Helse Nord RHF gjennomførte en konkurranse med
forhandling for kjøp av reisebyråtjenester ved syketransport. Klagenemnda kom
til at et krav om at innklagedes kontraktspart måtte ha operatører ved
innklagedes kontor på Gravdal, ikke var i strid med forbudet mot diskriminering
på grunnlag av lokal tilhørighet. Regelverket for offentlige anskaffelser var
heller ikke til hinder for at forhandlingsutspill og endelig tilbud ble
innlevert pr e-post. Selv om innklagede ikke før tilbudsfristens utløp hadde
utarbeidet et estimat over antall reiser fordelt på de ulike transportmidlene,
kom klagenemnda til at leverandørene hadde fått tilstrekkelige opplysninger til
å utforme sine tilbud. Innklagede hadde imidlertid brutt regelverket ved ikke å
ha sikret dokumentasjon for tidligere erfaringer med valgte leverandør. Det var
heller ikke godtgjort at erfaring et annet selskap innen valgte leverandørs
konsern hadde tilegnet seg, var relevant for den forventede kvaliteten på
leverandørens utførelse av oppdraget.
Klagenemndas avgjørelse 9. mai 2005 i sak 2005/17
Klager:
Berg Hansen Reisebureau Tromsø AS m.fl.
Innklagede:
Helse Nord RHF
Klagenemndas
medlemmer: Per Christiansen, Inger
Roll-Matthiesen, Andreas Wahl
Saken gjelder: tildelingskriterier, evaluering av
tilbudt pris, krav til likebehandling, referanser
Sakens bakgrunn:
(1)
Helse Nord RHF (heretter kalt innklagede) kunngjorde 27.
oktober 2004 en konkurranse med forhandling for kjøp av reisebyråtjenester ved
syketransport. Det ble konkurrert om å levere det økonomisk mest fordelaktige
tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier oppgitt i ikke-prioritert
rekkefølge:
- Pris
- Kvalitet
- Tilgjengelighet, leveringstid,
leveringsdyktighet, service
- Økonomi, soliditet
- Organisasjon/kompetanse
- Referanser
- I hvilken grad konkurransegrunnlaget
er oppfylt.
(2)
For å ivareta ansvaret for organisering av syketransport innen
sin region hadde Nordlandssykehuset 1. januar 2004 opprettet en egen enhet
lokalisert på Gravdal. Som et ledd i arbeidet med å redusere kostnadene på
syketransporten, besluttet Nordlandssykehuset å knytte reisebyråkompetanse til
dette reisekontoret. Våren 2004 gjennomførte Nordlandssykehuset derfor en
konkurranse med forhandling for å kjøpe denne tjenesten. VIA
Flyspesialisten/Haalogaland Reisebureau (heretter kalt VIA) vant denne
konkurransen og etablerte et kontor (inplantkontor) på Gravdal i juni 2004.
På bakgrunn av de positive erfaringene knyttet til Nordlandssykehusets
organisering av syketransporten, ga innklagede Nordlandssykehuset ansvaret med
å gjennomføre konkurranse med forhandling vedrørende kjøp av tjenester for de
øvrige helseforetakene i regionen.
(3)
I konkurransegrunnlaget ble det gitt følgende orientering om
leveransens innhold:
Helse Nord RHF ønsker at en størst mulig andel av pasientreisene skal
bestilles gjennom NLSHs [Nordlandssykehusets] reisekontor på Gravdal. Gjennom
bedre logistikk på pasientreisene, og bedre utnyttelse av gjeldende og
fremtidige avtaler, forventer vi å oppnå reduserte utgifter til syketransport.
Spesielt innenfor området syketransport med fly er det et stort potensiale for
innsparing, og anbudsinnbydelsen er i hovedsak rettet mot tjenester på dette
området. I tillegg til flyreiser inngår også en mindre andel booking av reiser
med tog og båt, hotellovernatting o.a.
