Innklagede gjennomførte en åpen
anbudskonkurranse for bygge- og anleggsarbeider i forbindelse med bygging av to
utleieboliger. Klagenemnda fant at innklagede hadde brutt kravene til
forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet ved angivelsen av tildelingskriteriene
og evalueringen av disse. Videre var kravet til forutberegnelighet brutt ved at
klager ikke hadde fått oversendt møteprotokoll fra tilbudsåpningen.
Klagenemndas avgjørelse 3. mars 2008 i sak 2008/1
Klager: SmølaBygg AS
Innklaget: Smøla kommune
Klagenemndas medlemmer: Per
Christiansen, Bjørg Ven, Andreas Wahl
Saken gjelder: Angivelse
av tildelingskriterier og vektingen av disse. Krav om innsyn i møteprotokoll
fra tilbudsåpningen.
Bakgrunn:
(1)
Smøla kommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 27. august 2007 en
åpen anbudskonkurranse for bygge- og anleggsarbeider i forbindelse med bygging
av to utleieboliger.
(2)
Fra konkurransegrunnlagets postnr. 00.3 hitsettes:
C.
TILBUDSBESTEMMELSER
1) Bestemmelsene
i NS 3400 Regler om anbudskonkurranser for bygg og anlegg gjelder i den
utstrekning de passer for dette prosjektet og med de endringer og tilføyelser
som fremgår i dette kapitlet.
[
]
(3)
Kontrakt skulle i henhold til kunngjøringens punkt IV.2) TILDELINGSKRITERIER
og konkurransegrunnlagets postnr. 00.2 B TILBUDSINNBYDELSE punkt 5)
tildeles leverandøren som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet
basert på følgende vektede tildelingskriterier:
1 Vederlag/pris 50
% (50p)
2 Leveringstid og
leveringssikkerhet 20 % (20p)
3 Kompetanse/kvalitet 10
% (10p)
4 Service etter levering 10
% (10p)
(4)
Om valg av tilbud stod det følgende i konkurransegrunnlagets post 00.3 C.
TILBUDSBESTEMMELSER punkt 6):
Smøla Kommune vil velge det
tilbudet som samlet sett er gunstigst og vil legge til grunn tilbyderens
kvalifikasjoner, tilbyderens soliditet, tilbudt byggetid, tilbudte kvaliteter
samlet sett, samt totalkostnadene for prosjektet ved sitt valg. Ref post 00.2
punkt 5.
(5)
Innen tilbudsfristens utløp 5. oktober 2007 var det kommet inn tre
tilbud. Blant tilbyderne var SmølaBygg AS (heretter kalt klager) og Byggfag
Smøla AS (heretter også kalt valgte leverandør).
(6)
I brev av 28. november 2007 ble leverandørene meddelt at plan- og
byggekomitéens innstilling gikk ut på at Byggfag Smøla AS hadde inngitt det
gunstigste tilbudet, og at innstillingen skulle legges frem for Formannskapet
for videre behandling.
(7)
Klager påklagde innklagedes saksbehandling ved brev av 29. november 2007.
Fra brevet hitsettes:
I
følge anbudsdokumentene produsert av prosjekterende arkitekt [
] har alle
anbydere krav på kopi av fullstendig møteprotokoll etter anbudsåpning.
Protokollen
skal inneholde alle opplysninger med pris, tilbudt byggetid, og eventuelle
forbehold den enkelte tilbyder fremlegger i sitt anbudsdokument.
Protokollen
underskrives av alle møtedeltakerne.
Kopi
av protokollen skal i følge valgte Norsk Standard utsendes til alle anbydere,
senest seks dager etter møte.
To
uker etter anbudsåpningen kontaktet vi vedlikeholdsleder og ba om å få papirene
tilsendt.
Dette
ble imidlertid avvist, med beskjed om at sakspapirene var overlevert
konsulentfirma i Trondheim for ekstern vurdering.
[
]
(8)
I møte 4. desember 2007 fattet Smøla formannskap følgende enstemmige vedtak:
Byggfag
Smøla AS velges som gunstigste anbyder for Smøla kommune.
Med
bakgrunn i at alle innkomne anbud ligger over kostnadsrammen for prosjektet, må
det også tas forbehold om Smøla kommunestyre sin godkjenning av ny
kostnadsramme før kontraktsinngåelse. Økt kostnadsramme og finansiering av
denne legges frem som egen sak.
Nytt
brev vedrørende kontraktsforhandlinger vil bli sendt aktuell entreprenør når
det foreligger endelig politisk vedtak.
