppfylles,
og at dersom må-kravene ikke var oppfylt, ville tilbudet bli avvist. I et annet
skjema, Kravspesifikasjon, var det angitt flere krav/forhold i
tilknytning til tildelingskriteriene Kvalitet/funksjonalitet og Miljøhensyn
som leverandørene skulle svare på om de oppfylte eller ikke. Det var ikke
opplyst at dette var må-krav. Det tredje skjemaet var Prisskjema hvor
leverandørene skulle fylle inn priser for maskiner i de ulike segmentene.
(5)
Prisskjemaet og kravspesifikasjonen viste at hvert maskinsegment var
delt inn i to, henholdsvis a og b. Punkt a innenfor hvert segment var
sort/hvitt maskiner, mens punkt b var kombi/farge maskiner.
(6)
Fra skjemaet Kravspesifikasjon kvalifikasjonskrav inntatt i
vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget, hitsettes:
[
]
|
Nettverkfunksjon
|
|
|
|
Utstyret må kunne
kobles direkte opp i det interne datanettverket.
|
Må-krav
|
[
]
|
|
10/100 Base T
|
Må-krav
|
|
|
PC-plattformer:
NT4, Win2000, Win2003,XPCitrix client (ICA) Vista
|
Må-krav
|
|
|
Server-plattformer:
NT4, Win2000, Win2003 Win terminalserver
|
Må-krav
|
|
|
Fungere I et miljø med
Metaframe/Citrix Presentasjons server 4.5¤
|
Må-krav
|
|
|
IPP (Internett Printing
Protocol)
|
Må-krav
|
|
|
Støtter TCPip, SNMP,
HTTP
|
Må-krav
|
|
[
]
(7)
Av konkurransegrunnlagets punkt 1.8 Tilbudsåpning fulgte at de
innkomne tilbud
vil bli åpnet av minst to representanter fra
oppdragsgiver.
(8)
Kontrakt skulle i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 4.1 tildeles
leverandøren som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet basert på
følgende tildelingskriterier:
·
Pris/anskaffelseskost/andre kostnadskomponenter
·
Kvalitet/funksjonalitet (jfr pkt 5.6 og
kravspesifikasjonen/prisskjemaet)
·
Service (jfr pkt 5.7)
·
Leverings- og returordninger (jfr 5.3)
·
Miljøhensyn (jfr pkt 5.5 og kravspesifikasjonen/prisskjemaet)
Tildelingskriteriene for
kontrakt er opplistet i prioritert rekkefølge.
Vektes som følger: pris 40 %
Kvalitet/funksjonalitet: 30 % Service: 20 % lev og returordninger: 5 %
Miljøhensyn: 5 %
(9)
Det fulgte av konkurransegrunnlagets punkt 1.4 Vedståelsesfrist
at tilbudene skulle være bindende i 90 dager fra tilbudsfristens utløp.
Tilbudsfristen var i henhold til konkurransegrunnlagets punkt 1.5 den 11. juli
2007 kl 12.00.
(10) En leverandør,
Sharp Electronics Norge, sendte 24. mai 2007 e-post til innklagede hvor det ble
stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget. Fra e-posten hitsettes:
Kravspesifikasjonen
modell gruppe 1A
Det
oppgis at man her ønsker en A4 maskin. Som en del av må kravene skal denne
modellen ha A3 papirformat, Zoom fra A5-A3, minimum 50 ark i dok.mater,
stifting og mulighet for sikret utskrift via pin kode.
På
denne type mindre A4 maskiner beregnet for f.eks barnehager, mindre kontorer,
er det svært få modeller på markedet som kan tilfredsstille krav om 50 ark i
dok. mater (30 er mer vanlig), mulighet for stifting, skanning A3-A4 og sikret
utskrift via pin kode (Uten at man setter på eksternt utstyr). Prøveutskrift er
også en funksjon som krever harddisk, og vil fordyre en liten modell betydelig.
Vi
regner også med at papirformat A3 og Zoom fra A3-A5 heller ikke er et må krav
på denne modellgruppen.
Dersom
målet med denne modellgruppen er å få tilbud på en rimelig A4 maskin bør man
vurdere å endre noen av må-kravene.
(11) Innklagede
besvarte henvendelsen ved e-post av 30. mai 2007 hvor det fremgikk følgende:
Dine
spørsmål om Kravspesifikasjon og pris skjema er vurdert og vi korrigerer dette
slik at det blir korrekt, takk for innspill.
[
]
(12) Den 31. mai 2007
kl 10.37 sendte innklagede ut e-post til samtlige leverandører som hadde fått
utleverte konkurransegrunnlaget. Av e-posten fulgte at Det er foretatt
endringer i dokumentet etter innspill fra en tilbyder. Dette gjelder maskiner i
segment 1..
Vedlagt e-posten fulgte en revidert kravspesifikasjon. Må-kravene var
opprinnelig fordelt på 258 rubrikker. I den reviderte versjonen var seks av
rubrikkene skraverte ut med grå farge. Rubrikkene som var skravert var:
- Papirformat A3 Segment
1 a
- Papirformat A3 Segment
1 b
- Stifting Segment
1 a
- Minimum 30 ark ved stifting Segment
1 a
- Mulighet for
innlegg/forside/bakside Segment 1 a
- Mulighet for prøveutskrift Segment
1 a
(13) Samme dag, 31.
mai 2007, kl 14.54 sendte innklagede ut enda en ny versjon av
kravspesifikasjonen. I denne versjonen ble fem av de skraverte rubrikkene
beholdt, mens skraveringen for Papirformat A3 på segment 1 b var
fjernet. I tillegg var funksjonene Har elektronisk postkasse og Mulighet
for hulltaking for sort/hvit maskinene i segment 1 a under tildelingskriteriet Kvalitet/funksjonalitet, skravert ut.
(14) Konica Minolta
Business Solutions Norway AS (heretter kalt klager) sendte 1. juni 2007 en
e-post til innklagede hvor det ble bedt om å få oversendt en skriftlig
spørsmålsformulering som var bakgrunn for endringene i kravspesifikasjonen
meddelt 31. mai 2007.
(15) Innklagede
besvarte henvendelsen i e-post av 4. juni 2007. Av e-posten fremgikk følgende:
I vår saksbehandling
etterstrever vi forutsigbarhet og åpenhet. Vi har et motiv og det er at
grunnlaget skal gi likebehandling. At en telefonhenvendelse sammen med
egenvurdering ikke skulle ivareta dette skjønner jeg ikke. At vi skal
rekonstruere en telefonsamtale for å rettferdiggjøre en endring kan jeg ikke se
er et brudd på regelverket. Det er ingenting som holdes tilbake av informasjon
slik det antydes i din mail. Dersom det er skapt et slikt inntrykk beklager jeg
det. Jeg er klar over at dette er et komplisert område og det er nettopp derfor
det er viktig å motta innspill fra bransjen. Jeg ønsker derfor å ta hensyn til
innspill som kommer og som kan rette opp eventuelle uklarheter som måtte være i
grunnlaget, ansvaret for korrigeringer ligger allikevel hos oppdragsgiver og
det er den vurderingen jeg gjør når vi for eksempel endrer på underlaget. [
]
(16) Klager
sendte en ny e-post til innklagede 5. juni 2007. I e-posten ble det
stilt flere spørsmål i tilknytning til endringen av kravspesifikasjonen på
bakgrunn av telefonhenvendelse fra en leverandør.
(17) Etter det
opplyste for klagenemnda ble innklagede kontaktet av flere leverandører som
hadde spørsmål og innspill til konkurransegrunnlaget. Flere av spørsmålene som
var innkommet skriftlig samt svar på disse, ble samlet og sendt per e-post den
5. juni 2007 til leverandørene som hadde fått tilsendt konkurransegrunnlag. Fra
e-posten med spørsmål og svar hitsettes:
Del
2
Punkt
2.2 Forventet innkjøpsvolum
Spørsmål
1.
Dere
angir at dere skal kjøpe ca 80 maskiner i segment 1 for A4 maskiner, og at
disse maskinene kjører ca 57 000 klikk pr år i snitt. Vi finner dette
uvanlig høyt, med tanke på at dette i utgangspunktet er kun bordmodeller. Og i
sitt forrige anbud hadde Fredrikstad et snitt på bare 10 000 i dette
segmentet, noe som virker mer narutlig.
SVAR
Vi har på bakgrunn av
spørsmålet/ deres kommentar sett at oppgitt snittvolum ikke harmonerer med
fakta og det er således gjort en feilberegning fra vår side.
Feilberegningen skyldes
endring i segmentering fra tidligere som ikke ble hensyntatt i tilstrekkelig
grad.
Som dere hentyder ligger
snittvolum i segment 1a på 10 000 sider hvilket også er i tråd med
tidligere forespørsel.
Dette bes rettet til
10 000 sider. Det er ikke beregnet noe fargevolum i segment 1a.
Spørsmål 2.