Syketransport med fly for pasientene i kommunene tilknyttet Helse Nord, ekskl
NLSH, utgjorde ca 180 millioner kroner i 2003. Fordelt på helseforetakene
utgjorde dette 95 millioner for Helse Finnmark, 15 millioner for
Universitetssykehuset i Nord Norge HF, 40 millioner for Hålogalandsykehuset HF
og 30 millioner for Helgelandssykehuset HF. Det geografiske området pasientene
er bosatt i, omfatter samtlige kommuner i Nord-Norge ekskl Bodø, Meløy,
Gildeskål, Beiarn, Saltdal, Fauske, Skjerstad, Sørfold, Steigen, Røst, Verøy,
Moskenes, Flakstad, Vestvågøy og Vågan.
Representanter fra reisebyrået skal være fysisk lokalisert i tilknytning til
reisekontoret på Gravdal (inplantløsning), for på den måten å sikre
tilgjengelighet og problemforståelse i forhold til oppdraget.
(4)
I konkurransegrunnlaget punkt 4.10 ble det stilt følgende krav
til tjenesten:
Leverandøren skal gjennom optimal utnyttelse av de avtaler Helse Nord er
tilknyttet innenfor området syketransport, samt gjennom utnyttelse av
mulighetene for rabatterte billetter, sikre at reisene som bestilles til enhver
tid skjer til den laveste mulige kostnad for foretakene.
Videre skal leverandøren aktivt foreslå endringer i reisemønsteret dersom dette
kan bidra til kostnadsreduksjoner for foretakene. Leverandøren skal være en
aktiv samarbeidspartner i forbindelse med utarbeidelse av reisepolitikk, og gi
innspill og analyser i forhold til de ulike sider knyttet til syketransport,
transportløsning, kostnader etc. Leverandøren skal også jevnlig delta i møter
med de ulike samarbeidspartnere, herunder RHF, de ulike helseforetak,
trygdeetaten og leverandører av transporttjenester. Utgifter i denne
forbindelse dekkes av leverandøren.
.
(5)
Lokaliseringen på Gravdal ble utdypet slik i
konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon, punkt 4.1.1:
Nordlandssykehuset vil stille til rådighet kontorplass i tilknytning til
reisekontoret på Gravdal. Arbeidsplassen er møblert og inkl renhold, lys,
oppvarming, samt tilgang til toalett, kantine mv.
Lokalene som stilles til disposisjon, utgjør minimum 7m2 pr. operatør i
inplantkontoret. Leverandøren betaler årlig leie til Nordlandssykehuset
pålydende kr. 117.000,-. Leien dekker leie av kontor og fellesareal,
strøm/oppvarming, renhold, forsikring, kommunale avgifter, samt leie av
møbler/inventar.
Det kan som følge av utbyggingsprosjekt ved Nordlandssykehuset i løpet av
avtaleperioden bli nødvendig med flytting av lokalene. Ved flytting til nye
lokaler vil leverandøren kunne få delta i planleggingen, slik at evt.
ønsker/behov tas med i vurderingen, eksempelvis ønske om publikumsadkomst.
Dersom det kreves ekstra sikkerhetstiltak for å få lokalene IATA-godkjent, er
dette leverandørens ansvar og kostnad. Ved behov for større lokaler, avtales ny
leie direkte med NLSH.
.
(6)
Det ble videre stilt krav til dokumentasjon på leverandørenes
kvalifikasjoner, herunder følgende dokumentasjonskrav knyttet til tidligere
utførte oppdrag og økonomisk situasjon:
(...)
c) Anbyder bes vise til lignende leveranser de siste tre år for de varer/tjenester
anbudsgrunnlaget omfatter, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige
eller private mottakere. Anbyder bes også oppgi 3 referanser fra mottakere i
henhold til denne liste. Til hver referanse skal anbyder oppgi kontaktperson og
telefonnummer.
d) Anbyder skal legge ved skatteattest for skatt og skatteattest for
merverdiavgift. Attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra kemner og
kommunekasserer. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra
innleveringsfrist.
