Klagenemndas avgjørelse  10. mars 2003 i sak 2003/22

Innklagede kunngjorde en konkurranse med forhandling av arkitekttjenester i DOFFIN. Anskaffelsen gikk etter reglene i forskriften del III, og det ble satt en frist på fem virkedager for å levere forespørsel om å delta i konkurransen. Klagenemnda kom etter en konkret vurdering til at fristen var for kort og dermed i strid med regelverket. 

Klager: Norske Arkitekters Landsforbund

                        Josefines gate 34

                        0351 Oslo

Innklaget:         Hadsel kommune

                        Rådhuset

8452 Stokmarknes

Klagenemndas medlemmer: Per Christiansen, Inger Marie Dons Jensen, Andreas Wahl

Saken gjelder:

Frist for forespørsel om deltakelse i en konkurranse med forhandling.

Bakgrunn:

Hadsel kommune (heretter kalt ”innklagede”) kunngjorde i Norsk Lysingsblads elektroniske database (DOFFIN) en anskaffelse av arkitekttjenester i forbindelse med utforming og beskrivelse av tiltak for rehabilitering av paviljong på Stokmarknes Torg. Anskaffelsen ble kunngjort som konkurranse med forhandling.

            Kunngjøringen ble registrert i DOFFIN torsdag 30. januar 2003 kl. 9.54, og i kunngjøringen var det opplyst at siste frist for mottak av forespørsel om deltakelse i konkurransen var onsdag 5. februar 2003. Kunngjøringen sto også på trykk i Norsk Lysingsblad tirsdag 4. og fredag 7. f

ebruar 2003. I kunngjøringen ble det stilt krav om at skatteattester og HMS-erklæring skulle være innlevert innen fristen for forespørsel om å delta i konkurransen.

            Innklagede mottok 12 forespørsler om å delta i konkurransen, og ni leverte inn tilbud.

Partenes anførsler:

Klagers anførsler:

Klager anfører at innklagede har brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved å sette for kort frist for forespørsler om å delta i konkurransen. Klager viser til at fra tidspunket kunngjøringen sto på trykk i Norsk Lysingsblad første gang, var det én dag igjen av fristen, og at andre gang den sto på trykk var fristen allerede utløpt. At så mange som 12 leverandører meldte sin interesse for å delta i konkurransen er ikke relevant i vurderingen.

            Selv om det ble opplyst at bare HMS-erklæring og skatteattester skulle leveres inn, vil mange leverandører oppfatte kunngjøringen slik at det må sendes inn dokumentasjon på egnetheten til å påta seg oppdraget. I fristfastsettelsen må det tas høyde for at det tar tid å fremskaffe og redigere slik informasjon.

Innklagedes anførsler:

Innklagede bestrider at det ble gitt for kort tid. Kunngjøringen ble sendt til Norsk Lysingsblad den 30. januar, og det var da fortsatt fem dager igjen av tidsfristen. Dette må være tilstrekkelig.

Klagenemndas vurdering:

Klageinteresse og klagenemndas kompetanse:

Den aktuelle anskaffelsen retter seg mot yrkesgruppen arkitekter. Som bransjeorganisasjoner for arkitekter, finner klagenemnda at Norske Arkitekters Landsforbund har saklig klageinteresse, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig.

Regelverket:

Klagenemnda legger til grunn at anskaffelsen skal følge reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del I og del III, jf. forskriften § 2-1 (2). Dette er ikke omstridt.

            Det er i forskriftens del III ingen regler som direkte regulerer lengden på tidsfristen for å levere inn forespørsler om å delta i en konkurranse. Utgangspunktet for vurderingen må derfor tas i de generelle regler for konkurransen og i forskriften § 3-1.

Klagenemndas vurdering:

Utgangspunktet for vurderingen er at konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte og for øvrig i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk jf. forskriften § 3-1 (2). Forskriften del II har regler om minimumsfrister i kap. 7. Ved konkurranse med forhandling er minimumsfristen 37 dager, jf. § 7-3 (1), mens det etter § 7-4 i hastetilfeller kan settes kortere frist (15 dager).

            Det er rimelig at fristen for anskaffelser etter forskriften del III etter omstendighetene må kunne være kortere enn etter del II. Men det er i dette tilfellet ikke anført fra innklagede at det dreier seg om noe hastetilfelle.

            Utover oppdragsgivers mulige behov for en rask gjennomføring av en anskaffelse vil det kunne være særlig relevant hvor nøyaktig og presist anskaffelsen er beskrevet i kunngjøringen og hvor omfattende dokumentasjon som kreves for leverandørenes kvalifikasjoner.

            Fra kunngjøringen ble tatt inn i DOFFIN-databasen og frem til fristens utløp legger klagenemnda til grunn at det var fem virkedager disponibelt for potensielle leverandører. Innenfor denne fristen måtte leverandørene vurdere om anskaffelsen var av interesse, innhente HMS-erklæring og skatteattester og sende inn dette sammen med forespørselen om å delta. Etter klagenemndas mening var fristen på denne bakgrunn så kort, at dette kan ha medført at kvalifiserte leverandører ikke har fått rimelig anledning til å delta i konkurransen. Dette er i strid med intensjonene i regelverket om at anskaffelser så langt det er mulig skal baseres på konkurranse. Innklagede har heller ikke gitt noen begrunnelse for en kort frist. Klagenemnda finner etter en konkret vurdering at fristfastsettelsen var i strid med kravet til at konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte og for øvrig i samsvar med god anbuds- og forretningsskikk, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 (2).  

Konklusjon:
Hadsel kommune har brutt kravene i forskrift om offentlige anskaffelser § 3-1 (2) ved å sette en frist på fem virkedager for å levere inn forespørsel om å delta i konkurranse om levering av arkitekttjenester til paviljong på Stokmarknes torg.

For klagenemnda,               Per Christiansen                          10/3 -03