Vedrørende forholdet
sort/hvit maskiner og kombimaskiner så har dere tatt i bruk en formel som sier
at snitt volum totalt på kombimaskiner i segment 2 og 3 % lavere enn sort/hvit
maskinene. Hvorfor dette? Og menes det at brukersteder som dokumentintensive
ikke skal ha kombimaskiner av en spesiell årsak som ikke er nevnt?
Svar
Formelen dere henviser
til forstås som fordeling mellom fargevolum og sort/hvit volum segment 1b, 2
& 3.
Presisering og rettelse:
·
Volum i gruppe b skal totalt være 40000 sider (se
forklaring spm 1)
·
Fordeling mellom sort/hvit og fargevolum skal være, som
antydet i tekst 80/20 hvor totalvolumet er summen av 1ste og andre kolonne.
Dette innebærer følgende:
Totalvolum segment 1 b: 40 000
sider
S/H volum 1
b: 32 000 sider
Farge volum
1 b: 8 000 sider
Totalvolum
segment 2: 95 000 sider
S/H volum
2: 76 000 sider
Farge volum
2: 19 000 sider
Totalvolum
segment 3: 240 000 sider
S/H volum
3: 192 000 sider
Farge volum
3: 48 000 sider
Spørsmål 3.
I segment 3 hvor sort/hvit
hastigheten er på 50-85 spm, noe som er relativt høy hastighet, har dere kun
antatt et snitt volum på 144 000 på rene sort/hvit maskiner og kun
96 000 på kombimaskiner. Med så små volumer må det totalt sett for
kommunen være mer fordelaktig å anskaffe flesteparten av disse maskinene fra
segment 2, da prisene er lavere og ikke minst kombimaskinen i segment 2 vil
kunne håndtere et snitt på 96 000 pr år uten problemer.
Svar
Volum er ikke 144000 hhv
96000, men samlet 240 000
Rene sort/hvit maskiner
vil ha samme totalvolum, men vil ikke få noen dreining fra sort/hvit til farge
naturlig nok.
Vi presiserer nok en gang
at dette er estimater. Kolonne 2 & 3 i skjema på side 7 i anbudsgrunnlaget
er å forstå slik:
Antall ark sort/hvit per
maskin = sort/hvit volum
Antall ark kombi farge
per maskin = fargevolum
Sum disse 2 kolonnene er
å forstå som totalvolum pr maskin.
(18) I e-post fra
klager til innklagede av 11. juni 2007 fremgikk følgende:
[
] For å være helt sikre
på at vi ikke har misforstått, ber vi om en bekreftelse på følgende
Ved evalueringen av
kriteriet pris/anskaffelseskost/andre kostnadselementer legges følgende enhets-
og printvolum til grunn:
*Antall maskiner sort/hvitt
og kombi er det antall som er oppført i opprinnelige tabell under punkt 2.2 i
konkurransegrunnlagets side 7. Her er det altså ingen endringer.
(19) Innklagede besvarte
henvendelsen ved e-post av 12. juni 2007 på denne måten:
Ja nå tror jeg at vi
faktisk har klargjort de uklarhetene som har vært så langt, [
]
(20) Innen
tilbudsfristens utløp 11. juli 2007 var det kommet inn tilbud fra fem
leverandører. Blant disse var klager, Canon Norge AS (heretter også kalt Canon
og valgte leverandør) og Ricoh Norge AS (heretter kalt Ricoh). Tilbudene fra de
øvrige to leverandørene ble avvist.
(21) I klagers tilbud
fremkom at pris per utskrift for sort/hvitt maskin i segment 3 var kr 0,02.
(22) Av
anskaffelsesprotokollen fremkom at det var en person til stede ved
tilbudsåpningen 16. juli 2007.
(23) Ved e-post av
28. september 2007 ba innklagedes innkjøpssjef om at klager forlenget
vedståelsesfristen til 1. november 2007. Klager besvarte henvendelsen i e-post
samme dag. I klagers e-post stod det følgende:
Det er selvsagt helt
uproblematisk for oss. Er det noe jeg kan bidra med i prosessen er det bare å gi
et signal.
Jeg har kjøpt noen billetter
til Queen Showet på City Scene den 03.11.07. Det blir da med middag og show på
kvelden. Det blir i så fall bare deg og en representant for Østfold Fotball
Krets.
Dersom du har lyst/mulighet
til å være med hadde det vært veldig hyggelig. Vi kunne eventuelt kombinert
dette med en demo av de maskinene vi har tilbudt i anbudet.
(24) Canon og Ricoh
forlenget også vedståelsesfristen for sine tilbud til 1. november 2007.
(25) Ved brev av 3.
oktober 2007 ble klager meddelt at kontrakt var tildelt Canon Norge AS. I
meddelelsesbrevet fremgikk følgende:
Evalueringen er gjennomført
etter de kriterier som er forutsatt i konkurransegrunnlaget.
Kriteriene er vektet etter
de opplysinger som ble kunngjort. Det er lagt relative forskjeller til grunn.
Det beste poengresultatet
fikk Canon.
Canon Norge AS, er derfor
innstilt som leverandør i kontraktsperioden.
Begrunnelse for valget:
|
Kriterier
|
Cannon
|
Sum
|
[
]
|
Konica
|
Sum
|
|
Pris 40 %
|
|
|
|
|
|
|
Poeng kriterier
|
10
|
400
|
|
9,5
|
380
|
|
Kvalitet/funksjonalitet
30 %
|
|
|
|
|
|
|
Poeng kriterier
|
10
|
300
|
|
9
|
270
|
|
Service 20 %
|
|
|
|
|
|
|
Poeng kriterier
|
9,5
|
190
|
|
9
|
180
|
|
Lev/retur ordn. 5 %
|
|
|
|
|
|
|
Poeng kriterier
|
9,5
|
47,5
|
|
9
|
45
|
|
Miljø 5 %
|
|
|
|
|
|
|
Poeng kriterier
|
9
|
45
|
|
8
|
40
|
|
SUM
|
|
982,5
|
|
|
915
|
På
kriteriet pris var Canon slik det fremgår av vektingen ca. 4 % lavere enn
nærmeste konkurrent. Dette prinsippet er brukt gjennom hele poengsettingen. Der
hvor det har vært grunnlag for å utøve skjønn har vi tatt hensyn til de
relative forskjellene. Poengberegningen har derfor vært finmasket og
reflekterer de forskjeller som har fremkommet.
(26) I brev datert
10. oktober 2007 ba klager om svar på flere spørsmål i tilknytning til
tildelingsbeslutningen. Fra brevet hitsettes:
Vi ber om et snarlig svar
på følgende spørsmål:
·
Hva menes med at det er lagt relative forskjeller til grunn i
evalueringen?
·
Hvor mange maskiner pr. segment både s/hv. og farge er lagt
til grunn ved beregningen av tilbydernes totale pris?
·
Hvilket print volum innenfor det enkelte segment er lagt til
grunn ved beregningen?
Her er det viktig at volumet
splittes i hhv. s/hv. på maskinene som kun kjører s/hv., og s/hv. og farge på
kombimaskinene
·
Er det forutsatt både kjøp og leie og hva er i så fall
fordelingen?
·
Hva er den totale kontraktsverdi på Canons tilbud og hva er
tilsvarende verdi på vårt?
·
Hvordan er kriteriet kvalitet/funksjonalitet vurdert? Hvordan
fremkommer poengene?
·
Hvordan er kriteriet miljø vurdert? Hvordan fremkommer
poengene?
(27) Innklagede
besvarte henvendelsen ved brev av 11. oktober 2007. Fra innklagedes brev
hitsettes:
Med relative forskjeller
har vi speilet den prosentuelle forskjellen når vi har poengsatt, dette er et
innarbeidet og anerkjent prinsipp.
På de øvrige spørsmålene
fram til kvalitet / funksjonalitet er dette klargjort i konkurransegrunnlaget.
På
kriteriet miljø er det vurdert de linjene som var oppgitt og her var Richo
best.
På
kriteriet funksjonalitet har vi gjort evalueringen på kriterier hvor vi har
registrert ulikeheter, så som hastighet, dpi og øvrige punkter hvor tallverdier
angir ulikhetene på oppfylte krav med ja og nei svar er ulikhetene helt
marginale.
Vi
vurderte på bakgrunn av dette Canon som best.
(28) Ved brev av 15.
oktober 2007 påklagde klager, via sin advokat, tildelingsbeslutningen. Det ble
samtidig påpekt at det ikke var gitt en tilfredsstillende begrunnelse for valg
av tilbud, og det ble bedt om at dette ble gitt.
(29) Den 23. oktober
2007 sendte klagers advokat begjæring om midlertidig forføyning til Fredrikstad
tingrett.
(30) Innklagede
avviste klagen av 15. oktober 2007 ved brev datert 23. oktober 2007. Brevet ble
mottatt hos klagers advokat 25. oktober 2007.
(31) Fredrikstad
tingrett avsa kjennelse den 26. oktober 2007 som påla innklagede å gi klager en
tilfredsstillende redegjørelse og begrunnelse.
(32) Samme dag, 26.
oktober 2007, sendte klagers advokat et nytt brev til innklagede hvor det blant
annet ble bedt om begrunnelse som var i samsvar med regelverket.