(7)
Før tilbudsfristens utløp besvarte innklagede flere spørsmål
knyttet til forståelsen av konkurransegrunnlaget, blant annet følgende:
Det står omsetning 180 millioner. Den andelen av dette som er flyreiser,
gjelder det kun transport med rutefly? Har dere oversikt over evt antall
flyreiser?
Svar: Hele beløpet er knyttet til flyreiser med rutefly. Vi har ingen
informasjon over hvor mange reiser dette dreier seg om, eller reisemønster.
.
(8)
Tre leverandører innga tilbud i konkurransen, herunder VIA og
et samlet tilbud fra Berg Hansen NOR AS, Berg Hansen Reisebureau Tromsø AS og
Sortland Reisebyrå (heretter kalt klager).
(9)
Et av temaene som ble diskutert med klager i
forhandlingsmøtet, var endring av billetter. I e-post av 6. desember 2004
bekrefter klager følgende:
Omskriving
Dersom billett er utstedt, er dette å betrakte som en ordre. Dersom
navneendring skjer før billett er utstedt ingen gebyr.
(10)
I brev av 13. desember 2004 meddelte innklagede at tilbudet
fra VIA ble vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. Av begrunnelsen kom
det frem at VIA hadde en lavere pris enn klager, og at VIAs referanser var mer
relevante for den etterspurte ytelsen.
(11)
Nordlandssykehusets innstilling på valg av leverandør
inneholdt følgende redegjørelse for vurderingen av tildelingskriteriene Pris
og Referanser:
Pris
Ved beregning av totalkostnad ved de enkelte tilbud er det tatt utgangspunkt i
oppgitt volum for flyreiser for 2003 per region, og antall flybestillinger er
regnet ut fra gjennomsnittspris for flyreiser i den enkelte region. Ut fra
disse tallene er antall flybestillinger for 2005 anslått til 50.000. Antallet
reiser med bil/båt/tog er anslått til ca 10.000. Øvrige grunnlagstall er
erfaringstall basert på statistikk fra NLSHs område.
Berg-Hansen AS og VIA Flyspesialisten er tilnærmet lik på pris. Dersom man
legger til grunn tallene for fly- og bil/båt/tog blir totalkostnad ekskl mva
kr. 4.867.000 for Berg-Hansen og kr. 4.836.000 for VIA. Ved en økning i
antallet flyreiser vil tilbudet fra Berg-Hansen slå best ut prismessig. Ved en
økning i antallet reiser med bil/båt/tog vil tilbudet fra VIA slå best ut
prismessig. Ut fra at Helse Nord på sikt ønsker å redusere reiseutgiftene og
dermed dreie en del av reiseaktiviteten fra flytransport til bil/båt/tog, vil
tilbudet fra VIA gi lavest totalkostnad.
Referanser
Det var i konkurransegrunnlaget stilt krav om at leverandørene skulle vise til
lignende leveranser siste 3 år for de varer/tjenester konkurransegrunnlaget
omfattet, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige og private
mottakere. Det skulle også oppgis 3 referanser ihht listen. I denne sammenheng
vil lignende leveranser være naturlig å definere som oppdrag av en viss
størrelse og/eller kompleksitet som kan ligne den tjenesten vi etterspør i
konkurransegrunnlaget.
Berg-Hansen har oppgitt 2 referanser med en reiseomsetning på fra 1,5 til 2
mill, samt en referanse med omsetning på ca 5 millioner. Referansene har
ingenting å utsette på Berg-Hansen som leverandør, men etterspør ikke
reisetjenester i det omfang denne konkurransen omfatter. Det er i hovedsak
snakk om ordinære reisebyråtjenester uten spesielle krav til utførelse ut over
oppfølging av reisepolicy.
VIA Flyspesialisten har oppgitt flere referanser, blant annet reisekontoret i
Helse Sør. Dette oppdraget har et omfang på i overkant av kr 10 millioner per
år. De benytter også inplantløsning, men denne er mer fokusert på selve
billettbestillingen. Helse Sør har vært svært fornøyd med VIA som
samarbeidspartner. VIA Flyspesialisten er også leverandør til Nordlandssykehuset
i dag av tjenester som samsvarer med konkurransegrunnlaget. Oppdraget de
håndterer per i dag er på om lag 90 millioner per år, og har vært utført etter
forventningene i avtalen.
