Klagenemndas avgjørelse  26. juni 2003 i sak 2003/108

Klager:           Topaas og Haug Entreprenørforretning AS

Innklaget:       Oslo kommune

                        v/friluftsetaten

Klagenemndas medlemmer: Jens Bugge, Morten Goller, Siri Teigum.

Saken gjelder:

Frist for deltakelse i konkurransen. Krav til konkurranse.

Bakgrunn:

Oslo kommune (heretter kalt ”innklagede”) kunngjorde i Norsk lysingsblads elektroniske database (DOFFIN) 13.5.2003 en konkurranse med forhandling for grunnarbeid på kunstgressbanene på Vestli, Løren og Valle Hovin. Anskaffelsen ble kunngjort etter reglene i forskrift 15.6.2001 om offentlige anskaffelser del III.

Innklagede sendte kunngjøring til Norsk lysingsblad 12.5.2003, og det var i denne satt ”Frist for forespørsel om deltakelse” til 19.5.2003.

Topaas og Haug Entreprenørforretning AS (heretter kalt ”klager”) sendte innklagede en e-post med forespørsel om å få utlevert konkurransegrunnlaget den 21.5.2003 kl. 13.44. Forespørselen ble  avvist  under henvisning til at fristen for å få utlevert konkurransegrunnlaget gikk ut 19.5.2003.

Partenes anførsler:

Klagers anførsler:

Klager anfører at fristen 19.5.2003 for forespørsel om deltagelse – bare  fire virkedager – var så kort at den må ansees for å være i strid med regelverket for offentlige anskaffelser.

Det vises til  klagenemndas avgjørelse i sak 2003/22, som i likhet med den foreliggende sak gjaldt frist  fastsatt av oppdragsgiver for å levere forespørsel  om å få delta i konkurransen. Fristen var i sak 2003/22 fem virkedager. At det der også  var tale om å levere inn skatteattest og HMS-erklæring kan ikke medføre at vurderingen av kravene til tidsfristenes lengde kan bli annerledes.

Det er ikke relevant at klager  tidligere har meldt sin interesse for å delta i andre konkurranser innenfor fastsatte frister. Heller ikke er det relevant at andre markedsaktører har levert inn forespørsel om å delta i den foreliggende konkurransen innenfor fristen.

I vurderingen av om fristens lengde var for kort, må det legges vekt på at anskaffelsen i kunngjøringen ikke var nøyaktig og presist beskrevet. 

En henvendelse fra firmaet Brende i Trøndelag ble avvist da den ble registrert mottatt etter normal arbeidstid, men før kl. 24.00, den 19. mai 2003. Det er således ikke riktig at fristen varte til kl. 24.00.

Innklagedes anførsler:

Innklagede anfører at den angitte fristen ikke var for kort i forhold til kravene i regelverket for offentlige anskaffelser. I følge Norsk lysingsblad skal kunngjøringen med sikkerhet ha blitt lagt inn i DOFFIN senest 12.5.2003 kl. 24. Med frist for å få utlevert konkurransegrunnlaget til den 19.5.2003 kl. 24 er fristen på fem hele virkedager.

Det var av hensyn til likebehandling av andre potensielle leverandører ikke mulig å etterkomme leverandørens ønske om å få utlevert konkurransegrunnlaget etter fristen. Arbeidet som skal utføres er sesongarbeid svært væravhengig. Det var derfor heller ikke mulig å utsette fristen, siden det var  viktig å komme i gang med arbeidene.

Innklagede har ved flere anledninger brukt én uke som frist til å melde seg i anskaffelser hvor kjøp etter forhandlinger i ett trinn er brukt. Bransjen er inneforstått med innholdet i prosedyren og dennes frister.

Det var ikke anledning til å avlyse konkurransen, idet den korte fristen ikke kunne sies å utgjøre en saklig grunn for dette. En urettmessig avlysning kunne pådratt innklagede erstatningsansvar.

I sak 2003/22 var det nødvendig for leverandørene å innhente HMS-erklæring og skatteattest, for deretter å sende dette inn sammen med forespørselen om å delta i konkurransen. I den foreliggende sak var det imidlertid ikke krav om annet enn å ta kontakt med innklagede for å få tilsendt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgivere må kunne forutsette at en potensiell leverandør, som profesjonell part, holder seg løpende orientert om nye kunngjøringer i DOFFIN-databasen. En frist på fem virkedager er derfor forsvarlig.

Leverandører tar ofte kontakt med oppdragsgivere, herunder innklagede, med ønske om utsatt tilbudsfrist dersom fristen for å få utlevert konkurransegrunnlaget settes for nær fristen for innlevering av tilbud. Fristen ble i denne saken satt for å unngå slike anmodninger om fristutsettelser.

En frist på en uke er for øvrig i samsvar med de anbefalinger Norsk lysingsblad gir på direkte forespørsel fra oppdragsgivere.

Anskaffelsen var tilstrekkelig beskrevet i kunngjøringen.

Klagenemndas vurdering:

Klager har hatt til hensikt å delta i den aktuelle anskaffelsen, og har således saklig klageinteresse, jf. forskrift 15.11.2002 om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Det er enighet mellom partene om at anskaffelsens verdi ikke overstiger terskelverdiene i forskrift 15.6.2001 om offentlige anskaffelser § 2-2, og således følger reglene i forskriften del III.

I forskriften 15.6.2001  del II er det  gitt minstefrister for hvor lang tid leverandørene skal ha for å melde sin interesse for å delta i konkurransen. Fristen skal være 37 dager, men kan i hastetilfeller reduseres til 15 dager, jf. forskriftens §§ 7-3 og 7-4.

I forskriftens del III er det derimot ikke gitt noen regler for dette. Utgangspunktet er da at oppdragsgiver må stå fritt ved fristfastsettelsen, innenfor de grunnleggende krav til konkurransen, jf. lov om offentlige anskaffelser § 5, forskriftens § 3-1 og det alminnelige krav om at konkurransevilkår som fastsettes av oppdragsgiver skal være saklig begrunnet. 

Klagenemnda vil når noe bestemt krav til fristen lengde ikke følger av regelverket, være tilbakeholden med å overprøve oppdragsgivers skjønn med hensyn til hvilken frist som i den foreliggende situasjon måtte ansees nødvendig og hensiktsmessig. 

Innklagede har pekt på at arbeidet er sesongbetont og væravhengig, og at det derfor er et ønske om å unngå anmodninger fra leverandører om utsettelser av tilbudsfristen som følge av at de har mottatt konkurransegrunnlage sent. Det er således gitt en saklig grunn for fristfastsettelsen.

Klager har ikke anført noen grunn til at han ikke kunne rekke å overholde fristen. Det er heller ikke vist til at andre leverandører ikke har deltatt i konkurransen på grunn av for kort frist. Fristen antas derfor, basert på de fremlagte opplysninger, ikke  å ha vært egnet til å virke  begrensende på konkurransen.

Saken skiller seg fra klagenemndas sak 2003/22. I den saken var det nødvendig for leverandørene å innhente HMS-erklæring og skatteattest, for deretter å vedlegge dette i forespørselen om å delta i konkurransen. Noe slikt krav var  ikke oppstilt i den foreliggende sak, idet en henvendelse på telefon eller e-post ville vært tilstrekkelig.

Konklusjon:

Oslo kommune har ikke brutt regelverket for offentlige anskaffelser ved fastsettelse av frist for forespørsler om å delta i konkurranse om utførelse av grunnarbeid på kunstgressbane på Vestli, Løren og Valle Hovin.

For klagenemnda,                          Morten Goller                                   26. juni 2003.