Klager deltok i en konkurranse for anskaffelse av kombigulv til en idrettshall. Klagenemnda fant at innklagedes manglende kunngjøring av konkurransen var i strid med forskriftens §§ 11-1 (1) og 13-1 (1), jf 11-2 (1).

Klagenemndas avgjørelse 19. februar 2007 i sak 2006/70

Klager: Elverum Takservice AS          

Innklaget:         Steinkjerhallen AS

Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Morten Goller og Bjørg Ven.

Saken gjelder: Ulovlig direkte anskaffelse.

Bakgrunn:

(1)        30. januar 2006 ble sportsdekket i Steinkjerhallen totalskadd som følge av flom.

(2)        Steinkjerhallen er en idrettshall i Nord-Trøndelag, organisert som et aksjeselskap, Steinkjerhallen AS (heretter kalt innklagede). Styret i selskapet består av en formann, som er politisk valgt av kommunestyret i Steinkjer kommune, en representant for Nord-Trøndelag fylkeskommune og ytterligere en representant fra Steinkjer kommune. Aksjene i selskapet eies av Steinkjer kommune med 60 % og Nord-Trøndelag fylkeskommune med 40 %. Hallen har et årsbudsjett på ca 6,5 mill kr. Selskapet mottar et årlig bidrag på ca 1,6 mill kr fra Steinkjer kommune og en årlig husleie fra Nord-Trøndelag fylkeskommune på ca 1,5 mill kr. Resten finansieres ved leieinntekter.

(3)        Etter møte 17. februar 2006 med selskapets forsikringsselskap, Sparebank 1 skadeforsikring AS, ble det besluttet at det skulle anskaffes nytt sportsdekke etter skjønn, jf skadeskjønnsrapport av 4. april 2006. Utgiftene til det nye dekket skulle dekkes av Norsk naturskadepool, men det ble bestemt at det var Steinkjerhallen AS som skulle forestå anskaffelsen av gulvet og være part i kontrakten med valgte leverandør.

(4)        Det ble opprettet et brukerutvalg, som etter drøftelser i møte 22. mars 2006, anbefalte styret i Steinkjerhallen AS å anskaffe nytt sportsdekke av typen kombigulv. For å anskaffe det nye kombigulvet tok innklagede kontakt med flere selskaper som leverer sportsdekker. Det viste seg da at det kun var to av selskapene som kunne levere kombidekke. Dette var Elverum Takservice AS (heretter kalt klager) og Gulv og Takteknikk AS.

(5)        Etter å ha innhentet tilbud fra de to aktuelle selskapene i begynnelsen av april 2006, ble det i styremøte 7. april 2006 besluttet at Gulv og Takteknikk AS skulle tildeles kontrakten. Dette var i samsvar med tildelingsinnstilling av 6. april 2006 fra selskapets daglige leder.

(6)        Fra styremøteprotokollen hitsettes følgende:

”Grande presenterte fremdriftsplanen og fortalte at den er veldig ”trang”, men oppnåelig. Hvis alt går etter planen, skal hallen stå ferdig til skolestart høsten 2006. Richard Payne presenterte tilbudene som han har mottatt i forbindelse med skifting av selve sportsdekket. […] Styret diskuterte saken og besluttet at kontrakten på levering av sportsdekket i hallen skal gå til Gulv og Takteknikk AS.”

(7)        I brev av 5. mai 2006 ble saken brakt inn for klagenemnda av Elverum Takservice AS. 8. mai 2006 avholdt innklagede kontraktsmøte med valgte leverandør hvor de ble enige om kontraktsbetingelsene. Den 23. mai 2006 ble kontrakten signert.  Av kontrakten fremgår det at kontraktsarbeidene skulle igangsettes i uke 29 og ferdigstilles i uke 36, det vil si senest 8. september 2006. Kontraktssummen var på kr 3.522.400,- eks mva.

Anførsler:

Klagers anførsler:

(8)        Innklagede har anskaffet det nye gulvet i Steinkjerhallen uten å kunngjøre en konkurranse om anskaffelsen i Doffin databasen. Steinkjerhallen AS er et offentligrettslig organ underlagt anskaffelsesregelverket.

Innklagedes anførsler:

(9)        Innklagede erkjenner at Steinkjerhallen er et offentligrettslig organ, underlagt anskaffelsesregelverket, og at anskaffelsen ligger over terskelverdien.