Både Berg-Hansen og VIA Flyspesialisten kan vise til referansekunder som
tilfredse med de tjenester som leveres, men ut fra kompleksiteten i tjenesten
som etterspørres vurderes VIAs referanser som mest relevante.
(12)
Innklagede har gjennom midlertidig forføyning blitt pålagt å
avvente kontraktsinngåelse til klagenemnda har truffet sin avgjørelse.
Klager har i det vesentlige anført:
(13)
Innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser.
(14)
Klagers tilbud er det økonomisk mest fordelaktige, og klager
skulle vært tildelt kontrakt.
(15)
Kravet om at innklagedes kontraktspart skal lokaliseres på
Gravdal, bryter med kravet til likebehandling og forbudet mot diskriminering på
grunnlag av lokal tilhørighet. Så lenge bestilling av reiser skjer pr telefon,
er det ingen saklig grunn til at innklagede skulle ønske denne lokaliseringen.
Kontakt mellom innklagede og fremtidig kontraktspart kan skje på
tilfredsstillende måte pr e-post eller telefon.
(16)
Tildelingskriteriet Økonomi, soliditet oppfyller ikke regelverkets krav.
(17)
Tildelingskriteriet Referanser er ikke vurdert i tråd
med regelverket. Når Referanser er anvendt som et tildelingskriterium, viser
dette etter sin ordlyd til hvilke erfaringer referansene har med leverandøren,
herunder om de er fornøyd eller ikke. Innklagede har derimot gjennom
vektleggingen av lignende leveranser, lagt vekt på den erfaring leverandøren
har tilegnet seg med referanseprosjektet.
(18)
Innklagede har latt det telle i valgte leverandørs favør at
helt andre reisebyråer innenfor VIA-kjeden har Helse Sør som kunde. Dette
oppdraget sier ingen ting om valgte leverandørs evne til å gjennomføre
kontrakten. Det kan heller ikke vektlegges at VIA har kontrakt med et sykehus
knyttet til Helse Nord RHF.
(19)
Videre er det uriktig at klagers største referanseprosjekt var
prissatt til fem millioner. Riktig beløp er det dobbelte.
(20)
Innklagede har også bedt om referanser for lokale kunder.
Utenom landsdelen har klagers kjede betydelig større kunder.
(21)
Innklagede åpnet for at siste tilbud ble tilsendt på e-post.
Dette bryter med forskrift om offentlige anskaffelser § 15-5. Innklagede har
videre lekket opplysninger om enhetspriser i klagers tilbud til valgte
leverandør slik at denne kunne tilpasse sitt tilbud.
(22)
Innklagede har brutt regelverket ved å unnlate å oppgi på
forhånd hvilke mengder som ville bli lagt til grunn ved kostnadsvurderingen av
tilbudene. De estimater som er benyttet av innklagede har ikke støtte i
faktiske omstendigheter, og tilbudene er dermed ikke bedømt forsvarlig.
Flytransport er fullstendig dominerende i forhold til andre reisemåter ved
syketransport innenfor det geografiske anbudsområdet. Klager ga det beste
tilbudet på formidling av flyreiser og skulle derfor hatt større uttelling i
denne delen av prisevalueringen.
(23)
Det fremstår som mer enn underlig at innklagede i begynnelsen
av desember skulle sitte med en detaljert oversikt over de mengder man ikke
hadde informasjon om i november. Så lenge mengdene var kjent, pliktet
innklagede å gi dem tilkjenne.
(24)
Innklagede har videre i sitt estimat angitt en høyere
forventet andel reiser med båt/bil/tog enn det er grunnlag for.