(33) Innklagede
besvarte henvendelsen i brev datert 6. november 2007. Fra innklagedes brev
hitsettes:
Når
det gjelder innstilling/evaluering ble det økonomisk mest fordelaktige tilbud
valgt.
Priskriteriet
i seg selv teller 40 %. Totalverdiene av tilbudene er som det fremgår:
Kr.
7.102.500 (Canon), kr. 7.408.252 (Ricoh), kr. 7.475.000 (Konica Minolta).
I
et sammenlignende oppsett, jf vedlagte kopier, der de respektive tall/verdier
fra leverandørene er lagt til grunn i forhold til konkurransegrunnlaget for de
forskjellige kriterier, fremkommer som resultat at Canon totalt sett kom best
ut.
Under teknisk
funksjonalitet/kvalitet er det skjønnsmessig lagt større vekt på for eksempel
at en maskin har høyere hastighet i kopiering enn faktoren oppvåkningstid fra
hvilemodus.
Canons tall scorer her best,
men slik vektlegging var det enighet om før tilbudsåpning.
På miljø scorer Ricoh best.
På svanemerke svares det likt.
Dersom
det er uklarheter/spørsmål i relasjon til de oppgitte tall/verdier i vedlagte
sammenligningen anses det mest hensiktmessig eller nødvendig med gjennomgåelse
i et møte med innkjøpsavdelingen.
(34) Ved brev av 14.
november 2007 fastholdt klagers advokat forhold påklagd i tidligere brev. Det ble
samtidig bedt om et møte med innklagede.
(35) Møte mellom
klager og innklagede ble avholdt 23. november 2007.
(36) I etterkant av
møtet sendte innklagede den 3. desember 2007 et brev til klagers advokat. I
brevet søkte innklagede å gi en ytterligere spesifikasjon/konkretisering av
tilbudsevalueringen. Fra brevet hitsettes:
Når
det gjelder kriteriet Leverings-returordninger (vektet til 5 %) er svarene
fra begge vurdert som omtrent like gode, men etter innkjøpsavdelingens skjønn
synes det som om Canon har et bedre tilbud.
Konica
Minolta har på nye maskiner beskrevet 2 dagers kortere leveringstid enn Canon.
I
motsetning til Konica Minolta beskriver imidlertid Canon konkrete forberedelser
til hvordan installasjonene skal foretas i samarbeid med IT-avdelingen.
Konica
Minolta oppgir bare som akseptert at levering anses gjennomført når varen er
mottatt og godkjent/klar til bruk, på avtalt sted, - med 4 dagers leveringstid.
Ut
fra et IT-driftsaspekt, med stor vekt på den spesielle driftssituasjonen for
plattformen, er det reist et stort spørsmål ved hvordan forberedelsen til
installasjonen er tenkt gjennomført fra Konica Minolta og på hvilket grunnlag
svaret på dette punkt er oppgitt.
Særlig
driftssjefen i IT-avdelingen, som kjenner kompleksiteten i dette og arbeidsmengden
og personell i IT savner her et løsningsforslag som burde vært klart og
konkretisert.
Forskjellen
i leveringstid anser man fort kan utlignes ut fra denne uklarhet i forberedelse
og installasjonsrutiner.
(37) Vedlagt brevet
av 3. desember 2007 fulgte evalueringsskjema som viste hvordan klagers tilbudte
priser var evaluert, samt innkjøpssjefens kommentarer til tilbudsevalueringen. Fra
vedlagte evalueringsskjema hitsettes:
|
|
|
Evaluering
kopimaskiner 2007 Moss og Fredrikstad
|
|
|
|
|
|
|
|
Konica segm. 1
|
|
|
|
|
|
[
]
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Konica segm. 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Segm. 2a. sort, hvit
|
Segm. 2b farge
|
|
|
Kopimaskinevaluering
leie
|
|
|
|
|
|
Antall maskiner i
segment
|
|
312
|
22
|
|
|
Snitt volum pr maskin
|
12
|
76000
|
19000
|
418000
|
|
Sort/hvit kombi
|
|
sort
|
76000
|
1672000
|
|
[
]
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Segment 3
|
|
Segm. 3 sort.mask
|
Segm. 3a k.farge
|
|
|
Kopimaskinevaluering
leie
|
|
|
|
|
|
Antall maskiner i
segment
|
|
64
|
35
|
|
|
Snitt volum pr maskin
|
12
|
192000
|
48000
|
168000
|
|
[
]
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Servicepris pr
kopi/utskrift
|
|
0,035
|
[
]
|
|
|
|
|
|
|
|
|
[
]
|
|
|
|
|
(38) Fra innkjøpssjefens
kommentarer til tilbudsevalueringen hitsettes:
Kriteriet pris
Vurdering
[
]
Modeller som tilbys i
segment 1b er kombi farge / sorthvit maskiner.
Dersom alle disse maskiner
skulle skiftes ut med modeller tilbudt i segment 1b, ville vi påtvunget våre
virksomheter fargeløsninger uten at dette ville ha nødvendig nytteverdi.
Fredrikstad kommune og
innkjøpssamarbeidet Østfold Nord-vest ønsker av kostnadsmessige hensyn å
videreføre en allerede restriktiv innkjøpspolitikk knyttet til bruk av
fargekopier/utskrifter i kommunene.
Innkjøpsavdelingen har
derfor i sin evaluering for alle tilbydere valgt å tillegg disse 145 s/h
enhetene inn i tallgrunnlaget for segm. 2.a.
Totalt antall s/h maskiner
som er lagt til grunn i segment 2a er vedlagte exelskjema satt til 312 enheter
(145 s/h enheter fra 1b + 167 s/h enheter fra segment 2.)
(39) Klagers advokat
svarte ved brev av 17. desember 2007. I brevet ble det anført at de nærmere
forklaringer om tilbudsevalueringen i brev av 3. desember 2007, viste at det
var begått flere brudd enn klager tidligere hadde vært klar over.
(40) Ved e-post av
20. desember ba innklagede Canon forlenge vedståelsesfristen til 15. mars 2008.
Dette ble bekreftet av Canon i e-post av samme dag.
(41) Klager brakte
saken inn for klagenemnda ved brev av 3. januar 2008.
(42) Den 14. januar
2008 besluttet rådmannen i Fredrikstad kommune å avvise klager fra den pågående
konkurransen. Fra notat av 14. januar 2008 hitsettes:
I forbindelse med klage på
anskaffelsesprosessen av kopimaskiner, har kommunen gjennomgått dokumentasjon i
saken på nytt. I den forbindelse er rådmannen i dag gjort kjent med en e-post
fra Konica Minolta, der innkjøpssjefen er tilbudt middag og billetter på
revyshow. E-posten er etter hva rådmannen kan se knyttet opp til et svar på
anmodning om utsatt vedståelsesfrist på grunn av evalueringen, og er derfor å
anse som et utilbørlig forsøk på å påvirke kommunens ansatte i
beslutningsprosessen. Kommunen har av den grunn ikke den nødvendige tillitt til
Konica Minolta, har derfor i dag besluttet å avvise de fra konkurransen.
(43) Ved brev av 15.
januar 2008 ble klager meddelt at selskapet var avvist fra konkurransen. I
brevet ble det vist til e-posten av 28. september 2007. I brevet fremgikk
videre:
Kommunen oppfatter
henvendelsen som et forsøk på å påvirke innkjøpsansvarlig for anskaffelsen på
utilbørlig måte. Det anses i strid med kommunens etiske krav til sine
leverandører, å tilby denne type ytelser til innkjøpsansvarlige i en
evalueringsfase. Herunder vil kommunen fremheve at henvendelsen ikke har skjedd
åpent, men derimot direkte i e-post til den personen som ble tilbudt ytelsen.
At tilbudet knyttes opp mot et svar på anmodning om utsatt vedståelsesfrist, og
det samtidig legges til at man kan kombinere middag og revyshow med en
demonstrasjon av maskinene, gjør at det er vanskelig ikke å se tilbudet om
personlig ytelse i sammenheng med den pågående evalueringen.
På denne bakgrunn er det
besluttet å avvise Konica Minolta AS fra konkurransen, med hjemmel i forskrift
om offentlige anskaffelser § 20-12 (2) bokstav d). [
]
(44) Klager påklagde
avvisningen ved brev av 21. januar 2008.
(45) Det er ikke
inngått kontrakt i saken.
Anførsler:
Klagers anførsler:
Avvisning av klager
(46) Innklagedes
avvisningsbeslutning er ugyldig.
(47) For
det første har avvisningen skjedd på et for sent tidspunkt. Det var innklagedes
innkjøpssjef som fullt og helt styrte anskaffelsen. Han må derfor identifiseres
med oppdragsgiver. Dersom innkjøpssjefen tolket e-posten som et forsøk på
smøring fra klagers side, skulle han avvist klager umiddelbart, jf forskrift om
offentlige anskaffelser § 20-15 (1) som krever at avvisning skal skje så snart
som mulig.
