Klagenemndas avgjørelse  18. mars 2003 i sak 2003/12

Klager:           Enervent AS

                        Pb. 5234 Tromsdalen

                        9285 Tromsø

Innklaget:       Finnmark fylkeskommune

                        Eiendomsavdelingen

                        Henry Karlsens plass 1

                        9815 Vadsø

Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Morten Goller, Siri Teigum

Saken gjelder:

Avvisning av tilbud. Valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbud.

Bakgrunn:

Finnmark fylkeskommune (heretter kalt ”innklagede”) inviterte til en anbudskonkurranse av luftbehandlingsentreprise i forbindelse med rehabilitering av Hammerfest videregående skole. Innklagede benyttet et rådgivende ingeniørfirma, Sletten Finnmark AS, til å bistå seg i prosessen. Sletten Finnmark AS utarbeidet et konkurransegrunnlag datert 9. september 2002, som ble sendt til ulike leverandører.

I konkurransegrunnlaget ble det opplyst at tilbudsfristen var 20. desember 2002 og at det ville bli lagt vekt på pris, kvalitet og leveringstid ved valg av tilbud. Konkurransegrunnlaget inneholdt tekniske spesifikasjoner for aggregatene som skulle benyttes, og det ble stilt krav om at komplett utstyrspesifikasjon skulle vedlegges tilbudene.

I de tekniske spesifikasjonene fremgikk det at det skulle leveres en roterende varmegjenvinner uten fuktighetsoverføring med en virkningsgrad på 75 % ved – 15 grader utetemperatur og +22 grader fraluftstemperatur, og at det skulle leveres en asksiradiell vifte med en kapasitet på 15000 m3/h. De tekniske spesifikasjonene var tatt inn i et forhåndsskrevet tilbudsformular vedlagt konkurransegrunnlaget som leverandørene skulle benytte ved innsendelsen av tilbudene. Selv om anskaffelsen ikke ble kunngjort i Norsk lysingsblads elektroniske database (DOFFIN) i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser, kom det inn til sammen fem tilbud. Klagers tilbud hadde laveste pris, kr. 1 835 671,- eks. mva. Det ble oppdaget en summeringsfeil i tilbudet, og tilbudssummen ble som følge av dette økt med kr. 6 697,- eks. mva. Selskapet EnergiProsjekt AS leverte inn det nest laveste tilbudet på kr. 1 859 930,- eks. mva. Det var ikke vedlagt dokumentasjon på aggregatene verken i klagers tilbud

eller i tilbudet fra EnergiProsjekt AS. Begge tilbudene var imidlertid utarbeidet på tilbudsformularet, slik at leverandørene forpliktet seg til å levere i henhold til de tekniske spesifikasjonene i konkurransegrunnlaget.

I forbindelse med utarbeidelse av sitt tilbud hadde klager innhentet tilbud på aggregat fra selskapet Covent 16. desember 2002. Covent utarbeidet sitt tilbud til klager basert på den tekniske kravspesifikasjonen i konkurransegrunnlaget, men det tilbudte aggregatet tilfredsstilte likevel ikke fullt ut kravspesifikasjonen. Aggregatet som ble tilbudt av Covent 16. desember 2002 hadde bare en virkningsgrad på min. 72,8 % ved – 15 grader utetemperatur og + 22 grader fraluftstemperatur, og omfattet en sentrifugalvifte istedenfor asksiradiell vifte. Dette ble imidlertid ikke kommentert av klager ved utarbeidelsen av hans tilbud.

Klagers tilbud ble innlevert 20. desember 2002. Det fremgikk av tilbudet at det ville bli levert aggregater fra Covent, men ikke hvilken modell eller type aggregat.

Innklagedes håndtering og evaluering av tilbudene

Sletten Finnmark AS oppdaget ved gjennomgangen av tilbudene at dokumentasjon på aggregatene ikke var vedlagt tilbudene fra klager og fra EnergiProsjekt AS, og ba i e-post 30.12.2002 om at dette ble sendt inn ”snarest mulig”.

EnergiProsjekt AS sendte inn dokumentasjonen 2. januar 2003 for aggregater av type Fläkt, og dokumentasjon på aggregat av merket Covent som alternativt utstyr, men da med en prisreduksjon på kr. 29 000,-.

