Innklagede inviterte tre tilbydere til å inngi pristilbud på avtale om internkontroll av kommunens el anlegg. Nemnda fant at innklagede hadde brutt forskriftens § 3-2 ved ikke å føre anskaffelsesprotokoll.

Klagenemndas avgjørelse 3. mars 2008 i sak 2007/156

Klager:             Rolf Jensen el. inst.

Innklaget:         Grimstad kommune

Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Magni Elsheim og Bjørg Ven.

Saken gjelder: Avvisning av for sent innlevert tilbud. Plikt til å føre anskaffelsesprotokoll.

Bakgrunn:

(1)        I tilbudsforespørsel av 23. april 2007 henvendte Grimstad kommune (heretter kalt innklagede) seg til YIT Building Systems AS avd Arendal, Agder El Installasjon AS og Rolf Jensen el. inst. (heretter kalt klager) for å be om pristilbud på avtale om internkontroll av el anlegg i en tidsperiode på 5 år. Av forespørselen fremgikk det blant annet følgende:

”Vi vil foreta en felles befaring på de forskjellige installasjonene slik at det skal bli lettere å gi en ”riktig pris”. […] Vi må ha beskjed om dere stiller på befaringen. […] Det skal sendes e-post svar til meg samt i brevsform til […]. Svarfrist: 21. mai 2007.”

(2)        På dagen for tilbudsfristens utløp innkom klagers tilbud innen kl 12:00, mens valgte leverandørs tilbud ble levert ca kl 14:00.

(3)        I et møte mellom klager og innklagede forut for kontraktstildelingen, ble klager meddelt at kontrakten ville bli tildelt YIT Building Systems AS avd Arendal på basis av lavest pris. Kontrakten ble signert 29. juni 2007.

(4)        I brev av 15. august 2007 krevde klager erstatning for tapt arbeidsfortjeneste, da selskapet mente at de skulle vært tildelt kontrakten.

(5)        Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 22. november 2007, mottatt hos nemnda 14. desember 2007.

(6)        I e-post av 25. februar 2008 fra Inge Grindland i Agder El Installasjon AS fremgår det følgende:

”Etter avtale ble alle anbyderne bedt om å levere inn anbud på VA og internkontroll for Grimstad kommune. Fristen ble satt til mandag kl. 12:00.”

(7)        I brev av 25. februar 2008 har innklagede opplyst at anskaffelsens anslåtte verdi er på ca kr 60.000,- per år, dvs totalt på ca kr 300.000,-.  I brev av 26. februar 2008 opplyste innklagede at det ikke er ført anskaffelsesprotokoll.

Anførsler:

Klagers anførsler:

(8)        Valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist som for sent innlevert. Tilbudet ble først levert per e-post ca. kl. 14.00 på dagen for tilbudsfristens utløp, mens det på befaringsmøtet ble avtalt at tilbudsfristen skulle være kl. 12:00.

(9)        Innklagede har brutt regelverket ved ikke å føre protokoll fra befaringsmøtet. Da klager anmodet om at dette skulle gjøres på møtet ble dette resolutt avfeid som ikke nødvendig. I protokollen skulle innklagede inntatt opplysning om hvilken tilbudsfrist som ble avtalt på møtet.

Innklagedes anførsler:

(10)    Under tilbudsbefaringen ble det avtalt at fristen for innlevering av tilbud skulle være kl. 23.59. Hvis noen av tilbyderne oppfattet dette som kl. 12:00, er det i så fall feil. Valgte leverandør innleverte sitt tilbud innen fristen, og ble foretrukket på basis av lavest pris.

(11)    Avholdelsen av tilbudsbefaringen var kun ment som en gest fra kommunens side for at alle de interesserte tilbyderne skulle få like god kjennskap til anleggene det skulle gis pris på. Det var ikke meningen at det på befaringen skulle gis andre opplysninger enn de som allerede fremgikk av den skriftlige tilbudsforespørselen. Det var på denne bakgrunn klagers anmodning om å føre protokoll, ble høflig avvist.

Klagenemndas vurdering:

(12)    Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Som følge av at anskaffelsens opplyste verdi i dette tilfellet er på ca kr 300.000,- er det kun bestemmelsene i loven og forskriften (av 7. april 2006 nr 402) del I som kommer til anvendelse, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2.

Hvorvidt valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist som for sent innlevert

(13)    Av kravene til forutberegnelighet og likebehandling i lovens § 5 følger det at oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbud som er innlevert for sent.

(14)    I dette tilfellet er partene uenige i hvilket klokkeslett som ble avtalt som tilbudsfrist. Klager og den øvrige leverandøren som deltok på befaringsmøtet mener at tidspunktet ble avtalt til kl 12:00, mens innklagede mener at tidspunktet ble avtalt til kl. 23:59. Innklagede har ikke ført anskaffelsesprotokoll, og det er heller ikke på annen måte dokumentert hvilket tidspunkt tilbudene skulle innleveres. Klagenemnda står da overfor et bevismessig spørsmål som er uegnet for behandling i nemnda. Ut fra dette kan nemnda heller ikke ta stilling til om valgte leverandørs tilbud skulle vært avvist som for sent innlevert.

Plikten til å føre anskaffelsesprotokoll

(15)    Av forskriftens § 3-2 (1) fremgår det at oppdragsgiver har plikt til å føre protokoll for alle anskaffelser som overstiger kr 100.000,-. Av bestemmelsens andre ledd fremgår det at protokollen skal beskrive alle ”vesentlige” forhold og ”viktige” beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

(16)    Av innklagedes brev av 26. februar 2008 fremgår det at innklagede ikke har ført anskaffelsesprotokoll. Nemnda legger videre til grunn at det avtalte tidspunktet for tilbudsinnlevering er en ”viktig” beslutning som skulle vært nedtegnet i protokollen. Dette fordi beslutningen har avgjørende betydning for hvilket skjæringstidspunkt som skal legges til grunn for når et tilbud skal avvises som for sent innlevert. Innklagede har brutt forskriftens § 3-2 ved ikke å føre anskaffelsesprotokoll.

Konklusjon:

Grimstad kommune har brutt forskriftens § 3-2 ved ikke å føre anskaffelsesprotokoll.

For klagenemnda,

3. mars 2008

Magni Elsheim