(25)
Innklagede har unnlatt å ta med pris på utstedelse av vouchere
i beregningen av valgte leverandørs pris. Slike vouchere er en forutsetning for
at den reisende skal slippe selv å legge ut for reisen. Det at klagers pris er
beregnet med tillegg for utstedelse av vouchere, er i seg selv nok til å
oppveie prisforskjellen mellom leverandørene. At valgte leverandør planlegger å
innføre nye løsninger en gang i fremtiden, kan ikke vektlegges ved vurderingen
av de tilbud som kom inn høsten 2004. Transportselskapene i regionen tillater
da heller ikke annen dokumentasjon enn vouchere.
(26)
Innklagede har i konkurransegrunnlaget bedt om pris på
Omskriving av billetter (navneendring). På spørsmål fra klager om hva dette
gjaldt, svarte innklagede at det kunne hende at ledsager for en pasient ble
byttet. Hvis denne endringen skjedde etter at billett var utstedt, ville det
ifølge klagers tilbud påløpe nytt gebyr, ellers ikke. Det innklagede har gjort i prissammenlikningen, er å ta med helt
andre typer endringer enn det som beskrives i konkurransegrunnlaget. Endringer
av reisetidspunkt og oppgradering av rabatterte billetter til fullpris er
det ikke bedt om pris på i konkurransegrunnlaget. Det er derfor feil når
innklagede har trukket disse endringene inn i prissammenlikningen.
(27)
Innklagede har aldri bedt om pris på annet enn navneendring av
billett ved bytte av ledsager, og klager har aldri gitt pris på annet enn
dette. Innklagede har følgelig ikke adgang til å bruke denne prisen på andre
typer endringer. Det estimerte antall endringer må videre være uriktig.
Domstolene har lagt til grunn at det reelle antallet er vesentlig lavere.
Innklagede har i det vesentlige anført:
(28)
Innklagede bestrider å ha brutt regelverket for offentlige
anskaffelser.
(29)
Lokalisering av valgte leverandør på Gravdal vil gi stor
økonomisk gevinst for innklagede. Geografisk nærhet har vært ansett som
avgjørende for å sikre god problemforståelse i forhold til oppdraget.
Reiseoperatørene skal være forlengede helsearbeidere, og det fordrer at de er
godt inne i de daglige problemstillingene tilknyttet oppgaven. Innklagede kan
ikke se at det kan være mulig å oppnå tilsvarende gode resultater ved å spre
tjenesten fra reisebyrået på flere steder uten daglig kontakt og samarbeid med
reisekontoret. Dette vil gi uforholdsmessig store utfordringer i forhold til
oppfølging, informasjonsutveksling og implementering av nye rutiner.
Alternativet til ekstern aktør i inplantkontoret vil være å utføre denne
tjenesten i egen regi.
(30)
Innklagede har lagt til rette for at etableringen av kontor på
Gravdal skjer uten at noen av leverandørene favoriseres.
(31)
Konkurransegrunnlagets henvisning til lignende referanser
må naturlig oppfattes som leveranser som er lignende i forhold til innholdet i
konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget beskriver en tjeneste som i
tillegg til levering av selve reisebestillingen i vel så stor grad stiller krav
til en aktiv samarbeidspartner som aktivt skal foreslå endringer i
reisemønster, gi innspill og analyser i forhold til de ulike sider knyttet
til syketransport
og jevnlig delta i møter med de ulike
samarbeidspartnere. Ut
fra dette mener innklagede at det må være åpenbart at lignende leveranser må
henspeile til leveranser der det ytes tjenester som fordrer mer enn oppfølging
av kundedefinert reisepolitikk og ordinær billettbestilling. Det var saklig
sammenheng mellom VIAs oppgitte referanser og innklagedes konkurranse.
(32)
Selv om oppdraget VIA hadde utført for Helse Sør var utført av
et annet selskap i VIA-kjeden, vurderte innklagede denne referansen som
relevant. Dette oppdraget hadde videre likhetstrekk med tjenesten etterspurt i
konkurransegrunnlaget.
(33)
VIA har per i dag avtale med Nordlandssykehuset for betjening
av reiser vedrørende syketransport for pasienter tilhørende Nordlandssykehusets
område. Dette oppdraget er av samme art som tjenesten etterspurt i
konkurransegrunnlaget, og ble derfor tillagt vekt.