            Klager sendte, etter å ha mottatt to telefoniske purringer, dokumentasjon på telefaks til Sletten Finnmark AS 6. januar 2003. Klager ble like etter oppmerksom på at dokumentasjonen ikke var i samsvar med kravspesifikasjonen. Verken Sletten Finnmark AS eller Finnmark Fylkeskommune fikk etter det opplyste varsel om dette. Klager tok derimot kontakt med Covent, som leverte klager dokumentasjon på et annet aggregat som oppfylte de tekniske spesifikasjonene. Klager sendte dette uoppfordret til innklagede den 8. januar 2003. Klager redegjorde samtidig for avviket fra de tekniske spesifikasjonene i dokumentasjonen som ble oversendt 6. januar 2003.  

Sletten Finnmark AS bygde i sin evaluering på den dokumentasjon klager sendte inn 6. januar 2003, og ikke dokumentasjonen sendt inn 8. januar 2003. Aggregatet som ble tilbudt gjennom dokumentasjonen av 6. januar oppfylte dermed ikke kravspesifikasjonen, og Sletten Finnmark AS stipulerte et pristillegg på kr. 39 000,- for å kompensere for dette. Klager var dermed ikke lenger lavest i pris. Sletten Finnmark AS innstilte på at kontrakt ble tildelt EnergiProsjekt AS, noe innklagede la til grunn for sitt valg.

Partenes anførsler:

Klagers anførsler:

Klager anfører at innklagede skulle lagt til grunn dokumentasjonen som ble sendt inn 8. januar, og at tilbudet derfor var i samsvar med kravspesifikasjonen. Pristillegget på klagers tilbud var derfor urettmessig. Uten dette ville klagers tilbud vært lavest i pris, og også det økonomisk mest fordelaktige.

Innklagedes anførsler:

Innklagede bestrider at tilbudet oppfylte de tekniske spesifikasjonene, og anfører at det er dokumentasjonen som ble levert inn 6. januar og ikke 8. januar som må legges til grunn. Innklagede anfører at det er korrekt å gi tilbudet fra klager et stipulert pristillegg, men at pristillegget skulle vært kr. 29 000,- eks. mva., ikke kr. 39 000,- eks. mva. Aggregatet som klager leverte inn dokumentasjon på 6. januar 2003 tilsvarer det alternative tilbudet fra EnergiProsjekt AS med aggregat fra Covent, som lå kr. 29 000,- lavere i pris enn det prinsipale tilbudet fra EnergiProsjekt AS med aggregater fra Fläkt, og som tilfredsstilte de tekniske spesifikasjonene. 

Innklagede opplyser at dersom tilbudet ikke hadde blitt gitt et stipulert pristillegg, ville utfallet av konkurransen vært den samme, idet man da måtte lagt vekt på at kvaliteten på leveransen var lavere enn kravene i konkurransegrunnlaget. Hensikten med å legge til det stipulerte pristillegget var å gjøre tilbudene teknisk likeverdige og dermed sammenlignbare.

Klagenemndas vurdering:

Klager har deltatt i den aktuelle konkurransen og har saklig klageinteresse. Klagen er rettidig, jf. forskrift om klagenemnda for offentlige anskaffelser § 6.

Det rettslige utgangspunktet er at innklagede hadde en rett, men ikke en plikt, til å avvise tilbudene som ikke hadde dokumentasjonen vedlagt, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 8-10 (2) bokstav a). Klager ble den 30. desember 2002 skriftlig anmodet om å ettersende den nødvendige dokumentasjonen ”snarest mulig”.  Det ble purret på ettersendelsen to ganger. Når klager leverte dokumentasjon uten noe forbehold den 6. januar, kan ikke klagenemnda se at innklagede hadde plikt til å legge til grunn den nye dokumentasjonen som deretter ble levert inn 8. januar. Klagenemnda viser i den forbindelse til innklagedes anførsel om at innsendelsen den 8. januar ble oppfattet som et forsøk på å gjøre tilpasninger i de foreliggende tilbud i ettertid for å oppnå en konkurransefordel. Klagenemnda finner ikke grunn til å underkjenne denne vurderingen.

Når innklagede etter dette fant å måtte legge til grunn dokumentasjonen av 6. januar, måtte innklagede etter klagenemndas oppfatning kunne velge om klagers tilbud skulle gis et pristillegg for å gjøre det teknisk sammenlignbart med de øvrige tilbudene, eller om tilbudet skulle avvises. Klagenemnda kan derfor ikke se at det var i strid med regelverket å stipulere et pristillegg ved sammenligningen av tilbudene.

Konklusjon:
Finnmark fylkeskommune har ikke brutt lov og forskrift for offentlige anskaffelser ved ikke å tildele klager kontrakten.

For klagenemnda,                            Siri Teigum                          18/3-03