(9)
Klager brakte saken inn for klagenemnda ved brev av 18. desember 2007.
(10) Smøla
kommunestyre behandlet 20. desember 2007 saken om økt kostnadsramme for
byggeprosjektet som følge av høye priser i de innkomne tilbud. Kommunestyret
fattet følgende enstemmige vedtak:
Kostnadsramme på totalt
inntil kr. 6.350.000 godkjennes for prosjekt utbygging utleieboliger Hopen.
Økningen i finansutgifter utover tidligere vedtatt ramme er inndekket i
økonomiplan 2008 2011, jfr. sak 080/07.
(11) I brev datert 4.
januar 2008 ble klager meddelt at kontrakt var tildelt Byggfag Smøla AS. Fra
meddelelsesbrevet hitsettes:
Ut
fra en samlet vurdering av alle tildelingskriteriene har Smøla Formannskap i
møte 04.12.2007 kommet fram til at Byggfag Smøla AS er det totalt mest
fordelaktige tilbudet for Smøla kommune vurdert etter følgende kriterier:
·
Pris 50 p
·
Leveringstid og leveringssikkerhet 20 p
·
Kompetanse og kvalitet 10 p
·
Service og levering 10 p
Pris
SmølaBygg AS sitt tilbud har
lavest pristilbud med en totalkostnad på 4 503 216 kroner som ga
beste poengsum 50 poeng. Totalkostnaden til KonseptBo AS var kr. [
] og ga
13,6 poeng, mens totalkostnaden fra Byggfag Smøla AS var kr.
4 623 932 og ga 48,7 poeng.
Service etter levering:
Alle tre tilbyderne fikk 10
poeng.
Leveringstid
ferdigstillelse:
KonseptBo AS har antatt
ferdigstillelse august/september og fikk for dette beste poengsum med 20 poeng.
Byggfag Smøla AS har antatt ferdigstillelse sept/okt 2008 og dette ga 15,5
poeng. SmølaBygg AS som har antatt ferdigstillelse januar 2009 og fikk 3,9
poeng.
Kompetanse og kvalitet:
Alle tre tilbyderne har gode
referanser og fikk 10 poeng.
Samlet
vurdering
Etter
en samlet vurdering av alle tildelingskriteriene er Smøla formannskap kommet
fram til at Byggfag Smøla AS velges som beste tilbyder. SmølaBygg AS har gitt
laveste pris, men prisdifferansen til Byggfag Smøla AS er ikke tilstrekkelig
nok til å veie opp tidsforskjell i leveringstid ferdigstillelse mellom de to
tilbyderne.
Samlet
poenggivning for pris, service etter levering, kompetanse og kvalitet, og
leveringstid ferdigstillelse gir følgende resultat:
Byggfag Smøla AS (48,7 + 10
+ 15,5 + 10) = 84,2 poeng
KonseptBo AS (13,6 +
10 + 20 + 10) = 53,6 poeng
SmølaBygg AS ( 50
+ 10 + 3,9 + 10) = 73,9 poeng
(12) Innklagede har
opplyst at Byggfag Smøla AS ble innkalt til kontraktsmøte 21. februar 2008.
Anførsler:
Klagers anførsler:
(13) I
konkurransegrunnlaget forsøker innklagede å beskrive hva som vektlegges ved
tildelingen, jf konkurransegrunnlagets postnr. 00.2 B TILBUDSINNBYDELSE
og postnr. 00.3 C TILBUDSBESTEMMELSER. Klager kan ikke ut fra denne
beskrivelsen se hvilke kriterier som premieres med toppoeng eller hva som
bedømmes med 0 poeng. Det er i ettertid sendt forespørsel til innklagede for å
få tilgang til dokumentasjon som viser kriteriene for denne rangeringen. Pr 18.
desember 2007 har klager ikke mottatt slik dokumentasjon.
(14) På
tross av flere henvendelser har klager ikke fått kopi av møteprotokoll fra
anbudsåpningen. Alle tilbydere skal ha denne tilsendt senest seks dager etter
tilbudsåpning. Møteprotokollen skal inneholde alle opplysninger, forbehold og
betingelser som den enkelte tilbyder gir i sine tilbud.
Innklagedes anførsler:
(15) Det
går klart frem av kunngjøringen og konkurransegrunnlaget hvilke
tildelingskriterier som skulle legges til grunn for valg av leverandør og
hvordan kriteriene skulle vektes.
(16) Leverandørene
har fått skriftlig melding om tilbudsevalueringen i samsvar med gjeldende
regelverk, jf innklagedes brev av 4. januar 2008.