(48) Avvisningsbeslutningen
må dessuten ses på som usaklig. Innklagede har her benyttet en e-post, som lenge har vært kjent for innklagedes ansvarlige, som et påskudd for å bli kvitt en
brysom og svært kjedelig sak. E-posten er selvsagt uheldig, men den ble sendt
av en overivrig nyansatt slagsjef i Sarpsborg uten at de to som håndterte
tilbudet fra hovedkontret var orientert. Det som tilbys i e-posten er av en nokså uskyldig karakter. Det er i henhold til forskriftens § 20-12 (2) ikke nok
at det har skjedd en forsømmelse: det kreves en alvorlig forsømmelse mot
faglige og etiske krav i bransjen, og da skal det atskilling mer til enn hva
som var tilfellet i foreliggende sak.
(49) I
tillegg kommer at innkjøpssjefen har en svært nær og personlig kontakt med en
av Canons representanter, Hans Torp, både privat og på annen måte. Vedkommende
representant hos Canon var blant annet eneste leverandør som fikk være til
stede på et seminar som Fredrikstad kommune arrangerte i samarbeid med KS den
27. og 28. oktober 2007.
Tilbudsåpning
(50) Tilbudene
ble åpnet av innklagedes innkjøpssjef alene, til tross for at det i
konkurransegrunnlagets punkt 1.8 stod at tilbudene skulle åpens av minst to
representanter fra oppdragsgiver. En slik fremgangsmåte er også i strid med
forskrift om offentlige anskaffelser § 20-7 (2).
Vesentlige
endringer av konkurransegrunnlaget etter kunngjøring
(51) Innklagede
har i strid med forskrift om offentlige anskaffelser § 17-2 (1) gjort
vesentlige endringer i kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget. Det er
særlig etterbehandlingen, endringen i kolonne 16 og 17 i arkfane 2 med
elektronisk postkasse og mulighet for hulltaking, som er av stor betydning.
Disse endringene medførte at Canon kunne tilby maskiner i segment 1a kr 10 -
15 000 billigere enn dersom konkurransegrunnlagets opprinelige krav skulle
vært oppfylt. I og med at gruppe 1a i konkurransegrunnlagets del 2 punkt 2.2 er
estimert til 80 maskiner, vil dette representere en prisforskjell på ca 0,8
1,2 mill kr. Det endrer altså prisrekkefølgen mellom tilbyderne vesentlig når
pris teller 40 %, høyst sannsynlig også rangeringen mellom tilbudene.
(52) De
seks spesifikasjonene som er endret, innebærer betydelige endringer i forhold
til hva som kan tilbys og ikke tilbys av maskiner.
(53) Det
er ikke riktig at klager er den eneste leverandøren som har reagert på
endringene.
(54) Det
er grunnlag for mistanke om at endringene ble gjort for at anskaffelsen skulle
være bedre tilpasset det Fredrikstad kommunes nåværende leverandør, Canon,
kunne levere til konkurransedyktige priser.
(55) E-posten
fra Sharp Electronics Norge av 24. mai 2007, som er gjort kjent for klager
under behandlingen for klagenemnda, og svaret på denne e-posten, skulle i
anonymisert form vært tilsendt alle konkurransedeltakerne, jf forskriftens §
17-2 (2).
Manglende begrunnelse
(56) Verken
meddelelsesbrevet av 3. oktober 2007 eller den nærmere begrunnelse i brev av
11. oktober 2007 oppfyller forskriftens krav til begrunnelse etter § 20-16 (1)
og (3).
(57) I
meddelelsen av 3. oktober er det kun gitt en matrise for hvordan de
forskjellige tildelingskriteriene har vært vurdert, uten at det gis noen
begrunnelse for poenggivningen i matrisen.
(58) I
brevet av 11. oktober gir innklagede ingen nærmere forklaring utover å henvise
til konkurransegrunnlagets krav. Innklagede besvarte heller ikke på dette
tidspunkt spørsmålet om total kontraktsverdi, hvilket oppdragsgiver i alle
tilfeller har plikt til, selv om enkelte priselementer kan være
taushetsbelagte. Dette ble først opplyst i kommuneadvokatens brev etter
kjennelse om midlertidig forføyning. Innklagede forsømte også sin plikt til å
gå nærmere inn på en sammenligning av klagers tilbud opp mot tilbudet fra
valgte leverandør, jf forskriftens § 20-16 (4).
(59) Klager
har etter hvert, og særlig ved innklagedes brev av 3. desember 2007, fått en
god nok begrunnelse for evalueringen til å konstantere at det er begått feil i
denne sammenhengen. Imidlertid opprettholdes anførselen om at de opprinnelige
begrunnelsene i meddelelsesbrevet av 3. oktober 2007 og det etterfølgende
brevet av 11. oktober 2007 ikke tilfredsstiller kravene i forskriftens § 20-16
(1) og (4).
Feil ved evalueringen av tildelingskriteriet Pris
(60) For
det første er det lagt feil pris til grunn i segment 3 på sort/hvitt
kopier/stifter. Her opererer innklagede i evalueringen av klagers tilbud med
3,5 øre pr kopi, mens prisen i klagers tilbud faktisk var på 2 øre.
(61) For
det andre har innklagede ikke vært konsekvent og fulgt sine egne anvisninger
med hensyn til antall sort/hvitt/farge-kopier som er lagt til grunn i det
enkelte maskinsegment. Av svaret på spørsmål 3 i e-posten av 5. juni 2007
(spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget) fremgår at for hver maskinkategori
skal antall s/h-kopier utgjøre det antall som er angitt i kolonne 2 i tabellen
i konkurransegrunnlagets punkt 2.2, mens antall fargekopier (gjelder bare
kombimaskiner) skal være antallet angitt i kolonne 3 i tabellen.
(62) For
segment 2 er for s/h-maskinene regnet 76 000 s/h-kopier, og for
kombimaskinene er regnet 76 000 s/h-kopier og 19 000 fargekopier,
totalt 95 000 sider. Etter presiseringen under svar på spørsmål 3 i e-post
av 5. juni 2007 skulle totalvolumet på 95 000 sider også legges til grunn
for s/h-maskinene. Dette er altså ikke gjort.
(63) I
segment 3 er sort/hvitt kopiene helt uteglemt for så vidt angår kombimaskinene.
Det totale volum på kombimaskinene her er derfor ikke blitt 240 000 sider,
men kun 48 000 sider fargekopi og ingen s/h-kopier. Dette er galt, hvilket
også fremgår av innklagedes egen forklaring under svar på spørsmål 3 hvor det
står at Volum er ikke 144 000 hhv 96 000, men samlet 240 000 på
kombimaskinene i segment 3.
(64) For
det tredje har innklagede i strid med regelverket gjort endringer i antall
maskiner innen de enkelte kategorier. Innklagede opplyste i brev av 3. desember
2007 at under evalueringen ble 145 kombimaskiner fra maskinkategori 1b (altså
kombinerte farge og sort/hvitt skrivere) flyttet over til segment 2a som er
rene sort/hvitt maskiner. Dette var ikke på noen måte opplyst om på forhånd. En
slik omlegging av kategorier ved prisevalueringen er totalt uforutsigbar og
klart i strid med lov om offentlige anskaffelser § 5. Leverandørene har priset
tilbudene ut fra det som er opplyst i konkurransegrunnlaget.
(65) Klager
er enig i at estimatene for så vidt gjelder antall maskiner i tabellen i
konkurransegrunnlagtes punkt 2.2, ikke er bindende eller gir noen garanti når
det gjelder innklagedes fremtidige uttak. Derimot kan det oppgitte antall ikke
fravikes ved evalueringen av tilbydernes priser.
Feil ved
evalueringen av tildelingskriteriet Levrings- og returordninger
(66) Under
evalueringen av dette kriteriet er dagens leverandør hos Fredrikstad kommune,
Canon Norge AS, tilgodesett på en utilbørlig måte. Det fremkommer av
innklagedes brev av 3. desember 2007 at det er gitt tilleggspoeng til Canon på
grunn av
den spesiell driftssituasjonen for plattformen. Hvis det
faktisk er slik at det foreligger en spesiell driftssituasjon for Fredrikstad
kommune, burde dette vært opplyst og beskrevet i konkurransegrunnlaget. Når det
ikke er redegjort nærmere for slike spesielle forhold, er det ikke mulig for en
utenforstående som stiller uten forkunnskaper å komme med løsningsforslag som
er klare og konkretiserte. I og med at Canon er eksisterende leverandør hos
Fredrikstad kommune og derigjennom har kunnskaper om Fredrikstad kommunes
systemer, har det her vært en forskjellsbehandling ved at innklagede ikke har
foretatt seg noe for å bringe de øvrige leverandørene opp på Canons
kunnskapsnivå. Det innebærer etter dette et brudd på kravet til likebehandling
å gi Canon tilleggspoeng i evalueringen på dette punkt.
Manglende likebehandling mht forlengelse av vedståelsesfrist
(67) Vedståelsesfristen
er utløpt for andre leverandører enn Canon. Det foreligger således bare ett
gyldig tilbud. Innklagede har med dette brutt kravet til likebehandling.