(34)
Samtlige av klagers referanser er kontaktet. Disse ga positive
tilbakemeldinger, men siden referansene gikk på en annen type leveranse enn den
etterspurte, kunne ikke klager få full uttelling. Selv om ikke referanser
tillegges vekt, vil tilbudet fra VIA være det økonomisk mest fordelaktige.
(35)
Konkurransen er gjennomført med forhandlinger. Det stilles
ikke krav til hvordan endringer gjennom forhandlingene skal dokumenteres.
Klager ønsket i likhet med de andre to leverandørene å vente til siste frist
for å inngi siste tilbud, og samtykket i at dette skulle skje pr e-post. En
slik fremgangsmåte strider ikke mot regelverket.
(36)
Økonomisk soliditet ble feilaktig plassert under
tildelingskriterier, mens hensikten med bruk av dette kriteriet var
kvalifisering av leverandørene. Denne feilen ble rettet opp ved å vurdere
økonomisk soliditet som et kvalifikasjonskrav.
(37)
Tilbudene ble behandlet konfidensielt, og det er ikke riktig
at innklagede har gitt VIA tilgang til klagers priser.
(38)
Ved tilbudsfristens utløp kjente ikke innklagede estimatene
over antall reiser, men man oppga antatt totalvolum slik at leverandørene hadde
et beregningsgrunnlag. Pristilbudene ble inngitt ulikt, og VIA innga
differensierte tilbud på de ulike typer transaksjoner. Innklagede ble dermed
nødt til å utarbeide estimater for å sammenlikne tilbudene. Disse estimatene
var ikke kjent ved tilbudsinnlevering da man ikke var klar over behovet for
slike estimater.
(39)
Estimatene over antall reiser ble utarbeidet forsvarlig og på
grunnlag av tilgjengelig erfaringsmateriale. De av klager utarbeidede
statistikker bygger derimot på sviktende forutsetninger og er ikke egnet til å
belyse spørsmålet. Innklagede ønsker videre å arbeide for at antall flyreiser
skal gå ned, noe som ytterligere vil forsterke prisforskjellen mellom klager og
valgte leverandør.
(40)
Heller ikke estimatet over antall endrede billetter er truffet
på uforsvarlig grunnlag. Estimert antall endringer ville ikke kunnet utformes
før man visste hvilken type endring som ville utløse et nytt gebyr. Under
forhandlingene ble innholdet av klagers tilbud klargjort på dette punktet for å
sikre en riktig sammenlikning med tilbudet fra VIA.
(41)
I konkurransegrunnlaget har innklagede presisert at man ønsker
et tilbud på Reservasjon/bestilling bil/båt/tog. Det er ikke stilt
noen krav til hvordan tjenesten skal leveres, og det er ikke noe krav om at
løsningen skal inneholde en oppgjørs/betalingsordning. VIA har i forhandlingene
og i ettertid bekreftet at de kan løse denne oppgaven innenfor den tilbudte
pris på kr 25 og uten å benytte voucher. Tilbudet må da forstås slik at VIA
ikke kan kreve mer enn kr 25,- pr transaksjon uansett hvordan oppdraget løses.
(42)
Klager har både i forhandlingsmøte og pr e-post bekreftet at
en utstedt billett anses som en ordre, og at den transaksjonspris som er
oppgitt, gjelder pr ordre. I forhandlingsmøtet ble det opplyst fra klager at
enhver endring etter at billett er utstedt/aktivisert, vil utløse nytt gebyr på
kr 75. Dette vil medføre et betydelig større antall endringer enn om kun
navneendringer var omfattet.
(43)
VIA tar i sitt tilbud ikke gebyr for endring av billett
uansett årsak eller tidspunkt. Dette må derfor tas med i prissammenlikningen,
siden antall ordre vil bli høyere i klagers tilbud. I beregningen av antall
billetter som vil bli endret, har innklagede bygget på dokumenterte
erfaringstall fra Nordlandssykehuset. Dette må ligge innenfor rammen av
forsvarlig skjønnsutøvelse.