Klagenemndas vurdering:
(17) Klager
har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om
klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen
følger etter sin oppgitte verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7.
april 2006 nr. 402 (forskriften) del I og II, jf forskriftens § 2-1, jf § 2-2
(1).
Angivelse av tildelingskriter
(18) Slik
klagenemnda forstår klagers anførsel, anføres det at ut fra angivelsen av
tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget er det ikke er mulig å se hvilken
vekt de ulike kriteriene skal ha.
(19) Det
følger av forskriftens § 13-2 (2) at alle tildelingskriterier skal oppgis i
kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Videre står det at der oppdragsgiver
på forhånd har bestemt seg for prioritering eller vekting av kriteriene, skal
dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.
(20) Tildelingskriteriene
er som utgangspunkt klart angitt i kunngjøringen og i konkurransegrunnlagets post
00.2 punkt 5. I konkurransegrunnlagets post 00.3 punkt 6 henvises det imidlertid
til forhold som etter sitt innhold vedrører kvalifikasjonskriteriene på en slik
måte at det skaper tvil om innholdet av tildelingskriteriene. Den uklarheten
som her er skapt er oppdragsgivers risiko. Klagenemnda finner på denne bakgrunn
at angivelsen av tildelingskriteriene er i strid med kravene til
forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet i lov om offentlige
anskaffelser § 5.
(21) Etter
klagenemndas oppfatning er det videre ikke mulig å etterprøve innklagedes
poenggivning i forhold til hvert enkelt tildelingskriterium. I
meddelelsesbrevet er det angitt hvilken poengsum hvert enkelt tilbud har fått
på de ulike tildelingskriteriene. Det fremkommer imidlertid ikke hvordan
innklagede har kommet frem til det antall poeng som er gitt hvert tilbud.
Innklagede har med dette brutt kravet til etterprøvbarhet i lov om offentlige
anskaffelser § 5.
Innsyn i møteprotokoll fra tilbudsåpning
(22) Klager
anfører at selskapet ikke har fått kopi av møteprotokoll fra tilbudsåpningen. Slik
klagenemnda oppfatter det, hjemler klager kravet i NS 3400 artikkel 11.4 som
lyder:
Det føres
møteprotokoll hvor anbyderens navn, anbudssum og eventuell tilbudt leveringstid
blir innført. Rettidige anbud som kommer inn etter anbudsåpning, tilføyes
protokollen.
Avskrift
av den fullstendige protokoll sendes samtlige anbydere innen 6 dager etter
anbudsåpningen.
(23) Anskaffelsen
i foreliggende sak er underlagt lov og forskrift om offentlige anskaffelser. I
tillegg er det i konkurransegrunnlaget angitt at bestemmelsene i NS 3400 gjelder
i den utstrekning de passer for prosjektet. Etter klagenemndas oppfatning er
det uheldig med en slik henvisning til NS 3400 ettersom denne inneholder flere
bestemmelser i strid med lov om offentlige anskaffelser og tilhørende
forskrifter, jf klagenemndas sak 2004/86. Oppdragsgiver har imidlertid adgang til
å pålegge seg selv større plikter enn det som følger av lov om offentlige
anskaffelser og tilhørende forskrifter. Ved å opplyse at NS 3400
gjelder
i den utstrekning de passer for prosjektet
, har innklagede forpliktet seg
til å føre og gi innsyn i møteprotokollen. På bakgrunn av kravet til
forutberegnelighet i lovens § 5 må innklagede følge de strengere regler innklagede
har pålagt seg selv i konkurransegrunnlaget.
(24) Innklagede
har ikke dokumentert at det er ført møteprotokoll fra tilbudsåpningen
inneholdende
anbyderens navn, anbudssum og eventuell tilbudt leveringstid
. En slik portokoll er uansett ikke oversendt klager innen seks dager
etter tilbudsåpning. Innklagede har med det brutt kravet til forutberegnelighet
i lov om offentlige anskaffelser § 5, jf NS 3400 artikkel 11.4.
Konklusjon:
Smøla kommune har brutt kravene til forutberegnelighet,
likebehandling og etterprøvbarhet i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved
angivelsen av tildelingskriteriene og evalueringen av disse.
Smøla kommune har brutt kravet til forutberegnelighet i lov
om offentlige anskaffelser § 5 ved at klager ikke har fått oversendt
møteprotokoll fra tilbudsåpningen.
For klagenemnda,
3. mars 2008
Andreas Wahl