(68) Ettersom
klagers siktemål aldri har vært å få tildelt oppdraget, men tvert i mot har vært
å få stoppet anskaffelsesprosessen for å få den inn på rett spor, kan det ikke
innfortolkes forlengelse av vedståelsesfristen ved konkludent atferd. Videre
har heller ikke Ricoh fått mulighet til å forlenge vedståelsesfristen.
Erstatning
(69) Klagenemnda
bes uttale seg om det er grunnlag for erstatning for negativ
kontraktsinteresse.
Innklagedes anførsler:
Klagen må avvises
(70) Klagen
må avvises, prinsipalt som følge av at tilbudet fra klager ble avvist, jf
under, subsidiært som følge av at saken ikke egner seg for skriftlig
nemndsbehandling på grunn av sakens kompleksitet.
Avvisning av klager
(71) Prinsipalt
anføres det at avvisningen av klager var berettiget, og at det dermed ikke er
nødvendig for nemnda å gå inn på de øvrige anførslene klager har reist.
(72) At
ansatte gis tilbud om personlige gaver og tjenester i forbindelse med
gjennomføringen av anbudskonkurranser, er uakseptabelt for innklagede. Slike
gaver eller tjenester er etter sin art egnet til å kunne påvirke konkurransen,
ved at det er risiko for at det tas usaklige hensyn ved tildeling av kontrakt.
Dette ville i så fall være i strid med innklagedes interesser, og må derfor ses
på som illojalt og utilbørlig av klager.
(73) Innklagede
er ikke enig i at tilbudet om revyshow og middag kan bagatelliseres. Tilbudets
innhold og konteksten det er fremsatt i, gjør at tilbudet fremstår som et
alvorlig brudd på etiske krav i bransjen.
(74) Det
er vanskelig å se at avvisningen har kommet for sent. Kontrakt er ikke signert
med valgte leverandør. Saken ble først forelagt rådmannen, som øverste
administrative leder i kommunen, den 14. januar 2008. Rådmannen traff da
beslutning om avvisning umiddelbart. Det ligger i smøringens karakter at det
kan ta noe tid før slike tilbud blir kjent for øverste administrative ledelse. Det
kan ikke være slik at en leverandør som gir tilbud om slik smøring, skulle
være i en beskyttet posisjon knyttet til om avvisning skjer umiddelbart eller
ikke.
(75) Forskriftens
§ 20-12 (1) kan ikke ses på som en uttømmende regulering av hvilke situasjoner
det kan foreligge en avvisningsplikt. Der grunnprinsippene om likebehandling og
gjennomsiktighet ville brytes ved valg av et tilbud, må det være en
avvisningsplikt. Dersom innkjøpssjefen hadde akseptert tilbudet i foreliggende
sak, og klagers tilbud senere ble valgt, måtte de øvrige leverandørene kunne
påklage dette som et brudd på kravene til likebehandling og gjennomsiktighet. Kravene
til likebehandling og gjennomsiktighet tilsier derfor en avvisningsplikt av
klager.
(76) Klagers
påstand om at Torp var eneste leverandør som fikk være til stede på et seminar
som Fredrikstad kommune arrangerte i samarbeid med KS, er uriktig. Det var ikke
Torp som deltok på konferansen for Canon, men en kollega. Videre arrangerte
ikke Fredrikstad kommune seminaret. Kommunen bidro med teknisk gjennomføring,
men arrangøren var KS Innkjøpsforum. Det var andre leverandører til stede, og
enda andre var invitert.
Tilbudsåpning
(77) Det
erkjennes at forskriftens § 20-7 (2) er brutt ved at det bare var en person til
stede ved tilbudsåpningen.
Endring av konkurransegrunnlaget etter kunngjøring
(78) Klagers
anførsel på dette punktet gjelder endring av kravspesifikasjonen hva gjelder
mulighet for A3-format, stifting av ark, mulighet for innlegg/forside/bakside,
mulighet for hulltaking og elektronisk postkasse. Hva disse endringene teknisk
sett innebærer, hvilke konsekvenser endringene har for innklagedes dekning av
sitt behov og hvilken betydning dette eventuelt har for leverandørene, hviler
på en faktisk bevisførsel der skriftlige saksbehandling vil være mindre egnet.
Det anføres derfor at anførselen avvises som uegnet for nemndsbehandling, i det
saken er så kompleks.
(79) Subsidiært
anføres at endringene ikke er vesentlige og således ikke er i strid med
anskaffelsesregelverket.
(80) Det
er ikke tale om endringer som var i strid med opplysninger gitt i
kunngjøringen. Endringen kan derfor ikke ha avholdt noen leverandører fra å ha
deltatt i konkurransen.
(81) Videre
er det bare klager som har klaget på endringene. Dersom endringene var
vesentlige, kunne man forvente at også andre leverandører ville klaget.
(82) Kravene
som ble strøket i kravspesifikasjonen reflekterte ikke innklagedes reelle
behov. Kravene ville derfor vært unødvendig fordyrende. Dette må anses som
saklig begrunnelse for endringen, hvilket bør hensynstas.
(83) Det
er ikke slik at det kunne delta flere leverandører som følge av endringene. Det
er heller ingen leverandører som ble stengt ute. Det er de samme potensielle
leverandørene som kunne gi tilbud før og etter endringene. Også dette trekker i
retning av at det ikke var vesentlige endringer.
(84) Endringene
er foretatt hele 42 dager før tilbudsfristen gikk ut. Leverandørene hadde
således god tid til å områ seg og tilpasse tilbudene sine.
(85) Hva
man vil oppnå gjennom en avlysning og ny konkurranse, må også vektlegges i
vurderingen. I foreliggende sak ville klager ikke oppnådd noen ting, ettersom
det i en ny konkurranse ville bli lagt til grunn nøyaktig de samme kravene som
i den endrede kravspesifikasjonen. Ressursbruken, både hos oppdragsgiver og hos
potensielle leverandører, tilsier at konkurransen fullføres.
(86) Det
var opprinnelig satt 258 må-krav. At seks av kravene utgikk, fremstår i en slik
sammenheng ikke som vesentlig. Det må også vektlegges at endringene ikke
gjaldt for alle produktkategoriene, men kun for en del av dem.
(87) Innklagede
må ha en viss skjønnsfrihet i vurderingen av om endringer er vesentlige, så
lenge det ikke er grunn til å tro at endringene er usaklig motivert og
endringene ikke unødig begrenser konkurransen.
(88) Innklagede
kan ikke se at spørsmål og svar i e-postene fra og til Sharp, skulle vært
anonymisert og tilsendt alle konkurransedeltakerne. Forskriftens § 17-2 (2)
viser til Opplysninger som oppdragsgiver gir
skal meddeles alle. Det
står ikke at forespørselen skal meddeles. Dersom forespørselen har betydning
for å forstå rekkevidden av opplysingene som gis, er det derimot klart ut fra
kravet til likebehandling av også innholdet i forespørselen bør oppgis. Dette
var imidlertid ikke tilfellet i foreliggende sak.
Begrunnelse
(89) Innklagede
ga en tilstrekkelig begrunnelse for tildelingen i meddelelsesbrevet av 3.
oktober 2007. Klagenemnda har i tidligere praksis lagt til grunn at det er
tilstrekkelig å legge ved et evalueringsskjema som viser hvilken karakter
leverandørene har fått under hvert av kriteriene, i tillegg til en totalkarakter,
jf blant annet sakene 2003/218 og 2007/16. Dette har innklagede gjort. I
tillegg er det gitt enda flere opplysninger i begrunnelsen, idet det blant
annet er opplyst relative forskjeller i prisene.
(90) Innklagede
har også gitt en nærmere begrunnelse for valget. Klager ba om en nærmere
begrunnelse i brev av 10. oktober 2007. Innklagede besvarte henvendelsen i brev
datert 11. oktober 2007. I konkurransegrunnlaget var det uttrykkelig opplyst
hvilke vurderingspunkter som ville inngå i tildelingskriteriene. Når det var
vist til disse, og til at det var lagt til grunn relative forskjeller mellom
tilbudene i poengsettingen, anså innklagede det vanskelig å besvare spørsmålene
på noen bedre måte enn å vise til at svar på spørsmålene som var stilt kunne
leses rett ut av konkurransegrunnlaget. Det vises til klagenemndas sak
2003/128. I foreliggende sak ble det ikke knyttet særlig med kommentarer til
poengsettingen i den nærmere begrunnelsen. Dette bør ses i sammenheng med at
konkurransegrunnlagets oppsett for evalueringen var uvanlig objektiv og
gjennomsiktig ved at de var bedt om ja eller nei svar på spesifiserte
underkriterier. Ser man dette i sammenheng bør det være tilnærmet like godt som
i sak 2003/128.