Klagenemndas vurdering:
(44)
Klager har deltatt i konkurransen og har saklig
klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6.
Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin art og verdi reglene i forskrift
om offentlige anskaffelser del III, jf forskrift om offentlige anskaffelser §
2-2.
Kravet om lokalisering på Gravdal
(45)
Konkurransegrunnlaget krevde at den leverandøren som ble valgt
som kontraktspart måtte ha operatører ved innklagedes kontor på Gravdal. Klager
har anført at dette bryter med kravet til likebehandling og forbudet mot
diskriminering på grunnlag av lokal tilhørighet. Så lenge bestilling av reiser
skjer pr telefon, er det ingen saklig grunn til at innklagede skulle ønske
denne lokaliseringen.
(46)
Innklagede har på sin side anført at lokaliseringskravet er
begrunnet i store potensielle innsparinger forbundet med nært, daglig samarbeid
med valgte leverandør. Hensikten var å redusere kostnadene til syketransport
ved å se transporten og behandlingen i sammenheng. Leverandøren skal være en
aktiv samarbeidspartner mht innspill, analyser og råd. Geografisk nærhet ble av
innklagede ansett som avgjørende for å sikre god problemforståelse i forhold
til oppdraget.
(47)
I forskriften § 3-1 (3) heter det at en oppdragsgiver ikke
skal diskriminere en leverandør på grunn av nasjonalitet eller lokal
tilhørighet. Et krav om lokalisering på stedet kan være mer byrdefullt for
leverandører uten slik lokalisering på forhånd, enn for konkurrenter som
allerede er lokalt etablert. Et slikt krav kan derfor være problematisk i
forhold til forbudet mot diskriminering på grunnlag av lokal tilhørighet. Likevel må dette veies mot de hensyn som er
anført fra innklagede. Klagenemnda har i dette tilfelle ikke tilstrekkelig
grunn til å sette til side som usaklig innklagedes vurdering av hvordan
leveringen best kan skje.
Innlevering av siste tilbud
(48)
Forskrift om offentlige anskaffelser § 15-5 stiller krav til
utformingen av tilbud. Formkravene som oppstilles i denne bestemmelsen, kan
imidlertid ikke uten videre gjelde for leverandørenes forhandlingsutspill og
endelige tilbud i konkurranse med forhandling. Klagenemnda kan derfor ikke se
at innklagede har handlet i strid med § 15-5 ved å åpne for at
leverandørene innga endelige tilbud pr e-post. Det foreliggende saksmaterialet
gir ikke grunnlag for å vurdere om innklagede har gitt VIA innsyn i klagers
tilbudte priser.
Estimert antall reiser
(49)
Innklagede hadde ikke på forhånd oppgitt et estimert antall
reiser som tilbudene ville bli bedømt i forhold til. Et slikt estimat ble
imidlertid benyttet i sammenligningen av tilbudene. Kravet til
forutberegnlighet pålegger oppdragsgiver å gi leverandørene tilgang til
relevante opplysninger som er tilgjengelige før tilbudsfristens utløp. Slik
saken foreligger for klagenemnda, later det imidlertid til at innklagede før
tilbudsfristens utløp ikke hadde utarbeidet noe anslag over årlig antall
reiser. All den tid konkurransegrunnlaget informerte om forventet fordeling av
flyreiser kontra reiser med bil/båt og tog, samt ga leverandørene tilgang til
opplysninger om årlig totalvolum og indikerte hvordan dette volumet fordelte
seg på de ulike regionene, finner klagenemnda at innklagede har gitt
leverandørene tilstrekkelige opplysninger til å utforme sine tilbud. Det er
følgelig ikke grunnlag for å konstatere brudd på kravet til forutberegnlighet.
(50)
Partene er uenige om estimatet i tilbudsevalueringen for
antall flyreiser er forsvarlig fastsatt. Denne vurderingen forutsetter en
bedømmelse som ikke er godt tilpasset klagenemndas skriftlige saksbehandling.
