Frem til nå har vi bedt om å få tilsendt klagene og senere dokumenter i papirformat. Dette blir nå endret. For å spare miljøet ønsker vi fremover utelukkende å motta saksdokumentene i elektronisk format. Helst ønsker vi at partene sender disse via e-post. Om dette ikke lar seg gjøre, f.eks. på grunn av filstørrelse eller forretningshemmeligheter, kan dokumentene sendes på digitale lagringsmedier i ordinær post (USB-stick/minnepenn/CD/DVD).
Slik skal det gjøres:
For at dette skal fungere best mulig, er det en del forhold klagere og innklagede oppdragsgivere må være oppmerksomme på.
Klagen skal sendes pr. e-post til post@kofa.no. Det samme gjelder tilsvar fra innklagede, og senere kommentarer. Husk at alle innsendelser, bortsett fra klagen, skal skje til klagenemndas sekretariat med kopi til motparten. Det skal tydelig merkes at motparten er sendt kopi.
Klagen og tilsvaret har ofte flere vedlegg, og disse må oversendes på en oversiktlig måte:
– Vedleggene skal nummereres og navngis (eks. «vedlegg 1 – kunngjøring»)
– Legg ved vedleggsliste/-oversikt
– Send hvert vedlegg som én fil
– Ikke del opp enkeltvedlegg
– Send filer i PDF/A -format produsert fra tekst (lagre word-filen som PDF), så langt det er mulig, heller enn skannede filer fra papir. Se PDF/A på wikipedia.
– Skannede filer leveres i PDF/A–format, fortrinnsvis også med søkbar tekst (OCR-lest). Se OCR på wikipedia
Hvis klagen med vedlegg ikke kan sendes i én e-post (på grunn av filstørrelsen), kan du sende vedleggene i flere e-poster. Husk følgende:
– Store filer bør komprimeres, såfremt lesbarheten beholdes
– Bruk sort/hvitt, om ikke fargebruk har en bestemt funksjon
Hvis du har spørsmål, ta kontakt på post@kofa.no, eller tlf: 55 59 75 51
Publisert: 31.03.2016 | Sist endret: 04.05.2016