(91) Det
må uansett sees hen til den samlede informasjon innklagede har gitt. At
etterfølgende korrigeringer kan reparere manglende nærmere begrunnelse synes
forutsatt blant annet i klagenemndas sak 2007/76. I brev av 6. november 2007
ble det fremlagt en oversikt som viste hvor mange maskiner klager og valgte
leverandør var best på under hvert av kriteriene. Videre ble det opplyst om
poengsetting på et svært detaljert nivå for underkriteriene. I brev av 3.
desember 2007 med vedlegg, er det gitt en omfattende begrunnelse som strekker
seg over mange sider. Evalueringen av klagers pris er videre brutt ned på
detaljnivå. Det er videre fremlagt kopi av anskaffelsesprotokollen.
(92) Det
er noen uklart om klager anfører at kravene til nærmere begrunnelse fortsatt
ikke er oppfylt, eller om det bare anføres at det har eksistert et regelbrudd.
Kravene til nærmere begrunnelse er i hvert fall per i dag klart oppfylt.
Ettersom de innholdsmessige kravene til nærmere begrunnelse nå er oppfylt, kan
det i høyden være tale om fristen på 15 dager for å gi nærmere begrunnelsen
ikke er overholdt.
Evalueringen av tildelingskriteriet Pris
(93) Det
bestrides at estimatene i konkurransegrunnlaget ubetinget skal legges til grunn
for evalueringen. Innklagede hadde legitim grunn til å utøve et skjønn ved
evalueringen av prisene hva gjaldt fremtidige forbrukstall og antall enheter
som ville anskaffes. Det var i konkurransegrunnlagets punkt 2.2 uttykkelig
poengtert at forbrukstallene var et estimat basert på statistikk og innhentede
opplysninger. Videre fremgikk det at implementering av maskiner for de ulike
segmentene ville skje gradvis. Det var i tillegg opplyst at konkurransen også
gjaldt for kommunene Hobøl, Rygge og Våler. Disse var det ikke gitt
statistikktall på.
(94) Det
erkjennes at det i den opprinnelige evalueringen er lagt inn feil volum, og
feil pris for klagers tilbud i segment 3a. Feilen har imidlertid ikke hatt noen
betydning for resultatet.
Evalueringen
av tildelingskriteriet Levrings- og returordninger
(95) Det
som er ment å uttrykke i evalueringen er at Canons produktsortiment synes bedre
tilpasset Fredrikstad kommunes eksisterende systemer. Hvilke systemer dette er,
er ikke på noen måte hemmeligholdt, jf at det i konkurransegrunnlages
kravspesifikasjon kvalifikasjonskrav, fremgikk et eget punkt for
nettverksfunksjoner der ulike programmer mv. som er i bruk ble listet opp.
(96) Klager
er for øvrig eksisterende leverandør hos Moss kommune.
Vedståelsesfrist
(97) Vedståelsesfrist
er en avtalerettslig disposisjon som vil kunne forlenges gjennom konkludent
atferd. For klagers del må vedståelsesfristen kunne anses implisitt forlenget
gjennom de klager som er fremsatt i etterkant. Motivet med å klage må jo antas
å være å til slutt bli tildelt kontrakten selv, enten i foreliggende konkurranse
eller i en ny konkurranse.
(98) Klagers
tilbud er avvist, og kan da ikke regnes med i vurderingen av
vedståelsesfristen. Ricohs tilbud anser innklagede for å være ute av
konkurransen, ettersom Ricoh leverte klage og i svarbrev etterpå aksepterte at
klagen ikke ble tatt til følge. Uansett vedsto alle leverandørene seg tilbudene
ved kontraktstildeling og frem til meddelelse om resultatet av
klagebehandlingen. Canons tilbud er fortsatt gyldig.
Erstatning
(99) Det
foreligger ikke grunnlag for erstatning for negativ kontraktsinteresse for
klager.
(100) Som følge av
klagers tilbud om revyshow og middag til innkjøpsansvarlig under prosessen, med
dertil følgende avvisning, bes det derimot om at nemnda uttaler seg om det kan
være grunnlag for innklagede å kreve erstatning av klager for merutgifter dette
har påført innklagede. I den forbindelse vises det til at det i prinsippet
foreligger et objektivt ansvar for økonomisk skade ved midlertidig
forføyning.
Klagenemndas vurdering:
(101) Klager har
deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd
for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter
sin opplyste verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr.
402 (forskriften) del I og III, jf forskriftens § 2-1, jf § 2-2 (1).
Avvisningen av klager
(102) Spørsmålet er
om innklagedes avvisning av klager som følge av e-post av 28.september 2007 er
rettmessig og om den er skjedd rettidig.
(103) Av
forskriftens § 20-12 (2) bokstav d, som innklagede har henvist til ved
avvisningen av klager, følger det at oppdragsgiver
kan avvise
leverandører som
i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot
faglige og etiske krav i vedkommende bransje.
(104) Om innholdet
i bestemmelsen uttaler Fornyings- og administrasjonsdepartementet følgende i
punkt 13.2.2 i Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (side 159):
Brudd på
en profesjons etiske retningslinjer og straffebestemmelser vil omfattes.
Forsømmelsen må være av vesentlig betydning (alvorlige brudd) og være
relevant for den konkrete anskaffelsen, jf. forholdsmessighetsprinsippet i
kapittel 5.1.2.
Ved
avvisning på grunn av brudd mot etiske standarder skal det foretas en
proporsjonalitetsvurdering hvor en blant annet tar hensyn til hvor alvorlig
forseelsen er, tiltak leverandøren har gjort for å unngå nye forseelser, om det
er en engangsforseelse eller gjentatte brudd og hvor lenge der er siden bruddet
skjedde.
(105) Tilsvarende
har også Dragsten/Lindalen lagt til grunn i boken Offentlige anskaffelser Kommentarutgave
Bind II (2005) s. 1133 (om den tilsvarende § 8-12 (2) (d) i forskriften av
2001) og jf. S Arrowsmith The Law of Public and Utilities
Procurement (2005) pkt 12.37 (s 754).
(106) Sammen med
svar på forespørsel om forlengelse av vedståelsesfristen i konkurransen,
framkom klager i e-post av 28. september 2007 med tilbud om middag og revybilletter
til innklagedes innkjøpsansvarlig. Det ble videre foreslått å kombinere dette
med en demo av de maskiner vi har tilbudt i anbudet.
(107) Basert på de
fremlagte opplysninger kan det synes som om e-posten representerte et uhell som
tilbyders ledelse ville stanset dersom de hadde kjent til den. Etter
klagenemndas syn framstod innholdet i e-posten likevel objektivt sett som et
forsøk på å påvirke innklagedes innkjøpsansvarlige på en utilbørlig måte for å
få tildelt kontrakt. Klagenemnda legger til grunn at det er i strid med
bransjens normer å tilby slike fordeler midt i en anbudsprosess. Ved å tilby middag
og billetter til revyshow under en konkurranse og samtidig med tilbud om demonstrasjon
av de maskiner som tilbudet gjaldt, måtte innklagede oppfatte det slik at
klager forsøkte å skaffe seg en særlig fordel i forhold til de øvrige
tilbyderne under den pågående konkurranse. Selv om tilbudet ble avvist, var
fremsettelsen av det egnet til skape tvil mht om de øvrige tilbydere kunne
forvente likebehandling. I denne forbindelse kan det ikke legges avgjørende
vekt på at innklagedes tilbud ikke ble valgt. Samlet sett finner nemnda at
klagers opptreden var en slik alvorlig[e] forsømmelse[r] at innklagede
i medhold av forskriftens § 20-12 (2) bokstav d var berettiget til å avvise
klager fra konkurransen som e-posten ble fremsatt i forbindelse med.
(108) Det følger av
forskriftens § 20-15 (1) at oppdragsgiver snarest mulig skal ta
stilling til spørsmålet om avvisning. E-posten fra klager er datert 28.
september 2007, og innklagedes beslutning om avvisning ble meddelt klager i
brev av er av 15. januar 2008. Meddelelse om kontraktstildeling ble gitt 3.
oktober 2007. Klager har gjort gjeldende at avvisningen skjedde på et for sent
tidspunkt, mens innklagede viser til at rådmannen traff beslutning om avvisning
umiddelbart etter at han ble kjent med forholdet.
(109) Det ligger i
smøringens karakter at det forsøkes holdt skjult for de ansvarlige i
virksomheten. Henvendelsen fra klager skjedde ikke åpent, men ble framsatt i en
e-post direkte til den som ble tilbudt ytelsen. Klagenemnda legger til grunn at
den ansvarlige i virksomheten reagerte med en gang han ble kjent med forholdet.
(110) I Fornynings-
og administrasjonsdepartementets veileder er det i punkt 13.4 uttalt at
bakgrunnen for at avvisningsspørsmålet skal tas opp snarest mulig er blant
annet hensynet til forutberegnelighet. Videre er det vist til at et tilbud er
bindende for leverandøren ut vedståelsesfristen og at dette binder opp
ressurser hos leverandøren.