Denne delen av klagen avvises derfor som uhensiktsmessig for behandling, jf
forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9.
Evaluering av tilbudt pris
(51)
I vurderingen av tilbudt pris opplyste den valgte leverandør
både i sitt tilbud og under forhandlingene at reservasjon/bestilling for
bil/båt/tog ville kunne løses innenfor den tilbudte pris på kr 25 pr reise og
at man ikke ville ha behov for å utstede vouchers.
(52)
I konkurransegrunnlaget ble det ikke stilt noen krav til
hvordan denne tjenesten skulle utføres. En unnlatelse av å bruke vouchers
representerer dermed ikke noe avvik fra konkurransegrunnlaget. Leverandøren har
beskrevet hvordan oppdraget vil utføres. Utgangspunktet må da være at oppdragsgiver kan basere evalueringen på de
opplysninger leverandørene har gitt. I motsatt fall vil evalueringsprosessen i
mange tilfeller kunne bli mer omfattende enn nødvendig.
(53)
Når det for øvrig gjelder omstendighetene omkring prising av
endringer, vil spørsmålet i stor grad bero på hva som ble sagt på
forhandlingsmøtene mellom innklagede og klager. Referater fra
forhandlingsmøtene belyser i liten grad dette spørsmålet. Ut fra de
foreliggende saksdokumenter kan klagenemnda ikke se at den har tilstrekkelig
grunnlag for å ta stilling til spørsmålet.
Leverandørenes økonomiske soliditet
(54)
Innklagede har erkjent at tildelingskriteriet Økonomi,
soliditet var i strid med regelverket. Klagenemnda vil bemerke at dette
bruddet på regelverket kunne blitt rettet opp ved at leverandørene under
forhandlingene ble gjort oppmerksomme på regelbruddet og gitt anledning til å
inngi tilbud uten å ta hensyn til tildelingskriteriet.
Vurderingen av referanser
(55)
I konkurransegrunnlaget ble Referanser oppstilt som
et tildelingskriterium uten noen nærmere presisering. Slik klagenemnda ser det,
kan det ikke komme overraskende på leverandørene at referanser fra tilsvarende
leveranser vil vise erfaring fra liknende kontraktsforhold og dermed gi bedre
uttelling i evalueringen.
(56)
Det er opplyst at innklagede ga VIA økt uttelling på
tildelingskriteriet, fordi et annet selskap i kjeden hadde utført et lignende
oppdrag for Helse Sør. Etter klagenemndas syn måtte en referanse for å kunne
telle positivt i evalueringen, kunne si noe om den aktuelle leverandørens
forventede evne til å utføre oppdraget. All den tid innklagede ikke har
redegjort konkret for hvorfor referanser knyttet til et annet selskap har
betydning for den forventede kvaliteten på VIAs utførelse av oppdraget, kan
ikke klagenemnda se at innklagede har godtgjort at denne referansen var
relevant i tilbudsevalueringen.
(57)
Videre har innklagede
i positiv retning vektlagt VIAs avtale med Nordlandssykehuset, som sto for
evalueringen av tilbudene. I sak 2004/243 vurderte klagenemnda oppdragsgivers adgang til å vurdere egne
erfaringer med en leverandør. Klagenemnda kom til at det var anledning til å
legge vekt på oppdragsgivers egne erfaringer under disse forutsetningene:
Skal slik dokumentasjon vektlegges ved kontraktstildeling, må det kreves at
uttalelse fra referanser skjer skriftlig og slik at oppdragsgivers egen
evaluering dokumenteres på samme måte og på lik linje med tidligere
oppdragsgiveres evaluering av konkurrerende leverandørers referanser.
(58)
Innklagede har i denne saken ikke lagt fram noen dokumentasjon
på sin erfaring med VIA knyttet til avtalen med Nordlandssykehuset. Klagenemnda
legger derfor til grunn at innklagede på dette punkt har brutt kravet til
etterprøvbarhet, jf lov om offentlige anskaffelser § 5.
Konklusjon:
For klagenemnda,
9. mai 2005 Per Christiansen