(10)    På grunn av tidsnød ble det besluttet å kontakte aktuelle leverandører av kombidekke direkte, uten å kunngjøre en konkurranse om anskaffelsen i Doffin databasen. Innklagede mener at dette ga en tidsbesparelse på 7-8 uker, jf forskriftens § 7-1 (1), som fastsetter en tilbudsfrist på 52 dager. Det ble tatt kontakt med flere selskap, men det viste seg at bare to av disse kunne levere det gulv innklagede ønsket. Begge selskapene ble gitt anledning til å inngi tilbud. Det ble ikke lagt skjul på at dette var en konkurransesituasjon. Dette ivaretar regelverkets krav til konkurranse. Steinkjerhallen er et fylkesanlegg for all idrettsaktivitet i Nord-Trøndelag og brukes daglig av 1500 til 1700 personer, blant annet 800 elever ved Steinkjer videregående skole. Det hastet å få hallen i drift senest til skolestart 2006.

Klagenemndas vurdering:

(11)    Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Steinkjerhallen AS anser seg selv som et offentligrettslig organ som er underlagt anskaffelsesregelverket. Klagenemnda legger dette til grunn. Anskaffelsen følger etter sin verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 nr 616 del I og III, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2, og ikke del II slik innklagede synes å legge til grunn når det anføres at tilbudsfristen ved kunngjøring av konkurransen skulle vært minst 52 dager.

Hvorvidt innklagede skulle kunngjort den aktuelle konkurransen i Doffin databasen

(12)    Av forskriftens § 11-2 (1) bokstav d fremgår det at oppdragsgiver kan gjennomføre en direkte anskaffelse uten forutgående kunngjøring i Doffin databasen når anskaffelsen på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsettes i den tiden det tar å gjennomføre en konkurranse. Etter klagenemndas oppfatning må man i en mindre kompleks anskaffelse under EØS-terskelverdi kunne legge til grunn at det i alle fall tar 2 måneder fra konkurransen kunngjøres til kontrakt tildeles. Nemnda anser aktuelle anskaffelse som mindre kompleks på basis av den tid innklagede de facto brukte på å utarbeide spesifikasjon av kontraktsgjenstanden og gjennomføre tilbudsevalueringen.

(13)    Av forelagt dokumentasjon fremgår det at innklagede senest 27. mars 2006 hadde klarlagt anskaffelsens gjenstand. Av kontrakten som ble inngått med valgte leverandør fremgår det at innklagede aksepterte at det nye gulvet skulle være ferdigstilt senest 8. september 2006, med en utførelsestid på maksimum 8 uker. Dette innebærer at innklagede brukte i overkant av 5 måneder fra det tidspunkt kontraktens gjenstand var klarlagt til det tidspunkt kontraktsarbeidene skulle være ferdigstilt.

(14)    På basis av dette kan nemnda ikke se at innklagede skulle vært forhindret fra å kunngjøre og gjennomføre anskaffelsen på vanlig måte. Etter nemndas syn kunne konkurransen vært kunngjort primo april 2006, med tilbudsfrist primo mai 2006. Hvis innklagede så brukte én måned på tilbudsevaluering og kontraktstildeling, ville dette arbeidet vært avsluttet senest ultimo mai 2006, hvilket samsvarer med det tidspunkt innklagede faktisk underskrev kontrakt med valgte leverandør. Etter dette kunne kontraktsarbeidene vært avtalt påbegynt i uke 29 og avsluttet i uke 36, i likhet med det som er tilfelle for den kontrakt som ble inngått i saken.

(15)    Dette innebærer at innklagede etter nemndas syn ikke hadde rettslig grunnlag i forskriftens § 11-2 (1) bokstav d for å gjennomføre anskaffelsen direkte uten kunngjøring i Doffin databasen. Nemnda kan heller ikke se at noen av de øvrige unntaksbestemmelsene i § 11-2 (1) kan komme til anvendelse. Innklagedes handlemåte er derfor i strid med forskriftens §§ 11-1 (1), jf 13-1 (1).

Konklusjon:

Steinkjerhallen AS har brutt forskriftens §§ 11-1 (1), jf 13-1 (1), ved å gjennomføre en direkte anskaffelse uten at det var rettslig grunnlag for dette i § 11-2 (1).

For klagenemnda,

19. februar 2007                                                         Bjørg Ven