(111) I
klagenemndas sak 2004/291 er det i premiss (32) uttalt:
Utgangspunktet
er at oppdragsgiver snarest mulig skal ta stilling til spørsmålet om avvisning,
jfr. forskriftens § 8-13(1). En oppdragsgiver kan miste retten til å påberope
en kan-avvisningsgrunn dersom dette først påberopes etter at tildeling har
funnet sted. Det vises til Borgarting lagmannsretts dom av 14. mai 2002 hvor
lagmannsretten ikke fant grunn til å gå inn på hvorvidt en leverandør kunne
vært avvist, da leverandøren hadde vært med i tildelingsomgangen.
(112) Spørsmålet om
hvorvidt oppdragsgiver har tatt stilling til avvisningsspørsmålet snarest
mulig er også behandlet i sakene 2005/175 (46), 2005/200 (25) og 2007/109
(87) og (88).
(113) Nemnda finner
at ingen av disse avgjørelsene kan tillegges avgjørende betydning i den
foreliggende sak. Det er lagt vekt på at avvisningsgrunnlaget i denne saken
dreier seg om alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vedkommende
bransje. Når det skal vurderes om oppdragsgiver har tatt stilling til
avvisningsspørsmålet snarest mulig, må det foretas en avveining mellom
hensynet til den som blir avvist og oppdragsgivers behov for å påse at de faglige
og etiske krav i vedkommende bransje blir etterlevd i anbudsprosessen.
Hensynet til andre tilbydere spiller også inn ved vurderingen. I tillegg er det
relevant å vektlegge at avvisning har en preventiv effekt mot den type forhold
på leverandørsiden som denne saken dreier seg om.
(114) Etter en
samlet vurdering, hvor hensynet til å holde de etiske krav i hevd særlig er
vektlagt, er klagenemnda kommet til at innklagede ikke hadde forspilt sin rett
til å avvise klager fra anbudskonkurransen.
(115) Medlemmet Krüger
er under tvil kommet til at avvisningen er urettmessig. Tilbudet om middag,
revybilletter kombinert med mulig demo av tilbudte produkter er selvsagt
utilbørlig. Denne slags tilbud ville endog muligens kunne påtales som brudd på
straffelovens § 276a bokstav b for vedkommende som fremsatte tilbudet.
Hendelsen bærer imidlertid preg av å være en enkeltstående om enn grov -
glipp fra en ansatt uten kjennskap til forhandlingsforbudet og
likhetsprinsippet ved anbudskonkurranser. Etter FADs Veileder sitert ovenfor
skal det foretas en helhetsvurdering, der momentet engangsforseelse anføres
i leverandørens favør. Som innklagede har vist til, hadde de ansvarlige rette
vedkommende innen klagers virksomhet ikke kjennskap til hendelsen, og den ble
ikke påtalt i fortsettelsen under klagesakens gang før rådmannen slo ned på
forholdet 3 ½ måned senere. Det står ikke til troende at tilbudet slik det var
fremsatt, ville blitt gjennomført på ansvarlig hold innen klagers virksomhet.
Hendelsen skulle selvsagt vært påtalt og beklaget fra klagers side umiddelbart,
men etter som tiden gikk og andre temaer kom på banen, måtte klageren ha
rimelig grunn til å regne glippet som tilbakelagt, jfr forskriftens
§ 20-15 (1) om at avvisning skal skje snarest mulig i alle tilfelle som
dekkes av de foregående hjemler for avvisning. Ser man hendelsen i sammenheng
med tidsforløpet, vil en avvisning i dette tilfelle gå for langt.
Tilbudsåpning
(116) Det følger av
forskriftens § 20-7 (2) at åpningen av tilbud skal foretas av minst to
representanter fra oppdragsgiver. Innklagede hadde også opplyst om dette i
konkurransegrunnlagets punkt 1.8. Av anskaffelsesprotokollen fremkommer at det
bare var en person til stede under tilbudsåpningen den 16. juli 2007.
Innklagede har med dette brutt forskriftens § 20-7 (2), og dette er også erkjent
av innklagede.
Endring av
konkurransegrunnlaget etter kunngjøring
(117) I
forskriftens § 17-2 (1) fremkommer at oppdragsgiver innen tilbudsfristens utløp
har rett til foreta rettelser, suppleringer og endringer av
konkurransegrunnlaget, forutsatt at disse ikke er vesentlige.
(118) Innklagede
har endret konkurransegrunnlaget etter at konkurransen ble kunngjort, men før
tilbudsfristens utløp. Spørsmålet er om endringene i konkurransegrunnlagets
kravspesifikasjon er vesentlige. Hva som er vesentlig må vurderes konkret i
hvert enkelt tilfelle.
(119) Innklagede
har fjernet flere må-krav i tilknytning til maskiner i segment 1a. De fleste
endringene er gjort etter innspill fra en tilbyder. For klagenemnda fremstår
konkurransegrunnlaget på denne bakgrunn som dårlig forberedt fra innklagedes
side. Slik nemnda oppfatter saken, har fjerningen av må-kravene videre hatt
relativt stor betydning for hvilke maskiner som kunne tilbys i segment 1a
henholdsvis før og etter endringene. Ettersom segment 1a utgjør en stor del av
anskaffelsen, finner klagenemnda etter dette at endringene i
konkurransegrunnlaget fremstår som vesentlige, og således er i strid
med forskriftens § 17-2 (1).
(120) Ettersom
klagenemnda ovenfor har konkludert med at endringene i konkurransegrunnlaget
var i strid med regelverket, finner nemnda ikke grunn til å gå nærmere inn på klagers
anførsel knyttet til at e-posten fra Sharp Electronics Norge av 24. mai 2007 og
innklagedes svar på denne e-posten, skulle vært tilsendt alle
konkurransedeltakerne i anonymisert form.
Begrunnelse
(121) Det følger av
forskrift om offentlige anskaffelser § 22-3 (1) at den skriftlige meddelelsen
om hvem som skal tildeles kontrakt, skal inneholde en begrunnelse for valget.
Oppdragsgivers begrunnelsesplikt er nærmere regulert i § 20-16 (1) som lyder
slik:
Oppdragsgivers begrunnelse
om kontraktstildeling og valg av leverandør til rammeavtale i henhold til § 22-3
første ledd skal inneholde tilstrekkelig informasjon om det valgte tilbudet til
at leverandøren kan vurdere om oppdragsgiveres valg har vært saklig og
forsvarlig, i samsvar med de angitte tildelingskriterier.
(122) I
meddelelsesbrevet av 3. oktober 2007 var det inntatt en tabell som viste
tilbudenes poengsum på hvert enkelt tildelingskriterium, samt totalsum for
hvert av tilbudene. Videre fremgikk det at valgte leverandørs tilbud var ca 4 %
lavere i pris enn nest beste tilbud. Det var også opplyst at prinsippet om
prosentmessig avvik var benyttet gjennom hele poengsettingen.
(123) Klagenemnda
har i flere tidligere avgjørelser lagt til grunn at oppdragsgiver har oppfylt
kravet til begrunnelse ved å legge ved evalueringsskjema som viser hvilke
karakterer tilbudene har fått under hvert av tildelingskriteriene, samt
totalkarakter, jf blant annet sakene 2003/218 og 2007/16.
(124) Klagenemnda
legger på bakgrunn av ovennevnte til grunn at innklagedes begrunnelse i
meddelelsesbrevet av 3. oktober 2007 tilfredstilte forskriftens krav, jf
forskriftens § 20-16 (1).
(125) Av
forskriftens § 20-16 (4) følger det at dersom en leverandør skriftlig anmoder
om det, skal det senest innen 15 dager etter anmodning gis en nærmere
begrunnelse for hvorfor [
] leverandøren ikke tildeles kontrakt.
(126) Denne
etterfølgende begrunnelsen skal opplyse om det valgte tilbudets egenskaper og
relative fordeler. Klagenemnda har i flere saker lagt til grunn at en nærmere
begrunnelse må forutsettes å skulle sammenligne mer inngående det valgte
tilbudet med tilbudet til den leverandøren som anmoder om en nærmere
begrunnelse, jf blant annet sakene 2003/49, 2005/8 premiss (35) og 2007/30 premiss
(33). Videre har klagenemnda lagt til grunn at kravene til den nærmere
begrunnelsens innhold og omfang til en viss grad vil måtte fastsettes på
bakgrunn av innholdet i leverandørens skriftlige anmoding, jf sak 2003/61.
(127) Klager ba i
brev av 10. oktober 2007 om en nærmere begrunnelse. Innklagede besvarte
henvendelsen ved brev av 11. oktober 2007. Etter klagenemndas oppfatning viser
ikke innklagedes brev hvordan innklagede har kommet frem til de ulike poengene
som fremkom i matrisen inntatt i brev av 3. oktober 2007. Det er således
vanskelig å se hvordan klagers tilbud er evaluert i forhold til valgte
leverandørs tilbud på hvert enkelt tildelingskriterium. Klagenemnda finner på
denne bakgrunn at begrunnelsen i innklagedes brev av 11. oktober 2007 ikke tilfredsstiller
forskriftens krav til nærmere begrunnelse, jf forskriftens § 20-16 (4).
