AVVISNINGSBESLUTNING I KLAGESAK

Det vises til klage på vegne av Gastro Storkjøkken AS av 20. september 2007. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9. Grunnen er at klagen ikke kan føre frem. Sekretariatets avvisningsvedtak kan påklages til klagenemndas leder innen tre dager etter at den er gjort kjent for klager.

Nedenfor gis en oppsummering av klagen og sekretariatets vurdering.

Bakgrunn:

Østfold fylkeskommune (heretter kalt innklagede) kunngjorde 19. april 2007 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av utstyr til et kantinekjøkken ved Glemmen videregående skole.

Om innlevering av tilbud stod det følgende i konkurransegrunnlagets punkt 2.5:

”Alle tilbud skal gis via Mercell, www.mercell.no . Hvis ikke annen beskjed er gitt i konkurransegrunnlaget.

På offentlige utlysninger over nasjonal terskelverdi, vil du trenge en elektronisk signatur. Dette finner du på www.buypass.no eller www.bankid.no”

Etter det opplyste for klagenemnda tok klager telefonisk kontakt med innklagedes kontaktperson den 18. mai 2007. Klager opplyste at selskapet ikke hadde tilgang til utstyr via Mercell. Innklagedes kontaktperson svarte at tilbudet kunne sendes per e-post til ham. 

Tilbudsfristen var satt til 24. mai 2007. Klager sendte inn tilbud via e-post til innklagedes kontaktperson 21. mai 2007.

Av innklagedes anskaffelsesprotokoll fulgte at det innen tilbudsfristen var kommet inn to tilbud. Det var ikke registrert at klager hadde levert tilbud.

Innklagede inngikk kontrakt med en av leverandørene som i følge anskaffelsesprotokollen hadde levert tilbud.

Klager brakte saken inn for klagenemnda ved brev av 20. september 2007.

Anførsler:

Klagers anførsler:

Innklagede har ikke ivaretatt anskaffelsesregelverkets formål, da innklagede har unnlatt å legge frem eller ta stilling til klagers tilbud. Klager var i en situasjon der selskapet ikke hadde mulighet til å inngi tilbud via Mercell. Innklagedes kontaktperson bekreftet at tilbudet kunne sendes per e-post, slik også forskrift om offentlige anskaffelser § 11-2 (3) åpner for. Innklagedes kontaktperson har videre handlet i tråd med forskriftens § 7-1 (2).

Under enhver omstendighet må innklagedes aksept av å motta klagers tilbud per e-post være bindende for innklagede.

Formen for innhenting av tilbud skal ikke være begrensende for leverandørenes adgang til konkurransen. Det kan ikke være slik at et tilbud som fyller alle krav og som for eksempel er levert per post eller direkte til innklagede, ikke vil bli tatt med i vurderingen fordi det ikke er levert via Mercell.   

Det bes om at nemnda vurderer om klager i realiteten skulle ha fått aksept på sitt tilbud. I henhold til de muntlige opplysningene klager har fått, lå klagers tilbud best an prismessig.

Innklagedes anførsler:

Klager har ikke levert inn tilbud på den måten som konkurransegrunnlaget krever. Det er riktig at innklagedes kontaktperson ble kontakt av klager og svarte at tilbudet kunne sendes inn på e-post. Dette er det derimot neppe anledning til etter regelverkets § 11-2 (3), jf § 7. Feilen innklagede har gjort består ikke i at innklagede ikke har evaluert klagers tilbud, men at innklagede muntlig aksepterte å ta i mot tilbud per e-post.

Sekretariatets vurdering:

Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin opplyste verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (forskriften) del I og II, jf forskriftens § 2-1, jf § 2-2 (1).

Det følger av forskriftens § 11-2 (3) at tilbud kan avgis med elektronisk middel dersom konkurransegrunnlaget åpner for det og innlevering av tilbud skjer i samsvar med reglene om kommunikasjon i forskriftens kapittel 7. I utgangspunktet står oppdragsgiver fritt til å velge om tilbud skal leveres direkte eller per post eller om de skal leveres med elektronisk middel, jf forskriftens § 7-1 (1). Av konkurransegrunnlaget i foreliggende sak fulgte det at alle tilbud måtte leveres elektronisk via Mercell.

Det er på det rene at klager ikke leverte tilbud via Mercell, men i stedet sendte tilbudet per e-post til innklagedes kontaktperson. Klager har således ikke levert tilbud i samsvar med konkurransegrunnlaget. At innklagedes kontaktperson på forhånd aksepterte at tilbud ble levert per e-post kan ikke få betydning. Av forskriftens § 7-1 (4) og § 7-3 følger det særskilte krav til systemer for elektronisk overføring og mottak av tilbud. Blant annet må systemene sikre dokumentets innhold og fortrolighet til etter tilbudsfristens utløp og inneholde en elektronisk signatur som må oppfylle nærmere angitte krav. Klagenemndas sekretariat kan ikke se at tilbud sendt via vanlig e-post oppfyller kravene oppgitt i forskriftens § 7-1 (4) og § 7-3.

Tilbud som ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming i forskriftens § 11-2 (1) og (3), skal avvises, jf forskriftens 11-11 (1) bokstav b. Klagers tilbud skulle således vært avvist. Sekretariatet anser det svært uheldig at innklagede opplyste til klager at innlevering pr. e-post var mulig, men innklagede har ikke av denne grunn brutt anskaffelsesregelverket ved ikke å se hen til og evaluere klagers tilbud.

Ettersom sekretariatet har funnet at klagesaken ikke kan føre frem, avvises den som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9.

Med vennlig hilsen

Kopi: innklagede