(128) Innklagede må
ved senere brev, herunder særlig brev av 3. desember 2007, sies å ha oppfylt
kravet til nærmere begrunnelse i forskriftens § 20-16 (4). Klager har også sagt
seg fornøyd med innklagedes etterfølgende begrunnelse i brev av 3. desember
2007. Med denne begrunnelsen ble ikke gitt innen 15 dager etter klagers
anmoding om nærmere begrunnelse. Innklagede har således brutt forskriftens §
20-16 (4) ved at den nærmere begrunnelsen ikke er gitt i tide.
Evalueringen
av tildelingskriteriet Pris
(129) Ved
tilbudsevalueringen har oppdragsgiver et skjønn som bare i begrenset grad kan
overprøves rettslig. Klagenemnda kan imidlertid prøve om evalueringen er saklig
og forsvarlig, og i samsvar med de grunnleggende kravene til
forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet, samt om evalueringen er
basert på riktig faktisk grunnlag.
(130) I klagers
tilbud var pris per utskrift for sort/hvitt maskiner i segment 3 angitt til 2
øre. Til tross for dette har innklagede lagt til grunn en pris på 3,5 øre per
utskrift. Innklagede har således lagt feil faktum til grunn på dette punktet i
tilbudsevalueringen, og har med det brutt kravene til forutberegnelighet og
likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5.
(131) Klager har
videre anført at innklagede ikke har vært konsekvent og fulgt sine egne
anvisninger med hensyn til antall sort/hvitt/farge-kopier som er lagt til grunn
i det enkelte maskinsegment.
(132) I skrivet med
spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget sendt leverandørene 5. juni 2007,
fremkom det visse presiseringer og rettelser i tilknytning til
konkurransegrunnlagets punkt 2.2 Forventet innkjøpsvolum. Slik
klagenemnda forstår innklagedes svar på spørsmål 2 og 3 var forventet totalvolum
for både sort/hvit maskiner og kombimaskiner 95 000 sider i segment 2 og
240 000 sider i segment 3. For kombimaskinene var totalvolumet splittet
opp i sort/hvit og farge. I segment 2 var det angitt 76 000 sider og
19 000 sider for henholdsvis svart/hvit og farge, mens tilsvarende tall i
segment 3 var 192 000 og 48 000 sider.
(133) Innklagedes
evaluering av klagers tilbud viser at innklagede ikke har fulgt dette ved
evaluering av maskiner i segment 2 og 3. For sort/hvit maskin i segment 2 har
innlagede lagt til grunn 76 000 sider, i stedet for 95 000. Mens det for
kombimaskinene i segment 3 bare er lagt til grunn fargekopier (48 000
sider) og ingen sort/hvit kopier.
(134) Innklagede
hevder at volumtallene bare var estimater og ikke ubetinget skulle legges til
grunn ved tilbudsevalueringen. Ved inngåelse av rammeavtale, som i foreliggende
tilfelle, vil det være vanskelig for oppdragsgiver å vite volum på
anskaffelsen. I konkurransegrunnlagets punkt 2.2, senere presisert og rettet,
var det imidlertid angitt estimert antall kopier (sort/hvit og farge) per
maskin. Når det er angitt slike estimater i konkurransegrunnlager, må
leverandørene kunne forvente at estimatene blir lagt til grunn ved
tilbudsevalueringen. Ettersom innklagede ikke har benyttet oppgitte estimater
for kopivolum ved evalueringen av klagers tilbud, har innklagede brutt kravet
til forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser § 5.
(135) Videre har
klager anført at innklagede i strid med regelverket har gjort endringer i
antall maskiner innen de enkelte kategorier. Som ovenfor legger klagenemnda til
grunn at innklagede på bakgrunn av kravet til forutberegnlighet må basere
tilbudsevalueringen på estimatene angitt i konkurransegrunnlaget og i skrivet
med spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget. Når innklagede under
tilbudsevalueringen har flyttet 145 svart/hvit maskiner fra segment 1b
(maskiner med 15-29 utskrifter pr minutt) til segment 2 (maskiner med 30-49
utskrifter pr minutt), innebærer det et brudd på kravet til forutberegnelighet
i lov om offentlige anskaffelser § 5.
Evalueringen
av tildelingskriteriet Leverings- og returordning
(136) Innklagede
har vurdert Canons tilbud som best på kriteriet Leverings- og returordning
på bakgrunn av at i motsetning til Konica Minolta beskriver imidlertid Canon
konkrete forberedelse til hvordan installasjonene skal foretas i samarbeid med
IT-avdelingen. Klager har anført at Canon ble tilgodesett på en utilbørlig
måte under evalueringen av dette kriteriet, ettersom Canon var eksisterende
leverandør hos Fredrikstad kommune og dermed hadde kunnskaper om Fredrikstad
kommunes systemer.
(137) I
konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon var det imidlertid angitt et eget
punkt med Nettverkfunksjoner. I dette punktet fremgikk hvilke programmer
mv. innklagede brukte og således hvilke nettverksfunksjoner maskinene måtte ha
for å fungere sammen med innklagedes systemer. Klagenemnda kan på denne
bakgrunn ikke se at Canon har hatt en utilbørlig fordel i kraft av å være eksisterende
leverandør, som ikke har blitt utliknet i forhold til øvrige leverandører.
Forlengelse
av vedståelsesfrist
(138) Vedståelsesfristen
angir den tiden tilbudene er bindende, jf forskriftens § 10-2. Klagenemnda har
i flere saker lagt til grunn at en tilbyder kan forlenge sin vedståelsesfrist
etter at tilbud er inngitt. Det vises blant annet til sakene 2005/97, 2005/189
og 2006/69. Forlengelsen må imidlertid finne sted mens tilbudet ennå er
bindende. Vedståelsesfristen er en ensidig avtalerettslig disposisjon, og
forlengelse av denne fristen må følge vanlige avtalerettslige regler, jf
klagenemndas avgjørelse i sakene 2005/267 og 2005/64.
(139) Etter det
opplyste er vedståelsesfristen forlenget flere ganger. Den siste forlengelsen
ble foretatt 20. desember 2007, da Canon bekreftet å vedstå seg tilbudet frem
til 15. mars 2008. Øvrige gjenværende leverandører, klager og Ricoh, fikk
imidlertid ikke samme forespørsel fra innklagede om å forlenge
vedståelsesfristen for sine tilbud. Klager anfører at innklagede med dette har
brutt kravet til likebehandling.
(140) Klagenemnda har
i flere tidligere saker lagt til grunn at oppdragsgiver, ved spørsmål om
forlengelse av vedståelsesfristen, i medhold av kravet til likebehandling må ta
kontakt med samtlige leverandører som har inngitt gyldig tilbud, jf blant annet
sakene 2005/189 og 2005/267. I sak 2005/267 uttalte klagenemnda følgende i
premiss (30):
Først dersom
alle leverandører har fått en oppfordring til å forlenge fristen, kan
konkurransen sluttføres i tråd med regelverket. Oppdragsgiverens plikt til å ta
initiativ til å få forlenget vedståelsesfristen følger av kravene til
likebehandling og god forretningsskikk i lovens § 5.
(141) At innklagede
bare har gitt Canon anledning til å forlenge vedståelsesfristen, innebærer
således et brudd på kravet til likebehandling i lov om offentlige anskaffelser
§ 5. Dette bruddet kan ikke repareres ved at innklagede underforstod at klager
forlenget vedståelsesfristen for sitt tilbud. Det vises i denne sammenheng til
sak 2005/267. Klagenemnda finner således ikke grunn til å gå nærmere inn på hvorvidt
klager kan sies å ha forlenget vedståelsesfristen ved konkludent atferd.
Erstatning
(142) Ettersom det
ikke er inngått kontrakt i saken, finner nemnda ikke grunn til å gå inn på
spørsmålet om erstatning.
Konklusjon:
(I)
Kommunene Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt
forskrift om offentlige anskaffelser § 17-2 (1) ved at det er gjort vesentlige
endringer i konkurransegrunnlaget.
(II)
Kommunene Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt
forskrift om offentlige anskaffelser § 20-7 (2) ved at bare en representant fra
oppdragsgiver var til stede under tilbudsåpningen.
(III) Kommunene
Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt forskrift om
offentlige anskaffelser § 20-16 (4) ved at det ikke innen 15 dager fra klagers
anmoding ble gitt tilfredsstillende nærmere begrunnelse.
(IV) Kommunene
Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt kravene til
forutberegnelighet og likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved å
legge til grunn feil pris ved evalueringen av klagers tilbud.
(V)
Kommunene Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt
kravet til forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved ikke å
benytte på forhånd oppgitte estimater for kopivolum ved tilbudsevalueringen.
(VI) Kommunene
Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt kravet til
forutberegnelighet i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved å flytte på forhånd
angitt estimater for antall maskiner fra et segment til et annet under
tilbudsevalueringen.
(VII) Kommunene
Fredrikstad, Moss, Rygge, Våler, Hobøl og Råde har brutt kravet til
likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved at ikke samtlige
leverandører fikk forespørsler om forlengelse av vedståelsesfristen.
(VIII) For
øvrig har klagers anførsler ikke ført frem.
For klagenemnda,
25. februar 2008
Jakob Wahl